Power-verktøyet for konsulenter er PowerPoint. Presentasjoner - alias, "kortstokker" - brukes i nesten alle konsulentsituasjoner, inkludert sluttrapporter (ingen massive Word-dokumenter her), formelle presentasjoner og detaljerte analysedokumenter.
Og etter å ha laget noen hundre (tusen?) Av dem på dagen min, har jeg lært noen få proffe tips for å sette sammen presentasjoner som er overbevisende, overbevisende og alvorlig imponerende. Prøv disse strategiene for din neste PowerPoint for å wow dine klienter - eller sjefen din.
1. Bruk Pyramidprinsippet
Før du begynner å bygge presentasjonen, er det viktig å tenke på strukturen. Siden presentasjoner ofte leveres til travle mennesker med mye sinn, er skarp og kortfattet kommunikasjon ekstremt viktig. Og hvis du ikke planlegger din generelle struktur på forhånd, er det lite sannsynlig at presentasjonen din vil fortelle den lettfattelige historien du vil ha den.
Pyramid Principle er en metodikk som brukes av mange konsulentfirmaer for å veilede strukturert kommunikasjon. I hovedsak skal en god presentasjon av informasjon flyte fra et sammendrag på toppnivå ned til mer detaljert informasjon - akkurat som formen til en pyramide. Så dekk skal begynne med svaret eller anbefalingen først, og deretter følge med støttende argumenter og fakta: "Jeg anbefaler X og Y. Anbefaling X støttes av fakta 1, 2 og 3 …"
Å ha denne strukturen i tankene er kraftig av noen få grunner. For det første lar den deg oppgi poengene dine til publikum før de begynner å stille spørsmål og hjelper dem å fokusere på det som er viktig gjennom hele presentasjonen. Men det gjør også presentasjonen din enklere, siden du ikke trenger å finne opp hjulet på nytt og bekymre deg for hvordan du best kan organisere meldingen.
2. Gå på Tagline Tog
Du bruker sannsynligvis allerede titler i PowerPoint-presentasjonene dine, men visste du at du også skulle bruke taglines? Taglines er egentlig "emnesetninger" som oppsummerer nøkkelmeldingen for hvert lysbilde i en setning. Vanligvis plassert rett etter tittelen, skal de bidra til å formidle historien din gjennom presentasjonen og sikre at leserne raskt kan fordøye innholdet i lysbildet.
Hva er forskjellen mellom en tittel og en tagline, spør du? En tittel forteller hva som er på lysbildet, mens en tagline forklarer hva som skal læres fra lysbildet. Så en tittel kan være på linje med "Executive Summary", og en tagline kan lese: "Etter å ha gjennomført en detaljert analyse på tvers av organisasjonen, identifiserte vi fem sentrale muligheter som fører til en potensiell besparelse på omtrent $ 100 millioner."
Vil du vite om du har fått dem riktig? Skann gjennom lysbildene dine, og se bare på taglinjene. De bør kombineres til en effektiv historie om innholdet du presenterer, og ikke etterlate forvirrende gap.
3. Legg til vedleggsbilder
Du vet (eller i det minste håper jeg at du gjør) at det å holde lysbildene enkle og uklare er avgjørende for å lage en presentasjon som folk kan følge. Men, spesielt hvis du forklarer en analyse eller vet at publikum virkelig vil at data skal sikkerhetskopiere kravene dine, kan det føles som om du må pakke lysbildene med masse informasjon for å være overbevisende.
Stoppe.
Selv om du vet at du trenger massevis av støtteinformasjon for det du forteller publikum eller forventer spørsmål om analysen din eller prosjektet, må du ikke overbelaste hovedbildene med alt dette. Jeg garanterer at det vil overvelde publikum, og de vil ikke få det endelige budskapet du prøver å formidle.
I stedet kan du inkludere vedleggsklier på slutten av kortstokken med alt av støttemateriell som ikke passer inn i fortellingen om presentasjonen, men som kan være nyttig å ha. Disse kan inkludere alle slags ting - data, attester, prosesskart, tilleggsdiagrammer - alt som kan være nyttig for å sikkerhetskopiere det du sier, men som du ikke nødvendigvis trenger å fortelle historien. Ved å legge dem i vedlegget, vil du ha informasjonen der du kan bla tilbake til hvis spørsmål dukker opp, men publikum vil ikke blande seg i detaljene og gå glipp av det store bildet.
Kombiner disse tipsene med Alex Cavoulacos 'råd for å lage vakre PowerPoint-lysbilder, så har du en knockout-presentasjon på kort tid.
