Som de fleste av dere kan jeg ikke huske et yrkesliv (mye mindre personlig) der jeg ikke korresponderte via e-post. For det meste er det en effektiv og enkel måte å kommunisere på, og når den brukes riktig sparer den tid, svarer på spørsmål og lager forbindelser. Det er nok å si, jeg tror ikke jeg kunne leve uten det.
Dessverre, med den enkle e-posten og den hurtigheten som mange av oss er vant til å sende, videresende eller svare på, kommer noen få veghumper, hvis du vil. Jeg har liten toleranse for uforsiktige feil som feilstavede ord (de fleste programmer varsler deg om denne typen skrivefeil med en knirkende rød strek), og sier at du skal CC noen og så glemme å faktisk CC ham eller henne. Det er amatørområde. (Skjønt, min mor blir tilgitt for at jeg noen ganger har sendt meg meldinger i alle caps.)
Men seriøst, fordi forumet ofte er den viktigste måten du har å kommunisere på med en klient, sjef eller nettverksperson, er det viktig at du får det riktig. Og ikke bare for sticklers der ute, men for deg selv - du hater at mottakeren går glipp av meldingspunktet fordi han eller hun har fokusert på en (unngåelig) feil. I dag mister en skrivefeil deg litt respekt med en kollega, i morgen kan det godt miste deg en jobbmulighet med en person du møter på en konferanse.
Foran tre utrolig grunnleggende feil du kan gjøre uten å innse hvor veldig uprofesjonelle de får deg til å se på leseren.
1. Du glemmer å legge ved
Karrieretrener Rajiv Nathan er dypt takknemlig for spørsmålene i Outlook og Gmail som gir deg beskjed om at du er i ferd med å sende en melding uten vedlegg når du uttrykkelig oppgir at du faktisk legger ved noe. Hvorfor? Fordi før de eksisterte, begikk han regelmessig den alvorlige feilen ved å ikke feste seg - ikke en gang, ikke to ganger, men tre ganger!
Nathan innrømmer at han tidlig i karrieren hadde en forferdelig vane å skynde seg gjennom jobb. Resultatet av det førte til at han ofte sendte e-postmeldinger der de sa: "Vennligst se den vedlagte filen, " uten å legge ved den. Nathan husker at han sendte den nødvendige oppfølgingen: “Beklager det! Here you go! ”Dessverre endte det ikke alltid der. "Til slutt, på den tredje oppfølgingen (og den fjerde e-posten totalt), festet jeg den forbaskede tingen, " husker Nathan.
"Definitivt ikke et godt utseende, " erkjenner Nathan. Det var faktisk et så vanlig problem at han under en av hans evalueringer ble flagget for å trenge forbedringer på dette området. Fra det tidspunktet tapte Nathan en papirstrimmel øverst på skjermen som sto: "Har du lagt ved filen?"
Vær ekstra flittig med å nevne "vedlagte" slik at de praktiske spørsmålene ("Du sa vedlagt? Send likevel?") Vises før e-posten din blir sendt. Alle får lov til å gli her eller der, men gjør en vane med denne uforsiktige oppførselen, og du vil begynne å få et rykte for at du ikke klarer å utføre denne grunnleggende oppgaven.
2. Du går av og på
En av mine nærmeste venner er en advokat som fakturerer per time. Som sådan er hun vant til å skrive sparsomt og ikke drone videre. Jeg kunne ta en leksjon fra henne.
Jenny Foss, Muse Career Coach, understreker viktigheten av å si det du trenger å si og ikke mer. Hun forklarer: "Manglende evne til å si hva du trenger å si - kortfattet og med mottakerens tid i betraktning - kan lett irritere noen som kan ha vært villige til å høre deg ut, eller til og med gjerne høre deg ut."
Dette gjelder spesielt hvis du "sender en e-post på jakt etter en tjeneste eller innspill, eller støtte - eller til og med bare for å berøre base eller stille et spørsmål." Til tross for hvor nyttige skytemeldinger frem og tilbake kan være, har det blitt å være et skikkelig drag for noen mennesker, og Foss advarer deg om å "huske at personen i mottakeren veldig godt kan finne e-post (generelt) bane for hennes eksistens. Denne personen kan være opp til midnatt de fleste netter bare for å prøve å grave seg ut fra en spekter av e-poster. Natans uhell som resulterte i å sende flere påfølgende vedleggsløse notater, “ikke, for himmelens skyld, send tre e-postmeldinger rygg mot rygg. Få tankene dine sammen og send en, avslutter Foss.
Å ta taket i å si bare det du trenger på en enkel måte kan ta praksis, men det er verdt innsatsen i det lange løp. Les gjennom det du skriver før du sender og kutter noe unødvendig, for eksempel ord, linjer eller til og med hele avsnitt som bare gjentar eller gjenoppretter det du allerede har sagt. Det kan være fristende å overforklare, men oftere vil ikke forsøkene dine virke repeterende. Å lære å skrive med formål og en følelse av retning vil tjene deg godt i dine mange profesjonelle e-postkorrespondanser. Leseren vil takke deg for korthet og det vil være mye mer sannsynlig at du svarer i slag - i stedet for å la den for lange meldingen sitte ulest i en konkurrerende innboks.
3. Du stave personens navn feil
Nei bare nei. Det er absolutt ingen unnskyldning for å skrive til noen og feilstavet navnet hans. Vi har alle kjæledyrspikene våre, og dette er mitt, men jeg er sikker på at jeg ikke er alene. Her er saken, navnet mitt - og riktig skrivemåte for det - er i signaturen min og i e-postadressen min, som er helt der ute i det fri for avsenderen å se. Jeg er så følsom for dette problemet at jeg regelmessig dobbeltkontrollerer stavemåten til navn som vanligvis har mer enn ett alternativ (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, og så, så mange flere) før jeg trykker på send.
Tar det to ekstra sekunder? Sikker. Men selvfølgelig, i det store ordningen med ting, er det ikke tid i det hele tatt. Jeg vil mye heller gjøre det riktig første gang enn å måtte be om unnskyldning for min uforsiktige feil. Hvis du er så opptatt at du ikke en gang kan få navnet på personen du henvender deg til riktig, hva er det ellers du vil gjøre raskt? Det er det leseren din lurer på. Denne lille og uten tvil enkle feilen snakker volum av dine andre evner. Så, dobbeltsjekk arbeidet ditt og adresser personen riktig.
Du vil sannsynligvis sende og motta mange e-poster på en gitt dag. Unngå å gjøre små, uforsiktige feil som sender meldingen, fremfor alt annet, at du ikke er så profesjonell som du virkelig er. Ikke ofre kvalitet i hastighetens navn, og for Petes skyld (eller er det Peter?), Ikke mist respektpoeng på grunn av en unødvendig e-postfeil.
