Hvis du sender en melding til feil person, glem å legge til et viktig vedlegg eller på annen måte lage en e-postrelatert feil som du vil gjerne ta tilbake, kan du være heldig. Hvis omstendighetene er riktige, kan du huske e-posten. Outlook gir en innebygd funksjon for alle versjoner av programmet som gjør det mulig å tilbakekalle en e-post eller erstatte en melding, selv om det er noen viktige krav og advarsler som du bør være oppmerksom på.
Lær hvordan du trekker en e-post inn i Outlook, så vel som hva som kan eller ikke skjer når du gjør det.
Krav
For å tilbakekalle Outlook-e-post må både du og mottakeren bruke en Exchange-server-e-postkonto og Outlook som e-postklienten. Følgende må også være sant.
- Mottakerens postkasse er åpen når du prøver å behandle en tilbakekalling.
- Den opprinnelige meldingen har ennå ikke blitt lest og er for øyeblikket i mottakerens Innboks.
- Meldingen ble ikke berørt av noen prosess, for eksempel en regel, spamfilter eller tilleggsinnlegg.
- I tillegg, hvis mottakeren ikke har en Exchange-konto i samme organisasjon, kan du kanskje ikke huske e-post.
Merk: Når du prøver å trekke inn e-post, vær oppmerksom på at Outlook kan sende et varsel til mottakeren du har gjort.
Slik husker du en e-post i Outlook (og erstatt den hvis ønsket)
Fremgangsmåten for å trekke inn eller erstatte en e-post i Outlook er den samme for alle versjoner, fra 2002 fremover.
- Åpne Outlook og gå til Sendte elementer mappe.
- Finn den sendte meldingen du vil gjenta, og dobbeltklikk på e-post å åpne den. Hvis du viser e-posten i forhåndsvisningspanelet, får du ikke tilgang til meldingens tilbakekallingsfunksjon.
- Pass på at du er på Budskap fane. Velg handlinger rullegardinpilen i Flytt-boksen og klikk Tilbakekall denne meldingen. Dialogboksen Gjenta denne meldingen åpnes. Dialogen kan vise en melding som informerer deg om at mottakeren har eller kanskje allerede har mottatt og lest din opprinnelige e-post.
- Velg enten Slett uleste kopier av denne meldingen alternativ for å tilbakekalle meldingen eller Slett uleste kopier og erstatt med en ny melding mulighet til å erstatte meldingen med en ny.
- Sett et merke ved siden av Fortell meg om tilbakekallingen lykkes eller mislykkes for hver mottaker hvis du vil motta varsel om resultatene.
- Klikk OK.
- Endre den opprinnelige meldingen hvis du valgte Slett uleste kopier og erstatt med en ny melding alternativ og klikk Sende.
Du bør motta en Outlook-varslingsmelding om suksess eller feil i forsøket på å trekke inn eller erstatte en e-post.
Mulige resultater når du husker Outlook-e-post
Avhengig av innstillingene mottakeren kan ha på plass, om den opprinnelige e-posten allerede er lest, og flere andre faktorer, kan resultatene av forsøket på å huske en melding variere sterkt. Følgende er noen av de potensielle resultatene av en Outlook-tilbakekalling.
- Hvis mottakeren allerede har lest den opprinnelige meldingen, vil tilbakekallingen mislykkes. Både den opprinnelige meldingen og den nye meldingen (eller varsel om forsøket på å tilbakekalle den opprinnelige meldingen) vil være tilgjengelig for mottakeren.
- Hvis mottakeren ikke har åpnet den opprinnelige meldingen ennå, og åpner tilbakekallingsmeldingen først, slettes den opprinnelige meldingen. Outlook informerer mottakeren om at du har slettet meldingen fra postkassen.
Disse resultatene oppstår også dersom mottakeren flytter begge meldingene til samme mappe, enten manuelt eller ved hjelp av en regel.
Hvis mottakeren har aktivert Behandle forespørsler og svar ved ankomst funksjonen under sporingsalternativer, og mottakeren ikke har lest den opprinnelige e-postadressen, slettes Outlook den opprinnelige meldingen og informerer mottakeren om at du har slettet meldingen.
Men hvis den opprinnelige meldingen er merket som lest når tilbakekallingsmeldingen behandles, blir mottakeren informert om at du vil slette meldingen. Den opprinnelige meldingen forblir i mottakerens innboks.
Hvis mottakeren flytter den opprinnelige meldingen ut av innboksen og inn i en annen mappe (manuelt eller ved hjelp av en regel) og tilbakekallingsmeldingen går til innboksen, vil tilbakekallingen mislykkes, uavhengig av om det er lest eller ikke. Mottakeren er informert om at et tilbakekallingsforsøk mislyktes. Mottakeren har tilgang til både den opprinnelige og den nye e-postmeldingen.
I tillegg, hvis du bruker Outlook på en mobilenhet og forsøker å tilbakekalle en melding, vil prosessen trolig mislykkes.
Forsink sending av meldinger
Sende en feil e-post kan være kontraproduktiv og til og med pinlig. Mens Outlooks tilbakekallingsfunksjon kan spare deg i en klemme, kan du lindre litt stress ved å planlegge eller forsinke meldinger som skal sendes. Dette vil gi deg tid til å gjenkjenne feil eller oppdatere informasjon før e-postadressen din kommer i mottakerens innboks.
