Som enhver erfaren bruker vet, er det å være i stand til å lagre en spørring en av grunnene til at bruk av databaser som Microsoft Access kan gjøre arbeidet enklere. Databaser kan være veldig frustrerende å jobbe med når en bruker ønsker å lage det perfekte spørsmålet for et prosjekt eller en rapport. Etter å ha gjort tweaks og endringer i en spørring, kan det være vanskelig å huske nøyaktig hvilke endringer trukket som resulterer.
Dette er en veldig god grunn til å bli vant til å lagre spørringer med noen frekvens, selv om de ikke gir nøyaktig hva brukeren ser etter på tiden. Når de samme dataene kreves for noen dager, uker eller måneder senere, vil alt for ofte finne ut for sent at de glemte å lagre den nesten perfekte spørringen, eller at de tidligere hadde trukket resultatene de vil ha med en av eksperimentelle spørringer , noe som resulterer i flere eksperimenter for å få de samme dataene.
Dette er et scenario som nesten alle Access-brukere kan forholde seg til, og en som lett unngås ved å gjøre en vane med å lagre spørringer, selv om spørringene ikke stemmer. Hver forespørsel som er lagret, kan inneholde noen detaljer for å hjelpe brukeren å finne ut hva som skal justeres, slik at hver forespørsel ikke må skrives fra grunnen av. Det betyr også at brukerne kan kopiere et godt spørsmål og bruke det som utgangspunkt for lignende søk med bare noen få tweaks for å få forskjellige data.
Når du skal lagre søk
Til slutt sparer du et spørsmål er et spørsmål om preferanse, men for de som bare begynner det er et annet ukjent område. Nybegynnere bør bli vant til alltid å lagre spørringer fordi det ikke er mulig å vite når en utilsiktet spørring slutter å gi akkurat det som trengs.
Selv disse eksperimentelle spørringene kan hjelpe en ny bruker til å bli kjent med eksisterende tabeller, dataforhold, primære nøkler og andre komponenter og egenskaper i databasen. Dette inkluderer eksperimentelle spørringer når en bruker først lærer å lage spørsmål i Access. Å kunne gå tilbake og vurdere hvordan noen få endringer mellom spørringer endrer resultatene kan gjøre det mye lettere å forstå hvordan spørringer fungerer.
Det er opp til hver enkelt å bestemme når en spørring skal lagres, men hvis du ikke er sikker på om du vil lagre et søk, bør du gå videre og lagre. Det er enkelt å slette spørringer senere; det er mye vanskeligere å kopiere en fra minnet et par måneder nedover veien.
Hvordan lagre spørringer
Det er ingenting som et langt og vanskelig sett med instruksjoner for å få en bruker til å avgjøre en nyttig eller til og med nødvendig handling fordi det tar for lang tid å fullføre. Tilgang gjør det veldig enkelt å lagre spørringer for å oppmuntre brukere til å lagre arbeidet mens de går.
- Lag en forespørsel.
- Endre søket til du får de nødvendige resultatene.
- Truffet CTRL + S på en PC eller Cmmd + S på en Mac.
- Skriv inn et navn som er lett å huske for senere søk.
Bedrifter og lag skal etablere retningslinjer for hvor du kan lagre spørringer basert på type, avdeling og andre områder, samt en navngivningskonvensjon. Dette vil gjøre det lettere for ansatte å gjennomgå eksisterende søk før de oppretter nye.
Rengjøring etter eksperimentering med spørringer
Etter å ha brukt mye tid på å skape det perfekte spørsmålet, er de fleste klare til å lukke seg og gå videre til noe annet. Hvis du forlater en oversikt over et stort antall eksperimentelle spørringer, selv om det er lagret i et angitt område for testforespørsler, kan det være vanskelig å finne de nyttige spørringene (med mindre det er en policy for å slette alle spørringer i et eksperimentelt område på en vanlig måte basis).
En måte å gjøre opprydding enklere på er å legge til noe på navnet på spørringer som ikke sannsynligvis vil være nødvendig igjen. Det er også mulighet for å skrive ut eller eksportere spørringer og deres egenskaper slik at informasjonen ikke er helt tapt etter at den er slettet. Selv om det kan være vanskelig å vite hva som er og hva som ikke er nyttig i begynnelsen, jo lengre du holder fast på spørsmål, desto vanskeligere blir det å huske hvilke som er nyttige og hvilke som skal slettes. Det er ikke nødvendig å slette spørringer ved slutten av en økt, men det er en god ide å rydde opp spørringer minst en gang i måneden.
Justere et eksisterende søk
Som brukere eksperimenterer med ulike søk, er det sannsynlig at de vil finne at noen få tweaks til et eksisterende spørsmål vil gi bedre eller mer komplette data. Det er ikke nødvendig å slette disse spørringene og erstatte dem helt, fordi Access gir brukerne mulighet til å oppdatere eksisterende søk relativt enkelt.
- Gå til spørringen i Design utsikt.
- Gå til feltet eller feltene du vil oppdatere og foreta de nødvendige endringene.
- Lagre spørringen.
- Gå til Skape > Spørsmål > Query Design > Vis tabell, så tabellen knyttet til den endrede spørringen.
- Gå til Design > Forespørselstype > Oppdater.
- Se gjennom oppdateringene for å sikre at de riktige feltene oppdateres.
Du kan også oppdatere tabellene for de nye endringene før du kjører spørringen om ønskelig, men det er ikke nødvendig.
Oppdatering av eksisterende søk kan spare brukerne mye tid og energi (i tillegg til ekstra, foreldede spørringer) som ellers ville gå til å skape det samme spørsmålet med et par små endringer fra begynnelsen.
