Er du overveldet av de store mengdene data som må spores i organisasjonen din? Kanskje du for øyeblikket bruker et arkivsystem, tekstdokumenter eller et regneark for å holde oversikt over din kritiske informasjon. Hvis du søker etter et mer fleksibelt datastyringssystem, kan en database bare være den frelsen du leter etter, og Microsoft Access 2013 gir et utmerket alternativ.
Hva er en database?
På det mest grunnleggende nivå er en database bare en organisert samling av data. Et databasebehandlingssystem (DBMS) som Microsoft Access, Oracle eller SQL Server gir deg de programvareverktøyene du trenger for å organisere dataene på en fleksibel måte. Det inkluderer fasiliteter for å legge til, endre eller slette data fra databasen, stille spørsmål (eller spørringer) om dataene som er lagret i databasen og produsere rapporter som oppsummerer valgt innhold.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 gir brukerne en av de enkleste og mest fleksible DBMS-løsningene på markedet i dag. Vanlige brukere av Microsoft-produkter vil nyte det kjente Windows-utseendet og den tette integrasjonen med andre Microsoft Office-familieprodukter. For mer om Access 2013-grensesnittet, les vår Access 2013 User Interface Tour.
La oss først undersøke tre av de viktigste komponentene i Access som de fleste databasebrukerne vil møte: tabeller, spørringer og skjemaer. Hvis du ikke allerede har en Access-database, kan du lese om Opprett en Access 2013-database fra grunnen eller opprette en Access 2013-database fra en mal.
Microsoft Access Tables
Tabeller omfatter de grunnleggende byggeblokkene i en hvilken som helst database. Hvis du er kjent med regneark, finner du databastabeller som er svært like.
En felles database tabell kan inneholde medarbeiderinformasjon, inkludert egenskaper som navn, fødselsdato og tittel. Det kan være strukturert som følger:
- Ansatt ID
- Etternavn
- Fornavn
- Tittel
- hilsen
- Bursdag
Undersøk konstruksjonen av bordet, og du vil oppdage at hver kolonne på bordet tilsvarer en bestemt ansattskarakteristikk (eller attributt i databasevilkår). Hver rad tilsvarer en bestemt ansatt og inneholder hans eller hennes informasjon. Det er alt der er til det. Hvis det hjelper, tenk på hver enkelt av disse tabellene som en regnearkstil oppføring av informasjon. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du lese Legge til tabeller i en Access 2013-database
Henter informasjon fra en tilgangsdatabase
Tydeligvis vil en database som bare lagrer informasjon være ubrukelig - vi trenger metoder for å hente informasjon også. Hvis du bare vil hente opp informasjonen som er lagret i et bord, kan du bruke Microsoft Access til å åpne tabellen og bla gjennom postene som finnes i den. Den virkelige kraften til en database ligger imidlertid i sin evne til å svare på mer komplekse forespørsler eller spørringer. Tilgangsspørsmål gir muligheten til å kombinere data fra flere tabeller og plassere spesifikke forhold på dataene som hentes.
Tenk deg at organisasjonen din krever en enkel metode for å lage en liste over de produktene som for tiden selger over gjennomsnittlig pris. Hvis du bare hentet produktinformasjonstabellen, vil oppfyllelsen av denne oppgaven kreve mye sortering gjennom data og utførelse av beregninger for hånd. Kraften til en spørring lar deg imidlertid bare be om at Access bare returnerer de regnskapene som oppfyller den over gjennomsnittlige prisbetingelsen. I tillegg kan du instruere databasen til bare å oppgi navnet og enhetsprisen for elementet.
For mer informasjon om effekten av databasespørsmål i Access, les Opprett en enkel spørring i Microsoft Access 2013.
Sette inn informasjon i en tilgangsdatabase
Hittil har du lært konseptene bak å organisere informasjonen i en database og hente informasjon fra en database. Vi trenger fortsatt mekanismer for å plassere informasjon i tabellene i utgangspunktet. Microsoft Access gir to primære mekanismer for å nå dette målet. Den første metoden er å bare ta opp bordet i et vindu ved å dobbeltklikke på det og legge til informasjon i bunnen av det, akkurat som man vil legge til informasjon i et regneark.
Tilgang gir også et brukervennlig skjema grensesnitt som gjør det mulig for brukerne å skrive inn informasjon i en grafisk form og ha den informasjonen transparent overført til databasen. Denne metoden er mindre skremmende for datainføringsoperatøren, men krever litt mer arbeid fra databasens administrator. For mer informasjon, les Opprett skjemaer i Tilgang 2013.
Microsoft Access Rapporter
Rapporter gir muligheten til raskt å produsere attraktivt formaterte oppsummeringer av dataene som finnes i en eller flere tabeller og / eller spørringer. Gjennom bruk av snarvei-triks og maler kan databasebrukere opprette rapporter i bokstavelig talt et spørsmål om minutter.
Anta at du vil produsere en katalog for å dele produktinformasjon med nåværende og potensielle kunder. I tidligere seksjoner lærte vi at denne typen informasjon kunne hentes fra vår database gjennom dømmende bruk av spørringer. Husk imidlertid at denne informasjonen ble presentert i tabellform - ikke akkurat det mest attraktive markedsføringsmaterialet. Rapporter gjør det mulig å inkludere grafikk, attraktiv formatering og paginering. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette rapporter i Access 2013.
