Excel er et elektronisk regnearksprogram som brukes til lagring, organisering og manipulering av data. Data lagres i individuelle celler som vanligvis er organisert i en rekke kolonner og rader i et regneark; denne samlingen av kolonner og rader er referert til som et bord.
Regnearkprogrammer kan også utføre beregninger på dataene ved hjelp av formler. For å gjøre det enklere å finne og lese informasjonen i et regneark, har Excel en rekke formateringsfunksjoner som kan brukes til individuelle celler, rader, kolonner og hele datatabeller.
Siden hvert regneark i nyere versjoner av Excel inneholder milliarder celler per regneark, har hver celle en adresse kjent som en cellehenvisning, slik at den kan refereres til i formler, diagrammer og andre funksjoner i programmet.
Emner som inngår i denne opplæringen er:
- Angir dataene i tabellen
- Utvidelse av individuelle regnearkskolonner
- Legge til gjeldende dato og et navngitt område i regnearket
- Legge til fradragsformelen
- Legge til nettolønnsformelen
- Kopiering av formler med Fyllhåndtaket
- Legge til tallformatering til data
- Legger til celleformatering
Skriv inn data i arbeidsarket
Å skrive inn data i regnearkceller er alltid en tre-trinns prosess; disse trinnene er som følger:
- Klikk på celle hvor du vil at dataene skal gå.
- Skriv inn dataene i cellen.
- trykk Tast inn tast på tastaturet eller klikk på en annen celle med musen.
Som nevnt, er hver celle i et regneark identifisert ved en adresse eller cellereferanse, som består av kolonnebrevet og nummeret på raden som krysser på en celleplassering. Når du skriver en cellereferanse, skrives kolonnebrevet først først etterfulgt av radenummeret - for eksempel A5, C3, eller D9.
Når du legger inn dataene for denne opplæringen, er det viktig å skrive inn dataene i de riktige regnearkcellene. Formler som er angitt i de etterfølgende trinnene, benytter cellehenvisninger av dataene som er skrevet inn nå.
For å følge denne veiledningen, bruk cellehenvisninger av dataene som er sett på bildet ovenfor for å skrive inn alle dataene i et tomt Excel-regneark.
Fortsett å lese nedenfor
02 av 08Utvidelse av kolonner i Excel
Som standard lar bredden på en celle kun åtte tegn på hvilken dataoppføring som skal vises før dataene spylles over i neste celle til høyre. Hvis cellen eller celler til høyre er tomme, vises de oppgitte dataene i regnearket, som vist med regnearket Fradragsberegninger for ansatte gikk inn i celle A1.
Hvis cellen til høyre inneholder data, blir innholdet i den første cellen avkortet til de første åtte tegnene. Flere celler med data som er angitt i forrige trinn, for eksempel etiketten Fradragsrate: gikk inn i celle B3 og Thompson A . gikk inn i celle A8 er avkortet fordi cellene til høyre inneholder data.
For å rette opp dette problemet, slik at dataene er fullt synlige, må kolonnene som inneholder dataene bli utvidet. Som med alle Microsoft-programmer, er det flere måter å utvide kolonner på. Trinnene nedenfor dekker hvordan du kan utvide kolonnene ved hjelp av musen.
Utvidelse av individuelle regnearkskolonner
- Plasser musepekeren på linjen mellom kolonner A og B i kolonneoverskriften.
- Pekeren endres til en pil med dobbelthoved.
- Klikk og hold ned venstre museknapp og dra den dobbelte pilen til høyre for å utvide kolonne A til hele oppføringen Thompson A. er synlig.
- Viderekoble andre kolonner for å vise data etter behov.
Kolonnebredder og regnearktitler
Siden regnearket tittelen er så lang sammenlignet med de andre etikettene i kolonne A, hvis den kolonnen ble utvidet for å vise hele tittelen i celle A1, regnearket vil ikke bare se merkelig ut, men det ville gjøre det vanskelig å bruke regnearket på grunn av hullene mellom etikettene til venstre og de andre kolonnene av data.
Siden det ikke er noen andre oppføringer i rad 1, det er ikke feil å bare oversette tittelen som den - spiller over i cellene til høyre. Alternativt har Excel en funksjon som heter fusjon og senter som vil bli brukt i et senere trinn for raskt å sitte på tittelen over datatabellen.
Fortsett å lese nedenfor
03 av 08Legge til dato og et navngitt utvalg
Det er normalt å legge til datoen i et regneark - ganske ofte for å indikere når arket ble sist oppdatert. Excel har en rekke dato funksjoner som gjør det enkelt å legge inn datoen i et regneark. Funksjoner er bare innebygde formler i Excel for å gjøre det enkelt å gjennomføre vanlige oppgaver, for eksempel å legge til datoen til et regneark.
De I DAG funksjonen er enkel å bruke fordi den ikke har noen argumenter - som er data som må leveres til funksjonen for at den skal fungere. De I DAG funksjon er også en av Excels volatile funksjoner, noe som betyr at det oppdateres selv hver gang det beregnes - hvilket vanligvis er vanlig når regnearket åpnes.
Legge til datoen med funksjonen TODAY
Trinnene nedenfor vil legge til I DAG funksjon til celle C2 av regnearket.
- Klikk på celle C2 for å gjøre den til den aktive cellen.
- Klikk på formler fanen av bånd.
- Klikk på Dato tid alternativ på bånd for å åpne listen over datofunksjoner.
- Klikk på I dag funksjon å hente opp Formelbygger.
- Klikk Ferdig i boksen for å gå inn i funksjonen og gå tilbake til regnearket.
- Nåværende dato skal legges til celle C2.
Se ###### Symboler i stedet for datoen
Hvis en rad med hashtag-symboler vises i celle C2 i stedet for datoen etter at du har lagt til I DAG Funksjonen til den cellen, skyldes at cellen ikke er bred nok til å vise formaterte data.
Som tidligere nevnt sprer uformaterte tall eller tekstdata over til tomme celler til høyre hvis det er for bredt for cellen. Data som har blitt formattert som en bestemt type nummer - for eksempel valuta, datoer eller en tid, må ikke spilles over til neste celle hvis de er bredere enn cellen der de befinner seg. I stedet viser de ###### feil.
For å rette opp problemet, utvide kolonne C ved hjelp av metoden beskrevet i foregående trinn i opplæringen.
Legge til et navngitt utvalg
EN navngitt utvalg Opprettes når en eller flere celler er gitt et navn for å gjøre rekkevidden enklere å identifisere. Navngitte områder kan brukes som erstatning for cellereferanse når de brukes i funksjoner, formler og diagrammer. Den enkleste måten å opprette navngitte områder er å bruke navn boksen plassert øverst til venstre i regnearket over radnummer.
I denne opplæringen, navnet sats vil bli gitt til celle C6 å identifisere fradragsrenten som brukes på lønn til ansatte. Det navngitte området vil bli brukt i fradragsformel som vil bli lagt til i celler C6 til C9 av regnearket.
- Å velge celle C6 i regnearket.
- Type sats i Navn boks og trykk på Tast inn tast på tastaturet
- Cell C6 Nå har navnet på sats.
Dette navnet vil bli brukt til å forenkle opprettelsen av Fradragsformler i neste trinn i opplæringen.
04 av 08Skriv inn ansattes avdragsformel
Excel-formler gir deg mulighet til å utføre beregninger på talldata som er skrevet inn i et regneark. Excel-formler kan brukes til grunnleggende nummerknusing, for eksempel tillegg eller subtraksjon, samt mer komplekse beregninger, for eksempel å finne en elevs gjennomsnitt på testresultater og beregne boliglånsbetalinger.
- Formler i Excel begynner alltid med et likestilling ( = ).
- Likestegnet skrives alltid inn i cellen der du vil at svaret skal vises.
- Formelen er fullført ved å trykke Enter-tasten på tastaturet.
Bruke cellehenvisninger i formler
En vanlig måte å lage formler i Excel innebærer å skrive inn formeldataene i regnearkceller og deretter bruke cellehenvisninger for dataene i formelen, i stedet for dataene selv.
Hovedfordelen ved denne tilnærmingen er at hvis det senere blir nødvendig å endre dataene, er det et enkelt spørsmål om å erstatte dataene i cellene i stedet for å omskrive formelen. Resultatene av formelen oppdateres automatisk når dataene endres.
Bruke navngitte ranger i formler
Et alternativ til cellehenvisninger er å bruke navngitte områder - for eksempel det navngitte området sats opprettet i forrige trinn.
I en formel fungerer et navngitt område som det samme som en cellereferanse, men det brukes normalt til verdier som brukes flere ganger i ulike formler - for eksempel en fradragsrate for pensjoner eller helsemessige fordeler, en skattesats eller en vitenskapelig konstant - mens cellehenvisninger er mer praktiske i formler som kun refererer til bestemte data én gang.
Skriv inn ansattes avdragsformel
Den første formelen opprettet i celle C6 vil multiplisere Brutto lønn av ansatt B. Smith ved fradragsrenten i celle C3.
Den ferdige formelen i celle C6 vil være:
= B6 * rate
Ved å peke på Enter formel Selv om det er mulig å bare skrive formelen ovenfor i celle C6 og ha det riktige svaret, er det bedre å bruke peker til å legge til cellehenvisninger til formler for å minimere muligheten for feil opprettet ved å skrive inn feil cellereferanse. Pekingen innebærer å klikke på cellen som inneholder dataene med musepekeren for å legge til cellereferansen eller navngitte området til formelen. Fortsett å lese nedenfor Denne formelen er opprettet i celle D6 og beregner en ansattes nettolønn ved å trekke fradragsbeløpet beregnet i den første formelen fra Brutto lønn. Den ferdige formelen i celle D6 vil være: = B6 - C6
Relative Cell Referanser og kopiere formler Så langt, den fradrag og Nettolønn formler har blitt lagt til bare én celle hver i regnearket -C6 og D6 henholdsvis. Som et resultat er regnearket for tiden fullført for bare én ansatt - B. Smith. I stedet for å gå gjennom den tidkrevende oppgaven med å gjenskape hver formel for de andre ansatte, tillater Excel, under visse omstendigheter, at formler kopieres til andre celler. Disse omstendighetene innebærer oftest bruk av en bestemt type cellereferanse - kjent som en relativ cellereferanse - i formlene. Cellehenvisninger som er angitt i formlene i de foregående trinnene, har vært relative cellehenvisninger, og de er standard typen cellereferanse i Excel, for å gjøre kopieringsformler like enkle som mulig. Det neste trinnet i opplæringen bruker Fyll håndtaket å kopiere de to formlene til radene nedenfor for å fullføre datatabellen for alle ansatte. De fyll håndtaket er en liten svart prikk eller firkant i nederste høyre hjørne av den aktive cellen. Fyllhåndtaket har en rekke bruksområder, inkludert kopiering av en celleinnhold til tilstøtende celler. fylle celler med en rekke tall eller tekstetiketter og kopiere formler. I dette trinnet i opplæringen, fyll håndtaket vil bli brukt til å kopiere begge Fradrag og Nettolønn formler fra celler C6 og D6 ned til celler C9 og D9. Kopiere formler med fyllingshåndtaket Fortsett å lese nedenfor Nummerformatering refererer til tillegg av valutasymboler, desimatmarkører, prosentskilt og andre symboler som bidrar til å identifisere typen data som er tilstede i en celle, og for å gjøre det lettere å lese. Legge til prosent-symbolet Legge til valutasymbolet Cellformatering refererer til formateringsalternativer - for eksempel bruk av fet formatering til tekst eller tall, endring av datajustering, grenser til celler, eller bruk av fusjon og senterfunksjon for å endre utseendet til dataene i en celle. I denne opplæringen vil de ovennevnte celleformatene bli brukt til bestemte celler i regnearket slik at det stemmer overens med det ferdige regnearket. Legger til fet formatering Endring av datajustering Dette trinnet vil endre standard venstrejustering av flere celler til senterjustering. Flett og Senterceller De Flett og senter alternativet kombinerer et antall valgt i en celle og sentrerer dataoppføringen i venstre celle over den nye sammenslåtte cellen. Dette trinnet slås sammen og senterer regnearket - Fradragsberegninger for ansatte. Legge til bunngrenser til celler Dette trinnet legger til bunnkanter til cellene som inneholder data i rader 1, 5 og 9
Angi nettlønnsformelen
Kopiere formler med fyllingshåndtaket
Bruk av nummerformatering i Excel
08 av 08 Bruke celleformatering i Excel
