Du vet at du trenger å komme tilbake til noen så snart som mulig når han eller hun sender en e-post merket "presserende." de endelige tallene, godkjenningen, klarsignal, svaret eller de neste trinnene.
Men visste du at det ikke er den eneste gangen du trenger å prioritere å skrive tilbake? Det er sant: Hvis du lar en melding sitte noen dager i et av de følgende scenariene, risikerer du å se ganske ufølsom eller uprofesjonell.
Det er en tøff balanse helt sikkert, for i hvert tilfelle vil du også si det rette. Men det er viktig å ta deg tid til å svare.
1. Når du har pint før
Er du kjent med å sende en e-post for å administrere innboksen? Som Muse-grunnlegger og COO Alex Cavoulacos forklarer:
Send en kort 'Takk for at du tenker på meg - jeg er booket denne måneden, men hvis du når ut, vil jeg gjerne hjelpe men jeg kan.' Mange mennesker vil aldri følge opp i det hele tatt - verken fordi de glemte det eller fordi de ikke trenger din tid og råd lenger - slik at du kan være trygg på at personene som følger opp er de som trenger mest hjelp.
Selv om denne strategien vil redde deg fra å svare på alle menneskene som aldri når tilbake, er utvekslingen at hvis noen gjør som du ber - venter uansett hvor lenge og deretter følger opp - skylder du henne virkelig å sende svar. Hun respekterer ved å kontakte deg på et senere tidspunkt, og derfor vil du vise henne samme høflighet.
Selvfølgelig kan det hende du fortsatt er for opptatt til å hjelpe deg (og det er OK). Men du bør ikke være for opptatt til å sende et nyttig svar - selv om det gir et kort svar, peker henne mot noen andre eller gir en kobling til en ressurs - og innen 24 timer om mulig. I tillegg sparer du et reelt svar fra å starte en uendelig e-postkjede "Jeg vil komme tilbake til deg senere", som vil bli sett på som den andre personen.
2. Når du blir fortalt noe personlig
Mange mennesker synes det er vanskelig å dele personlig informasjon med sine medarbeidere. Så hvis noen tar seg tid til å dele opprivende nyheter med deg via e-post, er det alltid nødvendig å skrive tilbake raskt.
Det trenger ikke å være et lengre svar, og det er OK hvis du ikke er 100% sikker på det rette å si. Du kan nesten alltid lede med "Jeg er så lei meg for å høre …" Deretter kan du nøye ta opp hva som helst handlingselement som var i e-posten (forutsatt at det var en, som det vanligvis er) med noe sånt som "Ta deg god tid …" eller "Kom gjerne tilbake når du kommer tilbake."
Og hvis det er et tidsfølsomt spørsmål som krever at du ber om noe påtakelig, kan du ta noen minutter på å finne ut det mest minimale spørsmålet før du svarer.
For eksempel er det slik du kan svare på en kollega som forteller deg at han ikke vil være i stand til å fullføre brettpresentasjonen på grunn av et dødsfall i familien:
Selv når du ikke har nøyaktig riktige ord - og ingen gjør det - svarer raskt at du bryr deg. Det får din bekymring til å føle deg mer ekte, og gjør det klart at du ikke bris forbi denne nyheten eller la den til en liste slik du ville gjort med andre meldinger.
Ja, vi kjemper alle sammen den gode kampen for å nå innboksen null; og jeg forstår fullstendig trangen til å ønske å svare på den ene harde e-posten fordi du kan svare på 10 grunnleggende på samme tid. Men det er ikke verdt å få noen andre til å føle seg uviktig - eller risikere omdømmet ditt som en hensynsfull person. Så ta deg tid til å svare på en melding i en av disse kategoriene: Du er ikke den eneste som vil være glad for at du gjorde det.
