Noen dager er det ikke noe mer irriterende enn e-post miscommunication. Du bruker tid på å trekke sammen en gjennomtenkt beskjed, og en av følgende ting skjer:
- Den andre personen avgir et raskt svar som får deg til å stille spørsmål om de til og med leser din.
- De skriver noe kryptisk, og så aner du ikke hva de tenker.
- De svarer ikke i det hele tatt.
På dette tidspunktet er du klar til å sverte på e-post helt - og det eneste som hindrer deg er å vite at det er helt urealistisk.
Så her er en bedre bruk av tiden din: Gå gjennom det du skrev, og se om du kan forårsake denne hendelseskjeden.
Jeg sier ikke dette for at du skal føle deg dårlig (og det kan være at du får et verdiløst svar uten noen egen skyld).
Det er imidlertid verdt å undersøke hva du sender ut; fordi, hvis du kan identifisere en måte å styrke meldingene dine på, vil du plutselig ha mye høyere hastighet på å få tilbake det du trenger. Og det er så enkelt som å late som om du er mottaker og stille følgende to spørsmål:
1. Hvorfor mottar jeg dette?
Fakta: Gjennomsnittlig person bruker 1/3 av arbeidsdagen på å sjekke e-post. Og derfor vil ikke hver eneste melding få full oppmerksomhet. (Tenk på det: Har du en tendens til å bare skumme de gruppemailene som er adressert til alle?)
Det er helt greit å sende en generell oppdatering eller en FYI uten svar. Men fordi det finnes slike meldinger, når du sender og e-post til en bestemt person av en bestemt grunn, vil du gjøre det tydelig - og raskt.
Enhver enkel måte å gjøre dette på er å stille et klart spørsmål, og støte det oppover. Tenk på følgende to eksempler:
valg 1
Alternativ 2
Beste,
Som du kan si, den andre versjonen avviker bare av åpningslinjen, men det gjør det umiddelbart klart at dette er mer enn en generell, ingen oppfølging nødvendig-oppdatering. Ved å booke lappen med målet ditt (i stedet for bare å avslutte med det), gjør du det enkelt for kollegaen din å se at du vil høre fra dem før du går videre.
2. Hva bør jeg gjøre videre?
Å støte opp "Jeg vil at tankene dine om den andre endringen jeg gjorde til …" også oppnår et annet mål. Den forteller også leseren nøyaktig hva du leter etter: tilbakemelding på et bestemt punkt.
Jeg kan ikke stresse dette nok, fordi det å fremheve den andre personens neste trinn er nøkkelen til å få responsen du leter etter (og det redder deg fra det vanskelige øyeblikket når du, i stedet for det du trenger, får mange ideer om noe du allerede hadde bestemt deg for).
Det skal være en linje som disse i hver e-post du sender:
- Jeg vil elske deg tanker om / Hva tenker du på?
- Jeg trenger for å komme videre.
- Jeg sender dette videre for din referanse: Ingen handling nødvendig.
- Jeg ville dele, bare for å få en oppdatering.
- Kunne du sendt tilbake din av ved?
Velskrevne e-postmeldinger kan hjelpe deg med å bli mer produktiv ved å redde deg fra møter og telefonsamtaler du kunne oppnå i noen korte avsnitt. For å gjøre dem enda mer effektive, bare husk å huske på hva den andre personen vil tenke når de mottar dem og svare på de viktigste spørsmålene foran.
Inspirert til å finne enda flere måter å forbedre e-postene dine? Her er tre artikler du kan sjekke ut nå:
- 10 måter å skrive bedre e-poster på
- En redaktørs guide til å skrive latterlig gode e-poster
- Det overraskende trikset med å skrive e-post som får svar
