Det er mange måter å konvertere en Excel-fil til PDF-formatet. En grunn til å gjøre denne typen konvertering er at Excel-filen er mer behagelig å åpne og lese på andre datamaskiner, telefoner og nettbrett, alt uten å ha et regnearkprogram eller en app installert.
Excel-filer krever også et bestemt program for å lese og redigere dem, så det kan være vanskelig å dele slike dokumenter med personer som ikke har den nødvendige programvaren. Imidlertid er PDF-formatet mye mer allestedsnærværende, så så lenge det er en PDF-visningsprogram installert på datamaskinen, kan du se filen uten behov for en regnearkviser / editor.
Excel-filer som forblir i XLSX- eller XLS-formatet, er 100% redigerbare med Excel eller et annet lignende regnearkprogram (for eksempel OpenOffice Calc og LibreOffice Calc), men PDF-filer er ikke. Mens det finnes PDF-redaktører, fungerer de vanligvis ikke så vel som redigering av den rå filen.
Microsoft Excel
Hvis du jobber med Excel-dokumenter, er det en god sjanse for at du allerede har Excel på datamaskinen. I så fall kan du enkelt konvertere XLS til PDF, eller nyere XLSX til PDF.
Merk: Disse instruksjonene gjelder for Excel-versjoner 2019, 2016, 2013, 2010 og Excel for Office 365.
Eksportere på en Windows-PC
Windows-brukere kan konvertere Excel-dokumenter til PDF via Eksport Meny:
-
Åpne Fil> Eksporter Meny.
-
Klikk eller trykk Lag PDF / XPS.
-
Dobbeltklikk det PDF (* .pdf) er valgt ved siden av Lagre som type. Det andre alternativet er å lage en XPS-fil.
Du kan eventuelt bruke denne gangen før du gjør PDF-en for å aktivere eller deaktivere noen avanserte alternativer. Klikk / trykk alternativer i Publiser som PDF eller XPS vindu for å gjøre ting som eksporter bare bestemte sider til PDF, eksporter alle regneark og mer.
-
Velge publisere å lagre Excel-filen til PDF.
Eksporterer på en Mac
Hvis du er på en Mac-datamaskin, kan du lage en PDF-fil fra en Excel-fil gjennom Lagre som menyelement.
-
Gå til Fil > Lagre som å åpne en popup-boks for å lagre Excel-dokumentet.
-
Ved siden av Filformat, nederst i vinduet, velg PDF.
Legg merke til alternativene like under rullegardinmenyen for valg av format. Du kan velge arbeidsbok eller Ark å konvertere hele arbeidsboken til PDF (alle arkene som har data i dem) eller bare arket som er åpent akkurat nå.
-
Klikk eller trykk på Lagre å konvertere Excel-filen til PDF på din Mac.
Online omformere
Et annet alternativ til å lagre Excel som PDF er å bruke en filkonverter. Siden XLS- og XLSX-filer er dokumenter, kan du bruke en gratis dokumentfilomformer.
Det er enda noen online Excel til PDF-omformere som gjør det enda enklere å lagre Excel-dokumenter i PDF-format, og siden de fungerer med en hvilken som helst nettleser, kan de konvertere Excel til PDF på et hvilket som helst operativsystem.
Noen av våre favoritter inkluderer Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF og Online2PDF.
En annen vi liker er FileZigZag. Last opp Excel-filen din der og velg PDF som utdataformat. Deretter skriver du inn e-postadressen din og klikker Konvertere for å få en nedlastingskobling til PDF-filen i e-posten din.
'Skriv ut' til PDF
Hvis du ikke har Excel installert, kan du likevel lagre XLSX- eller XLS-filen til PDF med Microsofts gratis Excel Viewer-program. Men siden Excel Viewer er bare en Excel-filviser (ikke redigeringsprogram), må du installere et annet program sammen med det for å gjøre det støtte for PDF-konverteringen.
En måte er gjennom en gratis PDF-skriver. PDF-skrivere fungerer ved å skrive ut dokumentet til PDF, som er en enkel måte å sende Excel-filen til PDF-omformeren, hvoretter programmet lagrer det i PDF-format.
-
Åpen Excel Viewer og velg Excel-filen du vil konvertere til PDF.
-
Bruk knappen øverst på venstre side av programmet for å velge Skrive ut.
-
Endre skriveren fra rullegardinmenyen ved siden av Navn å være PDF-skriveren du installerte.
I vårt eksempel kan vi velge Foxit Reader PDF Printer fra rullegardinmenyen.
-
Gjør eventuelle andre endringer du vil ha på utskriftsinnstillingene, for eksempel å skrive ut et visst antall sider, og klikk deretter eller trykk på OK knappen for å starte PDF-skriverprogramvaren, Foxit Reader i dette tilfellet.
Noen PDF-skrivere vil åpne programmet med ytterligere instruksjoner, og andre vil lagre PDF-filen uten noen andre instruksjoner.
-
Det er alt - du har opprettet PDF-filen din!
