Microsoft Word-tips? Jeg vet hva du tenker: Er det 1995 igjen? Er jeg tilbake i syvende klasse?
Nei – vi er definitivt riktig i 2016. Men det betyr ikke at Microsofts programvare er en relikvie fra fortiden. Faktisk blir Office-pakken brukt av over 1, 2 milliarder mennesker over hele verden. Mest sannsynlig, inkludert deg også.
Selv om du kan se på programmet som et kjent irritasjonsmoment som har eksistert siden ungdomsskoledagene, kan du få gjort noe seriøst arbeid med det hvis du vet hvordan du bruker det riktig. Og nei, jeg snakker ikke bare om å vite hvordan jeg lager kolonner og endrer tekststørrelse.
Her er 11 mindre kjente, men svært effektive triks for å gjøre Word til din nye beste arbeidsvenn.
1. Hvis du kaster bort tid på formatering av samme rapport hver eneste uke
Du trenger ikke å kaste bort enda et minutt på å spille med alle stilfunksjoner for hvert dokument du oppretter. Lagre i stedet din favorittformatering slik at du enkelt kan bruke “Quick Styles” på hvilken som helst tekst på bare sekunder.
Dette er hvordan
2. Hvis du stadig må klippe og lime inn forskjellige tekstsnitt
Vanligvis kan du bare jobbe med ett tekstvalg om gangen. Og det kan være frustrerende hvis du beveger deg mye tekst. Men med Words “spike” -funksjon kan du samle flere valg og lime dem inn samtidig til et nytt sted. Mindre rulling, mer arbeid!
Dette er hvordan
3. Hvis du ikke forstår hvorfor formateringen din ikke vises riktig
Redd deg selv fra de øyeblikkene jeg skal knuse denne datamaskinen ved å vise formateringsmerker. Så vil du se hvor hver plass, fane, avsnitt (og så videre) egentlig er, slik at du kan luke ut det du ikke vil. For hvem har ikke blitt gal på automatisert dobbeltavstand som du ikke registrerte deg på?
Dette er hvordan
4. Hvis du ikke kan kontrollere autokorreksjoner
En av de vanligste klagene jeg hører fra brukere er at de ikke kan stoppe datamaskinen fra å endre bestemte ting de skriver. Det er ment å være nyttig, men du vil ikke alltid at tre streker blir omgjort til en horisontal linje eller kulepunkter for hver liste. Avslutt de "argh" øyeblikkene ved å slå av automatisk formatering.
Dette er hvordan
5. Hvis du vil samarbeide med andre samtidig
Hvis du også er en Google Docs-bruker, vet du hvor praktisk det er å kunne redigere et dokument samtidig med dine kolleger. Word 2016 oppbevarer nå en kopi av arbeidet ditt i skyen, slik at du kan "være medforfatter" med andre mennesker selv på samme tid. I tillegg vil du kunne få tilgang til den fra forskjellige enheter slik at du kan redigere den fra hvilken som helst enhet.
Dette er hvordan
6. Hvis du trenger å vise to dokumenter side om side for sammenligning
Når du trenger å se på to dokumenter sammenlignet med hverandre, kan du alltid åpne dem i to separate vinduer. Men bruk dette trikset, så kan du "synkronisere" teksten til begge to slik at de ruller sammen - noe som gjør kontrollen din enklere enn noen gang.
Dette er hvordan
7. Hvis du vil gjøre mer på kortere tid
Hva med å lage dine egne snarveier for en oppgave du gjør gjentatte ganger? Du kan tilordne (eller endre) snarveier til alle funksjoner som ikke allerede har en. Hele livet ditt kan være like enkelt som å kopiere / lime inn for deg akkurat nå.
Dette er hvordan
8. Hvis du trenger mer informasjon om det nåværende dokumentet ditt akkurat nå
En nyttig funksjon i moderne Word er statuslinjen nederst. Du har sikkert lagt merke til det, men har også lagt merke til informasjonen der ikke har vært så nyttig for deg. Ved å tilpasse det, vil du se nøyaktig hva du trenger å vite.
Dette er hvordan
9. Hvis du er lei av å skrive de samme ordene om og om igjen
Datamaskinen din er et kraftig dyr, så sett den i gang og redd deg dyrebare tastetrykk ved å ha visse setninger eller til og med hele setninger eller avsnitt som er klare til å settes inn når som helst og hvor som helst.
Dette er hvordan
10. Hvis du vil ha visse dokumenter lett tilgjengelig
Hvorfor ikke skreddersy listen "Nylige dokumenter" for å vise de du trenger mest? Det betyr mindre tid på å søke etter filnavn du ikke helt kan huske og mer tid faktisk i dokumentet du trenger å bruke.
Dette er hvordan
11. Hvis du trenger å vite om innholdet ditt er riktig for leserne
Dette er en (rask) måte å finne ut hvor lett teksten din er å forstå. På den måten kan du være 100% sikker på at det passer for publikum.
Dette er hvordan
Det er en grunn til at Microsoft har beholdt sin plass som et viktig produktivitetsverktøy i alle disse årene. Og nå kan du få mest mulig ut av det med disse tipsene for å gjøre arbeidet raskere (og med mye mindre frustrasjon).
