Excels datavalideringsalternativer inkluderer å lage en rullegardinliste som begrenser dataene som kan skrives inn i en bestemt celle til en forhåndsinnstilt liste over oppføringer.
Når en rullegardinliste legges til i en celle, vises en pil ved siden av den. Ved å klikke på pilen åpnes listen og lar deg velge en av listepostene for å komme inn i cellen.
Dataene som brukes i listen kan være plassert:
- på samme regneark som listen
- på et annet regneark i samme arbeidsbok
- i en annen arbeidsbok
Opplæring: Bruke data lagret i en annen arbeidsbok
I denne veiledningen vil vi opprette en rullegardinliste ved hjelp av en liste over oppføringer som finnes i en annen arbeidsbok.
Fordeler ved å bruke en liste over oppføringer som er plassert i en annen arbeidsbok, inkluderer sentralisering av listedata hvis den brukes av flere brukere og beskytter dataene fra utilsiktet eller forsettlig endring.
Merk: Når listedataene er lagret i en egen arbeidsbok, må begge arbeidsbøker være åpne for at listen skal fungere.
Følg trinnene i opplæringsemnene under går deg gjennom å opprette, bruke og endre rullegardinlisten ligner den som er sett på bildet ovenfor.
Disse veiledningsprosedyrene inneholder imidlertid ikke formaterings trinn for regnearkene.
Dette vil ikke forstyrre å fullføre opplæringen. Regnearket ditt vil se annerledes ut enn eksempelet på side 1, men rullegardinlisten gir deg de samme resultatene.
Opplæringsemner
- Å åpne filer og lagre opplæringsdataene
- Opprette to navngitte områder
- Åpner dialogboksen Data Validation
- Skriv inn datakilden og fullfør rullegardinlisten
- Endre listepostene
- Alternativer for å beskytte rullegardinlisten
Skriv inn opplæringsdataene
Å åpne to Excel-arbeidsbøker
Som nevnt, for denne opplæringen vil dataene i rullegardinlisten være plassert i en annen arbeidsbok fra rullegardinlisten.
Følg disse trinnene for denne opplæringen:
- Åpne to tomme Excel-arbeidsbøker
- Lagre en arbeidsbok med navnet data-source.xlsx - denne arbeidsboken inneholder dataene i rullegardinlisten
- Lagre den andre arbeidsboken med navnet drop-down-list.xlsx - denne arbeidsboken vil inneholde rullegardinlisten
- La begge arbeidsbøker åpne etter lagring.
Skriv inn opplæringsdataene
- Skriv inn dataene nedenfor i celler A1 til A4 av data-source.xlsx arbeidsbok som sett i bildet ovenfor.
-
A1 - Gingerbread A2 - Sitron A3 - Havregryn Raisin A4 - Chocolate Chip
- Lagre arbeidsboken og la den stå åpen
- Skriv inn dataene nedenfor i cellene B1 av drop-down-list.xlsx arbeidsbok.
-
B1 - Kake Type:
- Lagre arbeidsboken og la den stå åpen
- Nedtrekkslisten vil bli lagt til celle C1 i denne arbeidsboken
Opprette to navngitte områder
Opprette to navngitte områder
Et navngitt område lar deg referere til et bestemt utvalg av celler i en Excel-arbeidsbok.
Navngitte områder har mange bruksområder i Excel, inkludert å bruke dem i formler og når du oppretter diagrammer.
I alle tilfeller brukes et navngitt område i stedet for en rekke cellereferanser som angir plasseringen av data i et regneark.
Når det brukes i en nedtrekksliste som er plassert i en annen arbeidsbok, må to navngitte områder brukes.
- En er opprettet for listepostene i arbeidsboken der dataene er plassert
- Et sekund er opprettet i arbeidsboken der rullegardinlisten er plassert. Dette andre navngitte området kobler til det navngitte området i første arbeidsbok
Tutorial Steps
Den første oppkjøpte serien
- Velg celler A1 - A4 av data-source.xlsx arbeidsbok for å markere dem
- Klikk på Navn-boksen over kolonne A
- Skriv "Cookies" (ingen anførselstegn) i Navn-boksen
- trykk TAST INN tast på tastaturet
- Celler A1 til A4 av data-source.xlsx arbeidsbok har nå rekkeviddenavnet på kjeks
- Lagre arbeidsboken
Det andre navngitte området
Dette andre navngitte området bruker ikke cellehenvisninger fra drop-down-list.xlsx arbeidsbok.
Snarere vil det, som nevnt, kobles til kjeks rekkevidde navn i data-source.xlsx arbeidsbok.
Dette er nødvendig fordi Excel ikke godtar cellehenvisninger fra en annen arbeidsbok for et navngitt utvalg. Det vil imidlertid unntatt et annet navn.
Opprettelse av det andre navngitte området er derfor ikke gjort ved hjelp av Navn boks men ved å bruke Navn Manager alternativet ligger på formler bånd av båndet.
- Klikk på celle C1 i drop-down-list.xlsx arbeidsbok
- Klikk på Formler> Navn Manager på båndet for å åpne Navn Manager dialogboks
- Klikk på Ny knappen for å åpne Nytt navn dialogboks
- I navnet linjetype: Data
- I refererer til linjetype: = 'data-source.xlsx'! cookies
- Klikk OK for å fullføre navnet og gå tilbake til dialogboksen Navnbehandling
- Klikk på Lukk for å lukke dialogboksen Navnbehandling
- Lagre arbeidsboken
Åpner dialogboksen Data Validation
Åpner dialogboksen Data Validation
Alle datavalideringsalternativer i Excel, inkludert nedlastingslister, settes ved hjelp av dialogboksen for datavalidering.
I tillegg til å legge til nedlastingslister i et regneark, kan datavalidering i Excel også brukes til å kontrollere eller begrense typen data som kan skrives inn i bestemte celler i et regneark.
Tutorial Steps
- Klikk på celle C1 på drop-down-list.xlsx arbeidsbok for å gjøre det til den aktive cellen - dette er hvor rullegardinlisten vil være plassert
- Klikk på Data fanen på båndmenyen over regnearket
- Klikk på Datavalidering ikonet på båndet for å åpne rullegardinmenyen
- Klikk på Datavalidering alternativet i menyen for å åpne dialogboksen Datavalidering
- La dialogboksen være åpen for neste trinn i opplæringen
Bruke en liste for datavalidering
Velge en liste for datavalidering
Som nevnt finnes det en rekke alternativer for datavalidering i Excel i tillegg til en rullegardinliste.
I dette trinnet velger vi Liste alternativ som typen datavalidering som skal brukes til celle D1 i regnearket.
Tutorial Steps
- Klikk på innstillinger fanen i dialogboksen
- Klikk på nedpilen på slutten av Tillate linje for å åpne rullegardinmenyen
- Klikk på Liste å velge en nedtrekksliste for data validering i celle C1 og for å aktivere Kilde linje i dialogboksen
Skriv inn datakilden og fullfør rullegardinlisten
Siden datakilden for rullegardinlisten ligger på en annen arbeidsbok, blir det andre navngitte området som er opprettet tidligere, angitt i Kilde linje i dialogboksen.
Tutorial Steps
- Klikk på Kilde linje
- Skriv "= Data" (ingen anførselstegn) i Kilde-linjen
- Klikk OK for å fullføre rullegardinlisten og lukk Datavalidering dialogboks
- En liten pil ned ikonet plassert på høyre side av cellen C1
- Hvis du klikker på pil ned, bør du åpne rullegardinlisten som inneholder de fire informasjonskapsene som ble skrevet inn i celler A1 til A4 i data-source.xlsx arbeidsbok
- Hvis du klikker på et av navnene, skal du skrive det navnet til celle C1
Endre rullegardinlisten
Endre listepostene
For å holde rullegardinlisten oppdatert med endringer i våre data, kan det være nødvendig å periodisk endre valgene i listen.
Siden vi brukte en navngitt utvalg som kilden til våre listeposter i stedet for de faktiske listenavnene, endrer du informasjonskapselnavnene i det nevnte området som finnes i celler A1 til A4 av data-source.xlsx arbeidsbok endrer umiddelbart navnene i rullegardinlisten.
Hvis dataene blir skrevet inn direkte i dialogboksen, må man gjøre endringer i listen inne i dialogboksen og redigere kildelinjen.
I dette trinnet vil vi endre Sitron til shortbread i rullegardinlisten ved å endre dataene i celle A2 av det nevnte området i data-source.xlsx arbeidsbok.
Tutorial Steps
- Klikk på celle A2 i data-source.xlsx arbeidsbok (sitron) for å gjøre den til den aktive cellen
- Type shortbread inn i celle A2 og trykk Enter-tasten på tastaturet
- Klikk på nedpilen for rullegardinlisten i celle C1 i drop-down-list.xlsx arbeidsbok for å åpne listen
- Punkt 2 i listen skal nå leses shortbread i stedet for Sitron
Alternativer for å beskytte rullegardinlisten
Alternativer for å beskytte rullegardinlisten
Siden våre data er på et annet regneark fra rullegardinlisten som er tilgjengelige for å beskytte listedataene, inkluderer:
- Beskytt regnearket som innebærer låseceller A1 til A4 på ark 2
- Krever et passord for å endre arbeidsboken
- Å ha arbeidsboken åpen som Skrivebeskyttet
