Har du bare klaget? Du er ikke alene. Til tross for at vi er koblet til telefonene våre 24/7, er det mange av oss som avsky den funksjonen de var designet for: å ringe og ta anrop.
Jeg forstår. Å avbryte arbeidsdagen din for å delta i en telefonsamtale som kunne ha skjedd via e-post - kanskje langt mer effektivt - kan være en plage.
Men hva kan du egentlig gjøre med det? Det må være en mer høflig og profesjonell måte å unngå en telefonsamtale på enn å si: "Nei takk, jeg vil heller høre på et lydspor av negler på tavlen i åtte timer, " ikke sant?
Ja, det er det. Hvis du er en av de mange telefonaverse personene der ute, er her en guide basert på hva du blir fristet til å si når noen ber deg om å "hoppe på telefonen" - så vel som hva som ligger bak disse følelsene (og du vet hva du egentlig skal si i stedet).
Du er fristet til å si … "Jeg kommer til å glemme alt du forteller meg, så du kan også e-post meg"
Telefonsamtaler kan være effektive - men bare hvis du er aktivt engasjert i det som diskuteres. Hvis du ikke er det, vil sannsynligvis alle de viktige småtingene falle ut av hjernen din i det andre du legger på.
Kunne du ta notater? Absolutt. Men, hvis du er noe som meg, vil du gå tilbake til de klippene etter avslutningen av samtalen din og ikke aner hva noen av dem faktisk betyr. Eller du kan miste fokuset under den velmenende telefonpraten og velge å bla gjennom Twitter eller notere dagligvarelisten i stedet for å aktivt lytte til temaet (ahem, skyldig som belastet).
Uansett, den telefonsamtalen ender med å være bortkastet tiden din, fordi du faktisk ikke hadde noe viktig informasjon.
Det er en av de mange fordelene med e-post. Du har dokumentasjon du kan gå tilbake til når du trenger det - og du kan være trygg på at den er nøyaktig (i motsetning til din solsikkeklode med en kryptisk lapp som sier "Spør Jim!" Ved siden av).
Heldig for deg, dette er en perfekt forsvarlig begrunnelse å lene deg på når du trenger det.
Åh, og hvis dine forsøk på å unnslippe den telefonsamtalen ikke spiller ut som du håpet? Ta deg tid til å klage, og sørg deretter for at du er klar til å lytte (bare tenk - du ikke ønsker å hoppe på telefonen to ganger fordi du gikk glipp av ting første gang!). Følg også opp samtalen med et e-postoppsummering som fremhever handlinger - slik at du fremdeles har den skrevne posten du håpet på.
Si dette i stedet
“Hvis mulig, ønsker jeg å få denne samtalen startet via e-post. På den måten har jeg notater å henvise tilbake til og kan lett sløyfe inn alle andre som trenger å være kjent. Hvis vi fremdeles tror en samtale er nødvendig etter å ha lagt dette grunnlaget, kan vi velge en tid til å chatte. "
Du er fristet til å si … "Jeg har mareritt om det faktum at du kommer til å spørre meg noe jeg ikke kan svare på"
Legg ditt eget ego til side et øyeblikk og innrøm dette for deg selv: En del av det som gjør telefonsamtaler så skremmende er at de skjer i sanntid.
Du må tenke på føttene dine mer enn du ville gjort hvis du bare svarte på en e-post som gir deg god tid til å spørre kollegaen eller kontakte Google.
Så hvis nervene dine er det som inspirerer deg til å holde deg langt, langt borte fra en telefonsamtale, vil en respons som den nedenfor forhåpentligvis hjelpe deg med å unngå en fryktet live chat - uten å innrømme inntrykk av dine egne usikkerheter.
Og hei, noen ganger er det verdt å skyve deg selv ut av komfortsonen din. Husk at hvis du blir stilt et spørsmål du ikke vet svaret på, kan du alltid dele det du trenger å ringe tilbake med dem etter e-post.
Si dette i stedet
“Jeg vil være sikker på at jeg er forberedt på å gi deg all den informasjonen du trenger. Har du noe imot å sende meg spørsmålene du har som mål å ha svart? Jeg svarer på det jeg kan via e-post, og om nødvendig kan vi planlegge en samtale for å diskutere resten. ”
Du er fristet til å si … "Ugh, jeg liker virkelig ikke å snakke med folk"
La oss bare kalle en spade en spade her - telefonsamtaler kan virkelig være en stor smerte i det du vet.
Du har nok møter og forpliktelser uoversiktlig for timeplanen din, og det siste du vil gjøre er å rive oppmerksomheten vekk fra det faktiske arbeidet igjen bare for å delta i en samtale du kunne håndtert via e-post på din egen tid.
Selvfølgelig vil en retort som bare viser det faktum at du helst ikke vil snakke med noen, sannsynligvis ikke gå for bra.
Ram inn svaret ditt litt mer positivt ved å forklare at du har noe du trenger å være fokusert på for øyeblikket og foretrekker e-post hvis det er en mulighet. Det får fremdeles poenget ditt - på en måte som ikke gjør at du virker like stor eneboer.
Si dette i stedet
“Jeg er midt i et stort prosjekt og er først og fremst fokusert på det akkurat nå. Hvis du vil, kan du sende meg snakkepunktene dine her, så tar jeg opp hva jeg kan i en e-post. Hvis du fremdeles tror at det er behov for en samtale etter det, kan vi planlegge en etter denne prosjektinnpakningen. ”
Du vil merke noe om alle disse svarene: De gir fortsatt muligheten til å ta en telefonprat om det er absolutt nødvendig.
Jeg prøver ikke å forråde deg her, jeg lover. Imidlertid er det viktig å erkjenne at noen ganger telefonsamtaler virkelig er nødvendig.
De kan være mer effektive og effektive enn dusinvis av e-postmeldinger som sendes frem og tilbake. Og noen samtaler trenger det menneskelige innslaget av å snakke noe høyt - som å gi tøffe tilbakemeldinger eller snakke ut en konflikt på arbeidsplassen. I tillegg er det å kunne hoppe på telefonen en viktig ferdighet i mange jobber - for eksempel salg - og til syvende og sist avgjørende for suksessen din.
Men det endrer ikke det faktum at det er noen telefonsamtaler som er verdt å transformere til e-postutveksling. I disse scenariene, bruk svarene jeg har skissert her, og du vil (forhåpentligvis!) Unngå en fryktet telefon på en måte som fremdeles er høflig, profesjonell og produktiv.
