Det er mange tips om hvordan du kan bli mer produktiv - fra regler å følge for å øke effektiviteten til detaljer vi bør huske på for å spare arbeidstiden og mer.
Men hvilke av disse tipsene er faktisk prøvd og sann - og hvilke er bare støy?
I løpet av en måned prøvde jeg ut fire vanlige produktivitetstips (pluss et morsomt bonustriks), ved å bruke tidssporingsprogramvare DeskTime for å måle hvordan de faktisk påvirket produktiviteten min. I følge dette lille eksperimentet, kan noen av de mest populære tipsene der ute være litt overvurdert - mens andre tilsynelatende har en viss magisk kraft som hjelper deg med å få ting gjort.
Her er hva jeg lærte - og hvordan du kan bruke det i ditt eget arbeidsliv.
Tips 1: Stopp multitasking
Hovedideen med denne metoden er å fokusere på en oppgave om gangen, og unngå å gjøre flere ting samtidig. Studier og eksperimenter har vist at tankene våre fungerer best når vi konsentrerer oss om en enkelt oppgave, som bemerket av Daniel Patrick Forrester på Bloomberg Businessweek . Imidlertid bemerker han også at denne enkeltoppgavens tilnærming ikke er noe som kommer naturlig, og at vi ofte må trene oss til å stoppe multitasking.
Hvordan gikk det?
Den aller første dagen oppdaget jeg den største ulempen med denne metoden: Den fører til en tilbøyelighet til perfeksjonisme. Som et resultat kan du kaste bort mye tid på detaljer, noe som kan hindre din langsiktige produktivitet.
To andre ulemper med denne metoden ble filtrert ut senere den uken.
For det første kan det høres enkelt ut å fokusere på en enkelt oppgave, men det er det ikke. Du kan lukke alle fanene på den bærbare datamaskinen og la bare den relaterte oppgaven være åpen, men du kan ikke gjøre det samme med tankene dine - alle de andre tingene som må gjøres, fortsetter å flyte rundt på baksiden av den.
For det andre betyr denne metoden i sin mest ekstreme forstand en total ekskludering av alle de andre oppgavene for en hel dag, noe som kan bli kjedelig. For meg er rimelig multitasking det som tilfører arbeidsdagen en dynamikk og hjelper meg å være interessert.
Effektivitet: 77%
Personlig tilfredshet: 2/5
Konklusjon: Hvis du ikke kan unnslippe multitasking, fortsetter du å gjøre forskjellige oppgaver samtidig. Bare prøv ikke å gjøre for mye på en gang - studier viser at det kan få hjernen til å krympe, og du vil sannsynligvis ikke at det skal skje.
Tips nr. 2: Ta hyppige pauser
Hovedideen her er at det å ta pauser gjennom dagen hjelper deg å komme deg tilbake i jobb avslappet og spenstig, og dermed få flere ting gjort. Studier antyder at det finnes en rekke optimale forhold mellom arbeidsbrudd, men til slutt spiller det ingen rolle om du følger 52:17-regelen eller tar en pause hvert 90 minutt, så lenge du forlater skrivebordet ditt et par ganger en dag.
Hvordan gikk det?
Alt gikk som planlagt på mandag; Når jeg ofte brøt, avsluttet jeg en ganske anstendig mengde oppgaver som var på oppgavelisten min.
Men så kom den andre dagen, og jeg følte at jeg måtte tvinge meg selv til å forlate pulten. Dessuten ble det mer og mer vanskelig å komme tilbake på banen etter disse obligatoriske pausene. Etter å ha hatt det samme problemet i løpet av de påfølgende dagene, endte jeg opp med å endre hele tilnærmingen: I stedet for å tvinge meg selv til å bryte hver time, tok jeg en pause hver gang jeg var ferdig med en oppgave eller bare følte meg fast. Som et resultat var det tider da jeg tok tre pauser på en time, og ganger gjorde jeg et fem timers “arbeidsmaraton” uten hvile. Men det fungerte; Jeg fikk ting gjort en etter en uten å føle meg overarbeidet, og det var det som virkelig betydde.
Effektivitet: 75%
Personlig tilfredshet: 4/5
Konklusjon: Ta en pause når du trenger det, ikke når du skal.
Tips nr. 3: Lag en oppgaveliste med håndterbare oppgaver
Det er forskjellige måter å lage oppgavelisten din på. Ideen med denne listen er å dele opp hver oppgave i handlingene du må ta for å få prosjektene dine gjort. Produktivitetsguru David Allen foreslår å starte hvert element på listen din med et verb for å gjøre intensjonene dine mer konkrete. I stedet for å bare sette "klientrapport" på listen din, kan du for eksempel detaljene om handlingene som vil være involvert: samle inn dataene, analyser dataene, skriv rapporten og så videre.
Deretter må du fordele disse oppgavene på en måte som faktisk er gjennomførbar. "En daglig oppgaveliste skal være sammensatt av små oppgaver som ikke tar mer enn et par timer på det meste, " skriver Cody Wheeler for Lifehack .
Hvordan gikk det?
Det gode med denne metoden er at den får deg til å føle deg produktiv. Lengden på oppgavelisten min var faktisk krympet, og den føltes ganske motiverende. Dessuten lar denne metoden meg merke de mindre tingene jeg gjorde som en del av hele prosjektet, som søkelitteratur etter et blogginnlegg, som vanligvis tar mye tid, men ikke gir umiddelbare resultater alle kan se.
Selv om det er sannsynligvis den mest effektive metoden jeg har prøvd å dele oppgavene i gjennomførbare trinn, bør du likevel opprette listen din med omhu. du kan ikke inkludere alt det du planlegger å gjøre, selv om det er nødvendig for å fullføre prosjektet. Det vil ganske enkelt gjøre listen unødvendig lang.
Effektivitet: 80%
Personlig tilfredshet: 5/5
Konklusjon: Klipp listen ned til maksimalt seks eller syv spesifikke gjørbare oppgaver per dag. Enkelte oppgaver som tar mindre enn 10 minutter å fullføre, kvalifiserer ikke for listen.
Tips 4: Start med den viktigste oppgaven
Ideen med denne metoden er å starte med den viktigste oppgaven for dagen når du har full mental energi, og så få mange enklere gjøremål mens dagen går og du blir mer utslitt. I en artikkel for Fast Company foreslår Rachel Gillett:
“Identifiser oppgavene som er viktige og krever de fulle mentale kapasitetene du setter av til slutten av dagen når dine mentale reserver er lave. Når du har identifisert disse oppgavene, kan du organisere rutinen din slik at du kan jobbe med dem uavbrutt den første timen av dagen. ''
Hvordan gikk det?
For meg gikk ikke dette helt som beskrevet av Gillett. Om morgenen trenger jeg rett og slett litt tid på å komme inn i arbeidsflyten. Jeg kunne gjøre noen daglige oppgaver, men absolutt ingenting som “krevde min fulle mentale kapasitet.” Så jeg slet med denne metoden i halvannen dag til jeg ga opp for å endelig få ting gjort.
Effektivitet: 66%
Personlig tilfredshet: 1/5
Konklusjon: Finn produktivitetstoppene dine (DeskTime har en "produktivitetsskala" for dette formålet), og planlegg deretter prioriteringsoppgavene dine i løpet av denne tiden. Det trenger ikke å være det første om morgenen - bare når det er en god tid.
Bonustips: 2 øl for kreativitet
I en studie utført av University of Chicago fant forskere at det å være litt beruset kan øke produktiviteten din for kreative oppgaver. Mens det er bevist at kaffe hjelper deg med å få enkle oppgaver, ble et alkoholinnhold på blod på 0, 07 (tilsvarer to øl) vist for å hjelpe kreative oppgaver.
Hvordan gikk det?
I flere uker la jeg på å skrive en artikkel - jeg klarte bare ikke å komme inn i strømmen. Så en ettermiddag tok jeg til dette siste tiltaket. Jeg drakk det første ølet fullstendig, og gikk deretter tilbake til datamaskinen min for å jobbe og nippe til den andre.
Det første ølet virket underverker; øyeblikkelig strømmet det ord, ideer ble lagt ut, og sidene fylte raskt opp. Det virket som om ølet hadde slått av meg selvkritikk og åpnet døren for min kreative forfatterskap.
Det andre ølet var imidlertid en feil; mens jeg nippet til det, gikk konsentrasjonsevnen raskt i oppløsning.
Effektivitet: Vel, det fikk jobben gjort, ikke sant?
Personlig tilfredshet: 5/5
Konklusjon: Å ta en øl gjorde gode ting for å få ideene ned på papiret, men ikke forvent å kunne gjøre noe virkelig produktivt etterpå. Én øl ville vært helt nok for toleransen min.
