Du sier sannsynligvis synd på jobben en god del. Og det er fordi du sannsynligvis gjør feil som innebærer unnskyldning. Det er bare en del av å ha en jobb.
Men de fleste av oss tenker ikke på hvordan vi gjør unnskyldninger. Spesielt når vi ikke føler at vi er 100% ansvarlige for det som skjedde. I stedet slører vi dem ut og tenker ikke på dem igjen - som, som alle som tror de fortjener en mer ekte unnskyldning vil si deg - kan få folk til å mislike eller mistro deg.
Her er de fem trinnene til en oppriktig, profesjonell og respektabel unnskyldning hvis du vil unngå dette.
1. Si ordene “Jeg beklager”
Høres tydelig ut, men du vil bli overrasket over hvor mange som beklager uten å si disse to ordene.
"Jeg er klar over at jeg har gjort en feil, " "Jeg forstår at du ble såret, " "Jeg føler meg dårlig, " er alle gode forord, men de betyr ikke det samme som "Jeg beklager."
Uansett hva som skjedde, hvem som var galt, eller hvor drastisk situasjonen var, hvis det som gikk ned skadet noen andre på noen måte, si at du er lei deg . Du mener det egentlig bare når du sier det høyt.
2. Bli spesifikk
Si hva du er lei for, så personen som mottar ende vet at du ikke er lei deg for at du er i denne situasjonen, men du er lei deg for hva som satte deg der. Gjør det klart at du forstår konsekvensene av feilen din - alvorlig eller på annen måte.
Ved å bare oppgi virkningen, gjør du det klart for personen at du vet hvorfor du har denne samtalen.
Bonusdelen av dette trinnet er at det lar deg ta ansvar for din del i det som skjedde, uten å ta et kollektivt ansvar for en storskala lagkatastrofe.
3. Fokuser på dine ikke-verbale signaler
Selvfølgelig kompromitterer ord bare 7% av meldingen du sender. Kroppsspråket, tonen og øyekontakten gjenspeiler alle hvordan du føler om noe, så sørg for at de er i sjakk.
Tenk på det: Hvis noen sa unnskyld til deg mens du krysset armene og så på gulvet, ville du virkelig tro at de mente det?
Se i stedet på personen du snakker med. Hold kroppen åpen og innbydende (armene på sidene og skuldrene bak). Ikke smile, men ikke glower heller.
Når jeg er nervøs for å be om unnskyldning, enten det er fordi jeg har gjort en enorm feil eller fordi mottakeren er skremmende, øver jeg alltid på det jeg skal si med en venn - dette kan være en fin øvelse for deg også.
4. Unngå unnskyldninger
Det er utrolig instinktivt å spore på noe når vi først har lagt det ut der. Vi er redd for å se bra ut, så mange ganger vil vi følge unnskyldningen vår med en "men" eller "vel" som forklarer hvorfor det kanskje, ganske ikke var vår skyld.
Men å si unnskyld, virkelig handler om å innrømme at du tar feil og å eie det. Så når du er tilbøyelig til å merke på en unnskyldning, må du motstå trangen. Visst kan unnskyldningen din noen ganger bli fulgt av en tafatt stillhet, men du må godta at alt ikke alltid vil rette seg selv umiddelbart.
Etter dette kan du …
5. Tilbud om å løse det (eller forhindre det i fremtiden)
Når du har sagt det, viser du at du er villig til å fikse feilen din. Hvis du ikke kan denne gangen (fordi det som er gjort er gjort), så forklar hvordan du vil unngå at dette skal skje igjen i fremtiden.
Sett alt sammen
La oss si at du har glemt å sende en e-post til en klient som du skulle sende på lederens vegne.
I det siste kan du si:
Beklager for det.
Men nå vil du si:
Jeg beklager at jeg glemte å sende statusrapporten til klienten på fredag. Jeg vet at de forventet at det skulle være der, og det reflekterte dårlig på deg at det ikke var det. Jeg la en lapp i kalenderen for hver fredag fremover for å sende den slik at dette ikke skal skje igjen.
Husk at det er ganske mulig at selv å følge disse trinnene ikke vil lette spenningen. Så det er her jeg skal høres ut som en ødelagt plate og si: Alle gjør feil. Det suger å gjøre dem, å måtte be om unnskyldning og å måtte takle tilbakeslaget som følger med dem.
Men mens din ekte unnskyldning kanskje ikke går bra i øyeblikket, over tid - mens du bevisst jobber for å ordne ting - vil personen se din gode hensikt. Og du vil være glad for at du gjorde en innsats for å si "beklager" på riktig måte.
