Hvis du noen gang har jobbet på et kontor, vet du at møter er den svarte fåren til arbeidsoppgaver. Vi elsker å hate dem og streber etter å eliminere dem for alltid, og likevel fortsetter vi å ha dem - om og om igjen til vi finner oss selv lurer på hvorfor vi bruker så mye tid på dem.
Alle har sine hemmeligheter for å navigere i det vanskelige landskapet til møter (og noen er bedre enn andre.)
Så jeg avrundet strategier for å redusere møtebelastningen (og øke produktiviteten) fra fire suksessrike bedriftsledere. Hvem vet, du kan kanskje prøve en av disse taktikkene på ditt eget kontor!
1. Opprette "No Meeting" timeslots
Dette er det eldste og enkleste trikset i boka, for alle som sliter med å planlegge head-down-arbeid.
Og det jobbet for Andrew Fingerman, administrerende direktør i PhotoShelter:
”I litt over et år har jeg takket nei til å holde møter før kl. Effekten på produktiviteten min har vært forbløffende. Som noen som også har ADHD, har jeg funnet ut at morgen er avgjørende for arbeid som krever mitt høyeste nivå av kritisk tenkning. Så hvis noen desperat trenger å møte meg om morgenen, avviser jeg nesten alltid og spør i stedet om vi kan velge en tid på ettermiddagen. Den eneste betingelsen jeg skal grotte på, er hvis møtet stemmer overens med de viktigste prioriteringene mine. ”
Hos The Muse har vi omfavnet en lignende strategi ved å implementere “Vinnende onsdager”, der fra klokken 09.00 til 13.00 på onsdager har ingen i selskapet lov til å planlegge møter.
"De vanligste klagene var at folk ikke hadde nok konsistent tanketid fordi møter ville avbryte så ofte, " sier vår VP of People and Talent, Toni Thompson. "Det er et par møter folk har fortalt meg at de ikke kan stoppe, men hvis innsatsen kutter ned til og med 70% av uproduktive møter og erstatter de med mye produktivitet, kreativitet og ansattes fornuft, er det verdt det."
2. Å ha møter bare en dag i uken
Mattan Griffel er medgründer og administrerende direktør i One Month. For å løse sine egne møteproblemer bestemte han seg for at han i stedet for å sperre av bestemte tider ville sperre av hver dag unntatt en.
I motsetning til Musees eget system, holder Griffel møter utelukkende på onsdager: “Jeg gjør ikke så mye av det. Hvis noen ber om å ta kaffe på tirsdag, vil jeg spørre om onsdag fungerer i stedet. Hvis den onsdagen er helt booket, vil jeg spørre om neste onsdag (Noen ganger må jeg bestille to eller tre onsdager ute), sier han i en fersk Forbes- artikkel. Overraskende enkel, ikke sant?
Resultatet, synes han, er ikke bare enorme blokkeringer av tid til å fokusere på andre oppgaver, men at "å tvinge folk til å vente til onsdag ofte vil filtrere ut de uviktige møtene. Det vil eliminere folk som vil ha litt av tiden din, men ikke er villige til å vente på det eller å jobbe innenfor timeplanen din. Det er bra for meg, siden jeg ikke vil møte disse menneskene uansett. ”
3. Revisere kalenderen regelmessig
"Vi har regelmessig evaluert møter kvartalsvis for å omarbeide møteplanene der det er nødvendig, " sier Dinah Alobeid, kommunikasjonsdirektør i Greenhouse. Dette betyr at hvert selskap ser på kalenderen for hvert kvartal og bestemmer om visse diskusjoner kan flyttes til en annen kanal.
Du kan enkelt gjøre dette med din egen timeplan. For å hjelpe med å begrense hvilke møter som ikke skjer og ikke, foreslår Alobeid å kutte ned tidsrammen: “Begynn med 30-minutters møter og kutt dem ned til 20 minutter når det er mulig; det samme gjelder i 60 minutter, hvorfor ikke prøve 45? ”Du kan oppdage at du kan oppnå like mye på kortere tid, om ikke via en e-post eller et Google-dokument i stedet.
Hun sier også: "Bruk tid på mandag til å kartlegge hva du vil oppnå denne uken, og hvilke møter som må skje for å få arbeidet gjort og føre visse prosjekter frem." Hvis de ikke føler seg i tråd med prioriteringene dine, fjern dem.
4. Å holde en møtelengde
Alex Villa, administrerende direktør i Healthify, tar det ovennevnte ytterligere ved å organisere en "møteutrensning" hos selskapet hans:
"Dette er et spesifikt tidspunkt hver sjette til ni måned hvor vi sletter 100% av tilbakevendende møter og instituttregler som de kan legges tilbake til."
Så hva utgjør egentlig å bringe et møte tilbake i kalenderen for Villa og teamet hans? "For ikke-tilbakevendende og klientvendte møter, kan du beholde eller slette møtet etter eget skjønn. De slettede møtene kan ikke legges tilbake i minst to uker. Etter de to ukene kan du bare legge til møtet tilbake hvis et flertall av deltakerne proaktivt ber om at det skal hentes tilbake (lobbyvirksomhet for egne møter er forbudt!) ”
Responsen hos selskapet hans har vært utrolig positivt, til tross for at det er en så skremmende forespørsel: “Alle elsker det og kan ikke vente med å slette alt. Uten å erkjenne problemet, begynner du å ha den vanskelige situasjonen at ingen vil være den som skal si: 'Dette møtet er ikke nyttig, kan vi bare avbryte det?' Til slutt går vi gjennom sykluser med optimal ytelse der folk har en god balanse av å kunne samarbeide mens de fortsatt har tid til å gjøre sitt individuelle arbeid. ”
Selv om det kan være vanskelig å få alle med på laget ditt med denne planen, er det verdt å teste ut for mindre møter. Snakk med dine kolleger om å fjerne ikke-presserende innsjekkinger i et par uker, og se om det i det hele tatt påvirker arbeidet ditt.
Å løse møteoverbelastning kommer virkelig til å prioritere arbeidsmengden din, og det er derfor strategiene ovenfor er så effektive.
