Når jeg tenker på vårrengjøring, tenker jeg på skapet mitt - og hvor mye jeg virkelig, virkelig trenger å gå gjennom det: å rydde ut tingene jeg ikke har slitt hele sesongen, finn en god, ut-av-veien sted for ting jeg ikke bruker veldig ofte, og organiser resten i et system som er fornuftig.
Men jeg skal være ærlig: Hvis jeg vil takle det området i livet mitt som er det største rotet, bør jeg virkelig rense e-posten min.
Høres kjent ut? Jeg gjetter det. Så i år har jeg kommet med noen få tips for å rydde ut skapet ditt - og hvordan du bruker dem på innboksen din.
1. Fjern hva som er bak
Når det gjelder e-post, får de nyere alltid oppmerksomheten. Så hvis du skal være ren, er det beste stedet å starte med de eldste uleste meldingene dine. Selv om du bare svarer på de tre eldste e-postene, vil du føle at du har kommet deg litt, fordi det er de som har samlet støv (og virkelig trenger å bli svart på eller arkivert).
2. Declutter, og kast noen ting ut
Akkurat som med skapet ditt, blir du lykkeligere med innboksen din hvis den bare inneholder det du trenger. Studier viser faktisk at å redusere mengden daglig e-post du får vil ha en reell innvirkning på tidsstyringen og stressnivået.
Så ta disse første ukene av våren som en unnskyldning for å rydde ut hva du ikke lenger trenger. Nyhetsbrev du faktisk aldri har lest, varsler fra sosiale mediesider du ikke en gang ser på, e-postlister som ikke er nyttige for deg lenger - alt dette er rettferdig spill.
Er du usikker på hvordan du begynner å identifisere disse innboks-roterne? Prøv dette:
- Søk etter “avmelding” på nyhetsbrev du kan velge bort.
- Se på søpla etter e-postmeldinger som fremdeles er ulest. Hvis du slettet det uten å se på det - er sjansen stor for at du ikke trenger det i utgangspunktet.
- Søk "fra: nei-svar" for å oppdage automatiserte e-postmeldinger fra selskaper (jeg foretrekker e-postmeldinger fra virkelige mennesker).
Når du går gjennom hvert trinn, kan du avslutte abonnementet på alt du faktisk ikke leser eller trenger.
3. Ikke nødvendig daglig? Sett det andre steder
Når du har bestemt deg for hvilke nyhetsbrev og panellister du absolutt vil være på, kan du vurdere å lage spesifikke mapper (eller, det jeg kaller “innboks med tema”) der ikke-essensielle e-poster går automatisk - i stedet for å vises i innboksen.
Ved å filtrere disse e-postene etter type og gjøre dem lett tilgjengelige uten å være foran deg hele tiden, tar du kontrollen tilbake: Du vil se på tilbud på Fab.com og nye stiler i Banana Republic når du velger å ikke når de bestemmer deg for å komme inn i innboksen. Du vil sjekke ut nye Twitter-følgere når du bestemmer deg for at det er tid for ditt sosiale mediebrudd. Du får ideen.
Før du kommer i gang med filtre, bestem deg for temaene. Når jeg så på innboksen min for bortkastede lovbrytere, bestemte jeg meg for at de tre store var: panlister, sosiale medier og nyhetsbrev. Lag nye etiketter for hver av disse.
Pro tip: Start etiketten med en stjerne for å bringe den til toppen av etikettene, og forsikre deg om at du ikke glemmer å sjekke dem (f.eks. "* Sosiale medier" i stedet for "Sosiale medier").
Deretter kan du konfigurere filtrene dine slik at relevante e-poster kan hoppe direkte til "temainnboksene". Gmail-trinnene for å sette opp filtre er:
- Klikk på pil ned i søkefeltet. Et vindu som lar deg spesifisere søkekriteriene vises.
- Angi søkekriteriene. Hvis du vil sjekke at søket ditt fungerte riktig, klikker du på søkeknappen.
- Klikk på "Opprett filter" nederst i søkevinduet.
- Velg handlingen (e) du vil at filteret skal ta. I dette tilfellet må du sørge for å velge "Hopp over innboksen (arkiver den)" og "Bruk etiketten:" når du oppretter et filter.
- Klikk på "Opprett filter" -knappen.
Nå går alle disse e-postene fra [email protected] direkte til innboksen “* Nyhetsbrev” for å sjekke når jeg er i online shoppingmodus. Jeg anbefaler at du setter innstillinger for temainnboksen til “Vis om ulest” for virkelig å dra nytte av denne ”out of sight, out of mind” -strategien. Og selv om instruksjonene ovenfor gjelder spesifikt for Gmail, tilbyr mange andre e-postsystemer lignende merking og sorteringsfunksjonalitet.
Å overprøve innboksen tar litt tid, men jeg lover at det er absolutt verdt det. Akkurat som et rent skap hjelper deg å finne de tingene du faktisk ser etter, vil en organisert innboks sørge for at du bruker tid og energi på e-postene du virkelig trenger å lese.
Gledelig vårrengjøring!
: Spring Clean Your Cabin!
