Tilstrømningen av smarttelefoner har vært fantastisk for arbeidsplassen: med muligheten til å sende e-post, surfe på Internett og tekst 24/7, kan vi gjøre jobbene våre bokstavelig talt når som helst og hvor som helst. Men å være bundet opp i en berøringsskjerm kan også virke mot oss - på den ene siden er vi uendelig tilgjengelige, og på den andre er det lett å ignorere de som er i vår virkelighet.
Så, hvordan forblir du koblet og profesjonell på samme tid? Her er moderne væremåter for de vanligste smarttelefonsituasjonene.
1. Er det OK å holde smarttelefonen ute under et møte?
Det kommer an på. Hvis du bruker den til å hente informasjon som er relevant for diskusjonen, hold den utenfor - bare forklar hva du gjør. Hvis det er et internt møte, og du forventer en viktig samtale fra en klient, må du holde telefonen vibrerende og sørge for å gå bort fra møtet når du tar opp samtalen. Men hvis du deltar på et møte med en klient - eller et internt møte der du ikke forventer en samtale - legg telefonen bort og sjekk den først etter at møtet er over.
2.
Kroppsspråket ditt snakker like høyt som stemmen din til de rundt deg. Hvis fokuset ditt er på noe annet enn personen som snakker, projiserer du et uprofesjonelt og distrahert bilde. Selv om telefonen ikke ringer, er det fortsatt veldig å fortelle om det nåværende møtet står på listen over prioriteringer når du ser ned og tapper ut en melding.
3. Kan jeg bruke telefonen til å ta notater uten å være støtende?
Ja, men vær klar over formålet med handlingene dine før du begynner. Du kan si: "Jeg kommer til å ta et par notater når vi snakker for å sikre at jeg fanger hovedpoengene dine." Forbli engasjert i møtet (ikke kikk på den teksten som nettopp kom inn, uansett hvor diskret du tror du er), og sørg for å slå opp og få øyekontakt av og til, så alle vet at du virkelig er der med dem.
4. Hvordan ber jeg manageren min om å legge bort telefonen og stille inn?
Det er ingen enkel måte å chute sjefen din på for dårlige måter, men du kan komme med poeng på en subtil måte hvis du er i en en-til-en-samtale. Foreslå planlegging om manageren din ligger begravet i en smarttelefon ved å spørre: "Du virker ganske opptatt, skal vi utsette møtet vårt?" Du kan også jobbe rundt dette problemet ved å holde møter så raskt og konsis som mulig. Men hvis sjefen din sender tekst under et kundemøte, kan det hende du må nøye (nøye) påpeke at klienten din ikke virker fornøyd med distraksjonen.
5. Hvordan kan jeg diskret ta en samtale mens jeg spiser med en klient?
Beklager, det kan ikke gjøres. Selv om telefonen er innstilt til å vibrere. Tenk på det: er en innkommende samtale så viktig at det er verdt å formidle budskapet om at klienten din ikke er din topp prioritet? Hvis du venter på en presserende samtale (f.eks. Fra sykehuset, fordi et familiemedlem er syk) eller informasjon som kan være gunstig for møtet ditt, er dette selvfølgelig unntak fra regelen - men du bør forberede middagsfirmaet ditt om muligheten for disse avbruddene på forhånd. Og enhver annen grunn kan rett og slett ikke rettferdiggjøres.
6. Hvordan håndterer jeg en telefonsamtale fra et sted som ikke er mulig (dvs. flyplass, lunsj, kjøring)?
Talepost er der av en grunn. Det er ingenting galt i å ringe noen tilbake om fem eller 10 minutter, når du er fri for distraksjon og bedre kan høre og bli hørt. Hvis du vet at samtalen er veldig viktig, kan du svare på telefonen og be om å ringe tilbake om noen minutter når du kommer til et mer ideelt sted å snakke. Uansett hva du gjør, avstå fra å måtte rope private forretningssaker på et offentlig sted.
7. Sjefen min la meg en telefonsvarer. Hvor lenge må jeg komme tilbake til henne?
Avhengig av innhold og innhold har du en arbeidsdag - men gjør det raskere hvis samtalen haster.
8. Hvordan skal jeg håndtere tekst og e-post etter arbeidstid?
En e-post sendt etter arbeidstid kan besvares neste arbeidsdag, med mindre annet er diskutert med (eller forventet av) sjefen din. En tekst er forskjellig - selve kommunikasjonens karakter innebærer umiddelbarhet - så du bør svare så snart som mulig. Og hvis du er den som sender meldingen, bør du alltid være klar over forventningene dine til responstid.
9. Når er arbeidsrelatert teksting akseptabelt?
Hvis en klient innleder en tekstsamtale med deg, er det helt greit å svare. Men ikke i dagens teknisk-kunnskapsrike verden, ikke antar at alle er altfor kjent med tekst. Hvis du gjør tekst på jobben, må du holde den profesjonell. Unngå uttrykksikoner eller slangiske forkortelser som OMG, LOL og BTW.
10.
Når du er i tvil, følg denne enkle tommelfingerregelen: menneskene du møter ansikt til ansikt har forrang. Fokuser på dem over alle du sender tekst, e-post eller ringer.
