Som dere alle sikkert vet nå, er jeg en enorm e-post-geek. Enten du vil vite hvordan du organiserer innboksen din, rydder ut i løpet av helgen, eller gjør en full rengjøring på våren, jeg er din gal. Men det er en ting vi ikke har snakket om ennå: Hvordan håndtere individuelle e-poster når de kommer inn.
Her er øse. Den beste måten å ta kontroll over innboksen din er å ta en beslutning om hva du skal gjøre med hver e-post første gang du ser den, i stedet for bare å se på den og love å takle den senere. Dette har to fordeler: Det sørger for at innboksen din ikke blir til et uoversiktlig rot i utgangspunktet, og at det sparer deg tid ved ikke å måtte se på den samme e-posten mer enn en gang.
Det høres tøft ut, men det er det ikke - det tar bare litt planlegging og noen få enkle spørsmål. La oss komme i gang.
Velg en tid
For det første, med mindre jobben din krever at du umiddelbart svarer på e-post, anbefaler jeg at du går gjennom all den nye e-posten til noen få faste tider hver dag. Denne tiden kan være annerledes hver dag, den må bare være forsettlig: For eksempel, i dag skal jeg sette av fra 09-10 til å gå gjennom innboksen min, så skal jeg se på den igjen fra 4-5. I mellom skal jeg søke etter viktige e-poster, men ignorere resten.
Jeg vet at dette er vanskelig å gjøre (og ja, jeg har vært kjent for å klikke på et GIF som går rundt!), Men hvis du holder deg til denne planen, vil du oppdage at det er mye mindre overveldende å gå gjennom innboksen din. For ikke å nevne, har du store biter av tid til å faktisk komme til virkelig arbeid.
Spør deg selv dette
Neste trinn er å gå gjennom innboksen din, lese hver e-post en etter en og spør deg selv denne kjappe listen med spørsmål for hver melding:
1. Måtte jeg få denne e-posten?
Jeg vet at jeg høres ut som en ødelagt plate, men du bør spørre deg selv om dette hver gang. Det er en god påminnelse om å melde deg ut, filtrere ut og fjerne deg fra lister og nyhetsbrev du ikke trenger. Å kutte ned på e-post er alltid en seier i boka mi.
2. Må jeg svare på dette i det hele tatt?
Overraskende nok er ikke svaret alltid ja. Hvis det er en informativ e-post eller en gruppe-e-post som ikke krever svar, kan du lese den, notere nyttig informasjon og arkivere den eller arkivere den.
3. Er jeg den rette personen til å takle dette, eller skal jeg dele det ut?
Husk at du ikke trenger å bære byrden for å gjøre alt det du blir bedt om, på lik linje. Du vet hva jeg mener: De tallene du pleide å trekke til de ansatt en junioranalytiker, men at sjefen din fortsetter å be deg om i stedet, reiseplanleggingen som virkelig skulle gå gjennom en annen avdeling, antall knusing du blir bedt om å gjøre selv om det ikke står i stillingsbeskrivelsen din. Del de perifere oppgavene til riktig person, og du vil ikke bare tømme innboksen, du vil gi mer tid til å gjøre din kjernejobb.
4. Trenger jeg informasjon fra noen andre for å kunne svare?
Hvis svaret her er ja, kan du be den personen om informasjon nå, slik at du kan flytte e-posten fra tallerkenen din. Det kan være lurt å svare og gi avsender beskjed om at du jobber med det og noter deg for å sjekke inn med personen du venter på om noen dager. I mellomtiden kan du arkivere e-posten eller bruke Boomerang for å få den tilbake i innboksen til rett tid.
5. Kan jeg svare på e-posten akkurat nå - på mindre enn 5 minutter?
Det er her folk flest reiser opp. Et godt antall e-postmeldinger krever ikke ytterligere informasjon fra deg eller noen andre, og kan besvares ganske raskt. Hvis det er tilfelle, svar med e-posten med en gang; det sparer deg for tid til å lese på nytt, behandle og tenke på det en gang til. Bonus: Jo tidligere du svarer på en e-post, jo mer akseptabelt er en superkort svar.
6. Er det presserende?
Det haster dessverre ikke ut av hendene dine, så hvis e-posten haster, kan du bestemme om du vil takle den akkurat nå eller ta vare på den når du er ferdig med å tømme innboksen. Jeg tar til orde for sistnevnte, siden du vil bryte litt på veien hvis du går fra å bruke noen minutter på hver e-post til å grave i et enkelt problem.
Handle resten - på dine vilkår
Så hva med resten? Hvis e-posten trenger mer enn fem minutters svar og ikke haster, kan du bestemme når det beste tidspunktet for deg å takle den er.
Jeg takler vanligvis e-postene som krever lang skriftlig respons på slutten av innboksen. Eller, hvis jeg har en travel dag, boomer jeg dem til en dag da jeg tror jeg får mer tid. For meldingene som krever mer arbeid (å sette sammen en mock-up, gjøre noe Excel-tall), la jeg oppgavene på oppgavelisten min og planlegger dem for en ikke-e-postblokk med tid på timeplanen.
Pro-tips: For å få denne prosessen til å gå enda raskere, konfigurer du e-postmeldingen slik at når du har behandlet en e-postmelding og sendt den bort eller slettet den, blir du ført rett til den neste i innboksen i stedet for tilbake til listen over e-poster. (For Gmail kan du gjøre dette via Auto-Advance-alternativet i Google Labs.) Dette vil sikre at du får gjennom alle e-postene dine i stedet for å bruke tid på å bestemme hvilken melding du skal ta hensyn til neste gang!
