Som deg er jeg en travel profesjonell. Så jeg er alltid på utkikk etter nye strategier for tidsstyring for å vurdere og forbedre hvordan jeg bruker dagene mine.
I et nylig intervju med Slate , delte Dave Gilboa, medgründer og co-CEO i Warby Parker, en flott teknikk som fungerer som både et refleksjonsverktøy og drivkraft for fremtidig handling:
Og på slutten av hver uke prøver jeg å se på kalenderen min og gjennomgå alle møtene jeg hadde den uken og vurdere dem null, en eller to. Null betyr at det var en veldig dårlig bruk av tid, og hvis jeg måtte gjøre det igjen, ville jeg ikke ha deltatt på det møtet i det hele tatt. To er en god bruk av tid - jeg vil bruke mer av tiden min på de typer møter. Og en er et sted i mellom. Og så vil jeg få kontakt med assistenten min og sørge for at hun forstår hvilke av møtene jeg vil ha mer av og hvilke som kan filtreres ut, slik at forhåpentligvis over tid blir timeplanen min mer og mer produktiv.
Nå trenger du ikke en assistent for å sette dette tipset - du kan i stedet skrive ut timeplanen din fra den siste uken og vurdere møtene dine. (Eller hvis du er på et papirfritt kontor, bare kast det i et Word-dokument.)
Det fine med denne teknikken er at den lar deg spore verdien av tiden du har brukt på møter. Får du stort sett to eller stort sett nuller? Hvis du svarte på sistnevnte, kan du stille deg noen spørsmål for å se om du kan finne et mønster (eller to):
- Hadde de en tendens til å være store eller små?
- Var det sendt ut en agenda på forhånd?
- Var det en tydelig leder?
- Fant det sted om morgenen, ettermiddagen eller kvelden?
- Var det personlig?
- Er dette et ukentlig oppdateringsmøte?
- Var det en e-post som gikk ut etterpå som oppnådde mer?
Trender kan vises der du legger merke til at møter med større grupper er mindre nyttige for deg; eller at når som helst du møttes før klokka 10, ikke beholder du noe; eller at den ukentlige økten med en kollega bare førte til å diskutere sladder på kontoret.
Med denne innsikten kan du jobbe med å justere timeplanen din fremover og få mest mulig ut av tiden din på kontoret. Faktisk kan det til og med være muligheter for deg å avbryte kommende avtaler fremover hvis du bestemmer at de aldri tilfører noen verdi. Eller, hvis du føler deg virkelig eksperimentell, kan du prøve noe nytt - som et standup-møte eller bare sende ut en e-post i stedet for å møte ansikt til ansikt.
Jeg skal prøve det i løpet av de neste ukene for å se hvordan det fungerer - og det burde du også! Tweet meg på @acav med resultatene dine.
(Å, og PS, hvis du liker lyden av det Gilboa sa, ansetter Warby Parker!)
