Møter får en dårlig rap - og dessverre, med god grunn. Hver måned bruker den gjennomsnittlige ansatte 31 timer på å sitte i uproduktive møter (ikke en vits), og la oss innse det - det er noe med å sitte rundt et bord i et beige-vegget lysstoffrør som ikke akkurat inspirerer til kreativitet.
De gode nyhetene? Forutsatt at du i det minste har litt fleksibilitet i hvordan og hvor du gjør arbeidet ditt, er det så mange forskjellige alternativer. Her på The Muse har vi vært kjent for å ta møter på kaffebarer, på parkbenker, på andre kontorer eller på en spasertur rundt blokka. Og vi har funnet ut at bare en liten endring av landskapet kan ha et stort løft på kreativiteten og produktiviteten.
Vil du prøve? Her er en rask sjekkliste for å sikre at møtene utenfor kontoret ditt er enda mer effektive enn i konferanserommet.
Tenk på omgivelsene dine
Mens, ja, et møte utenfor campus kan fungere i nesten alle situasjoner, er ikke alle arenaer skapt like. For eksempel er nok en travel kaffebar ikke det beste stedet å føre en seriøs samtale med sjefen din, mens en stor gruppe kan ha vanskelig for å kommunisere mens du er på et turmøte.
Så vurder nøye tonen, størrelsen og teknologiske kravene til møtet du planlegger. Vil gruppen trenge å sette seg? Er det viktig å ha Wi-Fi eller uttak, eller kan du bruke bærbare PC-er? Trenger du personvern, eller er det greit hvis folk freser rundt? Hvor profesjonell trenger stedet å være (dvs. trenger det å være en skikkelig restaurant, eller er en uformell kaffebar i orden)?
Hvis du vurderer å gå på en restaurant eller kafé og aldri har vært der på det tidspunktet ditt møte er planlagt, kan du vurdere å dra ut scenen noen dager på forhånd. Du vil ikke ankomme dagen og oppdage at det ikke er bord, eller at det er for høyt til å høre andre snakke!
Forbered teknikken din
Dette kan høres ut som intuitivt, men avgjør først om du til og med trenger noen enheter til møtet ditt. Avhengig av innstillingen, kan det være mest fornuftig å ha alle med seg notisblokker og penner kontra sine bærbare datamaskiner. Restauranter med begrenset plass til bordet er bedre egnet for gode, gammeldagse skriveverktøy, mens håndfrie verktøy som mobiltelefoner er ypperlige for turmøter i parken.
Hvis du velger å ta med en enhet, må du forsikre deg om at du har nok batterikraft til å vare hele tiden - det er ikke noe verre enn å gå tom for juice i det mest uhensiktsmessige øyeblikket. Sett en påminnelse på telefonen din om å koble til enhetene dine minst en time før du drar ut, eller hvis du konstant glemmer å koble til enheten, kan du investere i en bærbar lader.
Til slutt, vurder Wi-Fi-situasjonen. Hvis du skal på en kafé, kan du dobbeltsjekke på Yelp at den tilbyr gratis internett (og skann vurderingene for å se om noen har klager på at den ikke fungerer). Hvis du er på vei til et annet kontor, kan du ringe kontorsjefen på forhånd for å finne ut Wi-Fi-passordet - du vil kunne hoppe over det vanskelige samspillet med å måtte spørre noen som har glemt passordet for lenge siden løp og ta tak i den. Hvis du skal utendørs og absolutt trenger å koble deg til internett, kan du vurdere å få en bærbar Mi-Fi eller koble datamaskinen til telefonen din for tilgang.
Se på agendaen din
Til slutt, løp gjennom møtemålene dine på forhånd, og sørg for at du har dokumentene eller informasjonen du trenger for å gjøre møtet vellykket. Hvis du har en bærbar PC eller et nettbrett, kan du lagre viktige dokumenter i en mappe som er lett å finne, og som ikke krever tilgang til internett (bare i tilfelle!). Hvis du møter ute i en park eller på tur, kan du sende e-postnotater til deg selv for enkel telefontilgang (du trenger ikke å bla gjennom et helt dokument på den lille skjermen mens du fortsatt prøver å kjøre et møte), eller notere ned noen få lapper i forkant for å hjelpe til å rykke hukommelsen.
Du bør også tenke på om du trenger å ta notater under møtet, og hvordan du gjør det. Selvfølgelig, hvis du har den bærbare datamaskinen eller en bærbar PC, kan du notere ting akkurat som om du var på kontoret, men hvis du går rundt, kan du vurdere å ta skrapete notater i en liten notisbok eller bruke snakk-til-tekst for å kommentere møtet på telefonen din. Og hvis du ikke får skrevet noe ned på grunn av plasseringen? Gjør det til en prioritering å sette deg ned i fem minutter så snart du kommer tilbake til kontoret for å skrive ut noe viktig.
Nå som du har kommet med en plan, ta deg et øyeblikk på å visualisere møtet ditt. Gå selv, og sørg for at du ikke har oversett noe du trenger for å ha et vellykket møte uten kontor. Deretter? Kom deg ut herfra! Du vil glede deg over møter mer før du vet ordet av det.
