Da jeg først begynte å jobbe, forsto jeg aldri hvorfor folk hatet møter så mye. Jeg elsker mennesker, jeg elsker idédugnadssamtaler, og jeg elsker en unnskyldning for å ikke stirre på datamaskinen min i flere timer - hvordan kunne de ikke være annet enn gode?
Med tiden begynte jeg selvfølgelig å forstå hvorfor de får en dårlig rap. Fjern det faktum at de fleste møter er ineffektive, om ikke uproduktive og bortkastet tid, det tar rundt 23 minutter og 15 sekunder å bli fokusert tilbake på det du jobbet med før et møte (det er derfor vi er store fans av forvandle unødvendige e-poster).
Som noen som har (og kjenner mange mennesker som også har) hatt dager med back-to-back-møter, vet jeg hvor tøft det kan være å få alt det andre arbeidet ditt blir gjort. Her er noen tips for hvordan du kan komme deg gjennom det beste du kan, hvis avbestilling ikke er et alternativ.
Forbered deg på møtet
Sjansen er stor for at du kjenner et par dager før tiden når du skal ha en dag full av møter. Så bruk den forhåndstiden til å bli organisert.
Forsikre deg om at du har alt du trenger for å presentere eller lede hvert møte. Hvis du er en deltaker, kan du gå gjennom dokumenter eller agendaer som kollegene dine har sendt ut for å få en følelse av hva du trenger å ta med og hva som vil bli diskutert (hvis du ikke har noe av dette, be om det!).
Å vite hva som kommer opp vil redde deg fra å krympe dagen for å finne filer, eller spore informasjon, eller kaste bort mental mental energi på å bli sjokkert over det du lærer
Få arbeidet gjort foran tiden
Se på hva du har kommet opp dagen etter møtet. Er det noe du kan få gjort på forhånd? Ved å jobbe gjennom lunsjen eller bo bare 30 minutter senere enn vanlig dagen før, kan du slå av noen oppgaver og ikke avslutte den møtefylte dagen-følelsen av at du er langt bak.
Planlegg hvordan du kan dra nytte av disse bitene mellom tid
Noen ganger slutter møtene tidlig. Noen ganger begynner de sent. Og noen ganger blir de avlyst. (Og noen ganger bruker programlederen de første 10 minuttene på å prøve å koble datamaskinen sin.)
Gjør deg klar til å bruke de ledige øyeblikkene med omhu.
Lag en liste over alt som kan gjøres på under fem minutter. Gå deretter til den listen (og ikke sosiale medier) når du befinner deg noen minutter til overs.
Blokker av all ledig tid du har
Et annet triks uten hjerner er å fysisk sperre av når som helst mellom møter på kalendere.
Arbeid i møtet (når det er mulig)
OK, jeg gir deg ikke tillatelse til ikke å høre på møtet, men jeg er også klar over at alle gjør dette på et tidspunkt. Og jeg vet også at det oppstår branner som du må ta opp, uansett hvor viktig diskusjonen er.
Så hvis det er en stillhet i samtalen, er du bare en observatør i møtet, eller er du sikker på at du ikke er nødvendig i det øyeblikket, gir jeg deg tillatelse til å takle noen av disse lavthengende fruktene til tider- enten det er å svare på en slakk, svare på en viktig klient-e-post eller fylle ut et raskt dokument.
Egentlig spise lunsj
Hvis det ikke er helt tabu på kontoret ditt, kan du spise lunsj under møtet. Og ta pauser på badet, selv om det betyr å forlate i midten eller løpe sent til neste. Oh, og ta med deg vann og en matbit slik at du ikke føler deg sulten eller dehydrert.
Dette vil bidra til å holde energien oppe slik at du kan takle ting senere (mer om det nedenfor).
Planlegg at det skal være en lang dag
Hvis dagen din blir fullpakket, kan det være verdt å komme inn i tankesettet som du sannsynligvis ikke vil forlate når du ideelt vil. Det suger å måtte jobbe utenfor ordinære timer, men å vite at det kommer vil gjøre det litt mindre vondt.
Avbryt planene dine den kvelden
Når det er sagt, ikke gjør dagen lengre ved å ha planer etter arbeidet. Ikke bare vil dette sette en tidsfrist for hvor sent du kan jobbe, men det vil også bare bety at du avslutter dagen mer utmattet enn nødvendig. Gjør det i stedet til en egenomsorgskveld som er avslappende og stressfri.
Kom inn tidlig
Still alarmen litt tidligere enn vanlig, og kom til kontoret før alle andre. Dette lar deg ha mye distraheringsfri tid til å fokusere før dagen virkelig begynner. Og dette gjelder natteravner også - selv om du kommer tidlig inn og bare bruker den første timen på å lage en oppgaveliste for dagen, vil du føle deg bedre.
Unngå dette i fremtiden
Du kan prøve å følge disse tipsene for å redusere hvor mange møter du må delta på i fremtiden.
Du kan også sørge for å blokkere to til tre timer hver dag for arbeidet ditt , hvis du går tilbake til hele “å blokkere kalenderidéen”. Dette hjelper deg med å sikre at du nesten alltid har tid til å jobbe. Selv om du selvfølgelig må flytte blokkene for å imøtekomme andre mennesker og tidsfrister, er det en flott start.
Ingen tvil om at det å ha en møtefull dag stinker. Imidlertid er det ikke umulig å overleve en dag som denne og fremdeles gjøre jobben din (når alt kommer til alt, hvis jeg kan gjøre det, kan du også).