Å e-post. Enten du administrerer noen få mennesker, et stort team eller bare deg selv, det kan både hjelpe og hindre suksessen din. For, som jeg er sikker på at du har lagt merke til, jo flere mennesker du samarbeider med, jo flere meldinger bygger seg opp, og desto mer utfordrende er det å komme gjennom dem på de fem minuttene du har mellom back-to-back-møter.
Selv om jeg ikke kan vinke en tryllestav og løse dette problemet for deg, kan jeg fortelle deg at jeg fant et system som virkelig fungerer for meg som leder - alt kommer til grunn å ha noen få pålitelige etiketter i innboksen. (Hvis du ikke har noen anelse om hvordan du bruker disse, er her en 101 her for Gmail og for Outlook.)
I motsetning til filtrene jeg bruker til permanent arkivering, er disse tre midlertidige og bare brukt for å trekke oppmerksomheten min til viktige ting. Så snart jeg adresserer meldingen, fjerner jeg etiketten og filen slik jeg normalt ville gjort.
Så uten videre:
1. “BLOCKER FOR ANDRE”
Ja, denne er i alle luer. Jeg endret til og med fargen i innboksen for å gjøre den rød. Hver morgen går jeg gjennom innboksen min for å forsikre meg om at jeg har identifisert kritiske meldinger som krever svar. (Aka: Uten mitt svar kan ikke folk komme videre. I det hele tatt.) Ved å identifisere disse spesifikt, sikrer jeg at jeg ikke prioriterer raske svar fremfor viktige svar.
På slutten av hver dag sørger jeg for at eventuelle gjenværende e-postmeldinger med denne taggen blir behandlet først. Og med unntak av det sjeldne unntaket, melder jeg meg ikke på natten før det er gjort. Ikke bare betyr dette at jeg ikke holder noen, men at jeg kan slutte hver dag med å vite at de mest presserende problemene blir ivaretatt.
2. “Navnet på alle du møter regelmessig”
Jeg har et en-til-en-møte med hver av mine direkte rapporter hver uke, og mens vi holder en løpende agenda i et Google-dokument med ting å diskutere, har jeg funnet ut at noen ganger raske spørsmål eller FYI-er faller gjennom sprekkene.
Det som endret dette for meg, var å lage en etikett for hver person med navnet sitt, for eksempel “For Lindsay” og “For Yusuf.” Når det kommer e-postmeldinger gjennom innboksen min som jeg tror ville være relevant for dem, eller at jeg vil ha en oppdatering på, legger jeg til koden med navnet deres. Da kan jeg i de ukentlige møtene mine gjøre et raskt søk for å se om jeg har snakket med dem om alt før vi slutter. Når det oppdraget er fullført, fjerner jeg taggen.
Mens jeg bruker dette til mine direkte rapporter, kan du bruke det for alle du møter regelmessig, fra din egen leder til markedsføringsteamet til en prosjektleder.
3. “Rask svar”
Jeg har skrevet om dette før, men jeg har funnet det utrolig nyttig å ha en liste over e-postmeldinger jeg kan svare på om fem minutter eller mindre. Når jeg venter på linje med kaffe, tar t-banen noen stopp, eller tidlig for et møte, har jeg nå mitt første stopp (ja, før Twitter eller Instagram) for å forsikre meg om at jeg takler alle forespørsler.
Den beste delen av denne etiketten? Du får føle deg superfull, veldig raskt.
Og det er det, tre enkle etiketter som du enkelt kan sette opp en ettermiddag. Har du noen andre innboks-triks som hjelper deg å administrere? Del dem med meg på Twitter @acav!
