Regjeringen er beryktet for stagnasjon. Når ord som "banebrytende" er ytret, refererer de vanligvis til privat sektor (eller et kunstløp på rom-com tidlig -90). I en bransje som denne, må du ofte spille innhenting før du kan innovere. (Jeg opplevde dette førstehånds da jeg jobbet for å hjelpe avdelingene i New York City med å ta betalinger på nettet - langt inn i Amazonas alder.)
Men hvis du har valgt en karriere i regjeringen - eller andre bransjer med langsom forandring - er sjansen stor for at du er der i navnet til fremskritt. Arbeidet i statlige operasjoner, jobben min var å erstatte gamle, ineffektive prosesser med prosesser som fungerte bedre, raskere og billigere. Noen ganger lyktes jeg, og andre ganger mislyktes jeg utvetydig. Men fiasko er ingenting om ikke en effektiv lærer. Her er noen av lærdommene jeg har lært etter en mer effektiv regjering som kan hjelpe alle som prøver å påvirke endring i møte med stort byråkrati.
1. Søk bedre praksis, ikke beste praksis
Ledelsen snakker har infiltrert selv regjeringens rekker: "La oss utnytte en synergistisk tilnærming for å innovere mot en robust løsning!"
Kanskje favoritten blant en lang liste med disse trette uttrykkene er ideen om beste praksis, en setning som blir kastet rundt som en cowboy på rodeo. Som prosjektleder i New York City regjeringen, var en del av jobben min å undersøke hvordan andre regjeringer og private selskaper klarte et aspekt av driften deres, og avgjøre om vi ville ha noe å tjene ved å gjenskape suksessene. Vi holdt fora og utarbeidet PowerPoint-presentasjoner i massevis, alt i navnet for å finne en praksis, kalle den den beste og lovet å adoptere den for oss selv.
Men som jeg innså, antyder ideen om at noe er det beste at det ikke kan toppes. Det antyder at du har søkt uttømmende. Det forutsetter at anvendelsen av et prinsipp i en setting vil fungere like bra i en annen. Forestillingen om beste praksis er på riktig vei, men hvis du virkelig vil påvirke endring, må du tilpasse målet ditt til bedre praksis. Det er ikke bare semantikk; det er en fullstendig omformering av målet.
Bedre praksis betyr at når den beste praksis er identifisert eller implementert, er jobben din langt fra gjort. Bedre fremgangsmåter tar hensyn til at for å holde deg oppdatert på spillet ditt - enten det spillet er parkvedlikehold, reduksjon av kriminalitet eller noe litt mer privat sektor, må praksisene dine aldri slutte å utvikle seg.
2. Se utover dataene
Tidligere New York City-ordfører Michael Bloomberg twitret en gang: “I Gud stoler vi på. Alle andre har med seg data. ”Vi lever i en tid med datadrevet beslutningstaking. Og dette er i stor grad en positiv utvikling - alt som ikke støttes av tall er bare en mening, en teori som venter på å bli bevist. Problemet er at vi ofte behandler data som faktum, og tall, som George Washington, som ikke er i stand til å lyve.
Dette er langt fra sant. For det første kan de samme tallene brukes til å fortelle forskjellige - til og med motsatte - historier. Hvordan kom de som støttet forbud mot salg av brus over 16 gram? Tall. Og hvordan gjorde motstanderne deres? Ved å bruke de samme tallene i en annen sammenheng. Mens Mark Twain en gang har skjedd, “Fakta er sta, men statistikk mer fleksibelt.” Dessuten er ikke alle regjeringsansatte som samler inn data et vanlig Nate Silver. Mangler i datainnsamling og analyse fører ofte til at vi tolker feil hvilke tall som kanskje prøver å fortelle oss.
Leksjonen: Ja, beslutninger skal være drevet av data, men utelukkende å fokusere på det skjuver en del av bildet, og det er viktig å supplere de kalde, harde tallene med kvalitativ forskning. Hvis du for eksempel vil vite hvordan små bedrifter vil bli berørt av en ny forskrift, kan du spørre dem. Med verktøy som SurveyMonkey kan denne typen canvassing gjøres ved å bruke begrensede ressurser. Det gir nyanser som data ikke kan, og de antyder gråtoner mellom det svarte og hvite.
3. Innkjøp er nøkkel
Du har en idé, lagt ut en implementeringsplan og utviklet et budsjett. Det er den enkle delen. Nå må du overbevise kreftene som skal forandre forandringen. Du kan kalle dette utøvende sponsing, men hva det egentlig betyr er å sikre at personene med myndighet til å håndheve endringen er fullt om bord. Den beste måten å få denne typen innkjøp er ved å presentere meningsfulle anslåtte resultater: dollar som skal spares, papir som skal elimineres, kunder som skal nås med det nye initiativet. Du har kanskje kommet med Porsche av ideer, men selv en Porsche trenger gass for å bevege seg en tomme.
Men innkjøp ovenfra og ned er ikke den eneste typen som vil bane veien for vesentlig endring. Tenk på alle menneskene denne endringen kan berøre, og prøv å unngå å blinde dem med det. La oss si at du implementerer ny teknologi for å fremskynde prosessen som funksjonærmedarbeidere fullfører sin daglige journalføring. Engasjere dette personalet fra starten av, trekke frem frustrasjoner og ideer og innlemme dem i rimelig grad i sluttproduktet. En gruppe mennesker som har blitt lyttet til og inkludert i endringsprosessen, i stedet for å få den pålagt dem, er mye mer sannsynlig å ta endringen i skritt (og til og med hilse den velkommen).
4. Søk endringer som tjener mest, men ikke alle
Her er delen hvor jeg tar tilbake noe av det jeg sa ovenfor. Selv om det er viktig å samle tilbakemeldinger fra en rekke interessenter når du former forandringen du håper å gjennomføre, kan det å prøve å glede alle være en oppskrift på den sakte og smertefulle døden til en ellers solid idé. Overtilpassing var et spesielt hyppig tilbakeslag i teknologiprosjekter jeg jobbet med som prosjektleder. Med bare de beste intensjonene om å utvikle et best mulig produkt, ble teamet ofte sammenblandet i krav som det ville ta en hel uke å bygge, men bare betjene behovene til 2% av brukerne.
Noen ganger må du trekke ut den magiske røde pennen og forenkle. Tenk på publikummet du serverer og de viktigste prioriteringene du ønsker å oppnå. Alt som slår deg som en luksus, eller som forespørsel fra en liten gruppe spesielt høylytte mennesker, bør vurderes som hakkeklossen. Det vil spare deg for tid og penger. Og til syvende og sist er det bedre å glede flertallet ved å levere resultater raskt og effektivt enn å skuffe alle fordi du har druknet i detaljene.
5. Vær tålmodig
Husk til slutt at endring i regjering - eller annen byråkratisk industri - er mulig, men det går sakte. Noen ganger må du vente på at politiske vinder skifter retning. Noen ganger er det lovgivningsprosessen, eller en kontrakt som stadig blir sittende fast i anskaffelseskontoret.
En av de mest gledelige endringene jeg fikk til å ha en hånd i, var at online betalinger prosjekt, bringe New York City avdelinger ut av istiden for papirkontroller og hovedbøker og inn i det nye årtusenet med elektroniske betalings- og regnskapssystemer. Det er på ingen måte sexy, men det sparer byen millioner av dollar. Og det tok hele fire år fra tidspunktet for orienteringsdokumentet fløt over pulten min til et fullverdig program var i gang.
Hvis du handler om hurtigreparasjoner, vil du være hardt presset på å finne dem hvor som helst i landskapet til en regjering (eller på annen måte byråkratisk kontor). Men tro meg: Stor forandring er verdt å vente på. Faktisk er det sannsynligvis grunnen til at vi gjør jobben i utgangspunktet.
