Hvis du skulle spurt karriere, hva de synes om innboksen, ville de fleste sagt at det er et sjelesugende svart hull med oppfølgingsmeldinger, irriterende stabskorrespondanser og nyhetsbrev eller pressemeldinger opp wazoo. Og hvis du også skulle spørre disse menneskene om de noen gang kunne se seg selv komme gjennom hele innboksen hver eneste dag, ville de fleste latterliggjort ideen om en så umulig bragd.
Men den siste uken bestemte jeg meg for å ta på meg en utfordring som ville få de fleste fagfolk til å krympe: Jeg laget en pakt for å komme til innboksen null hver eneste natt før jeg la meg.
Så gjorde jeg det? Svaret er ja. Var det enkelt? Pokker nei.
Selv om jeg ikke tror jeg noen gang vil være i stand til å komme seg ned i innboksen null hver dag i livet mitt, lærte jeg noen viktige leksjoner underveis som vil hjelpe meg å bedre styre innboksen min.
Den største? Ingen av de tingene som hjalp meg mest var banebrytende. Det var strategiene jeg hører gang på gang fra produktivitetseksperter og e-postkunder - det var bare et spørsmål om å implementere dem og følge dem gjennom.
På den lappen, la meg dele noen få ting du faktisk trenger å gjøre for å gjøre innboksen din mindre fryktelig.
1. Sett "Svar på e-post" i timeplanen
Jeg har skrevet om dette før, men en av tingene jeg fant mest effektive når jeg prøvde å komme til innboksen null hver natt var ikke å sjekke innboksen min konstant. I stedet ville jeg blokkere bestemte tidspunkter hver dag for å vie til e-post: for meg, 30-60 minutter om morgenen, til lunsj, og på sen ettermiddag var det god tid til å få ting kvadrert.
Det virker motsatt (jeg var skeptisk med sikkerhet), men ved å fokusere på den ene oppgaven og ingenting annet, klarte jeg å komme meg gjennom raskere enn innboksen. Å ha tidslinjen oppmuntret meg også til å gi meg kraft via e-post i et raskere tempo, i stedet for å dale dally på en jeg ikke har lyst til å svare på eller bli distrahert av en uviktig melding i stedet for bare å slette den.
I tillegg, ved å svare på e-postene mine i bestemte tidspunkter, fikk det meg til å virke som en uendelig oppgave og mer som bare en ting på oppgavelisten min, som var mye lettere å få gjennom. Før denne uken skjønte jeg ikke at innboksen min alltid sto bak i hodet, og jeg var i en evig tilstand av frykt for å sjekke e-postkontoen min hele dagen. Fordi det ble en del av timeplanen min som alt annet, spurte jeg ikke når jeg måtte sende min neste e-post; Jeg fikk akkurat tid til det.
Det var også superfint å "melde seg av" på slutten av en økt og ikke bekymre deg for hva som foregikk i verden av nettområdet.
2. Svar på de fleste e-postmeldinger med en gang
Personlig krever rundt 65-70% av e-postene i innboksen min raske svar som tar meg mindre enn et minutt eller to å skrive. For ofte får jeg en dårlig vane med å bare la dem ligge i innboksen min og si: “Eh, dette er lett. Jeg kommer til dem senere. ”Men som jeg skjønte, det tok meg mer tid og energi å lese dem, behandle dem nok til å bestemme at de var lette nok til å sette av før senere, og så komme tilbake senere og behandle dem igjen for å svare.
Ved å tvinge meg selv til å svare på disse korrespondansene akkurat der og der i løpet av min dyrebare "e-post-svar" -tid, klarte jeg å få flere ting ut av innboksen og utenfor tankene mine - og komme nærmere den unnvikende innboksen null.
3. Pikk andre e-poster til strategiske tider
Jeg installerte endelig Boomerang-appen på Gmail forrige uke etter at en veldig travel venn av meg fortsatte å insistere på at jeg skulle få den (“Det er en livredder!” Fortsatte hun å si). Og jeg må innrømme: Hun hadde rett.
Boomerang lar deg ganske enkelt planlegge når e-post vises i innboksen. Selv om det kan høres ut som juks for å bare planlegge alt for senere ("Jeg kom til innboksen null i kveld ved å planlegge 45 e-poster for å vises i innboksen min i morgen!"), Er poenget å være strategisk med hvordan du bruker den.
For eksempel, som medstifter av et populært nettsted for høgskoleopptak, sender ansatte på videregående skoler meg stadig essaysutkast for å redigere, noe jeg liker å gjøre. Imidlertid er det ikke morsomt å ha de utkastene som sitter i innboksen min i flere dager om gangen, og jeg har ikke tid til å redigere dem det andre de vises. I stedet brukte jeg Boomerang for å planlegge dem til å komme tilbake når jeg hadde mer tid til å redigere dem (i mitt tilfelle, det er på fredag ettermiddag).
Å kunne planlegge hva som kom inn i innboksen min da utgjorde en enorm forskjell i produktiviteten min og hvor mye jeg klarte å få gjort.
For en annen måte å gjøre dette på, skrev innboksgeniet Alex Cavoulacos her om et system for strategisk å håndtere e-poster som krever forskjellige nivåer av innsats ved bruk av etiketter og mapper. Når vi snakkar om det:
4. Bruk etiketter eller mapper
Merk mine ord: Ikke bruk innboksen din som et slags deponi for å dumpe alle e-postene dine. bruk etiketter, faner eller mapper (hva e-postleverandøren din kaller dem) for å organisere og arkivere alt du mottar på riktig måte.
Jeg har over 30 forskjellige etiketter på e-postkontoen min, og selv om det kan høres besettende eller spesifikt ut, hjelper det meg raskt å hente meldinger jeg trenger og arkivere ting når jeg er ferdig med dem, noe som gjør at innboksen virker veldig mindre skremmende.
For eksempel, akkurat nå har jeg et par frem og tilbake korrespondanser som skjer med noen av mine ansatte fra The Prospect . I stedet for å bare legge igjen de pågående e-postene i innboksen min hele tiden, har jeg sendt dem inn under de respektive Prospect-relaterte mappene, slik at de bare dukker opp hvis det kommer en ny melding. Dette fjerner fysisk innboksen min av ting jeg allerede har taklet, noe som gjør at andre ting igjen føles mye mer håndterbare.
5. Avslutt abonnement på e-postlister
Dette tipset er ganske selvforklarende: Bli kvitt all fluff. Går du bare rett til søppelboksikonet i innboksen når visse nyhetsbrev kommer? Bare avslutt abonnementet. Og ikke engang trekke "Men jeg kan lese dette senere!" Unnskyldning. Min tommelfingerregel er at hvis jeg sletter et nyhetsbrev tre ganger på rad, melder jeg meg av på stedet.
Jeg har personlig lest mange nyhetsbrev for forskjellige spillejobber, så for å komme meg gjennom slagordet brukte jeg Boomerang for å finne mer praktiske tider for nyhetsbrev jeg likte å vises i innboksen, og jeg meldte meg ut av alt annet.
Ved å ta meg av disse e-postlistene, hindret jeg meg i å motta flere titalls flere e-poster hver dag. Før følte jeg at jeg brukte halvparten av innboksen min bare på å slette nyhetsbrev og andre masse e-postlister, som jeg ikke lenger trenger å bekymre meg for. Det føles som om innboksen min handler om personlig e-post som er rettet spesifikt til meg, og nyhetsbrevene jeg oppbevarte er ting jeg faktisk ser frem til å lese.
Ser jeg tilbake på eksperimentet mitt, var det verdt det å prøve og komme til innboksen null hver dag?
Jeg tror det korte svaret er nei, du skal ikke bevege himmel og jord for å se det oh-så-nydelige “Ingen ny mail!” -Banneret i Gmail hver eneste natt før sengetid. Imidlertid beviste dette eksperimentet for meg at jeg ikke trengte å ha dusinvis (om ikke hundrevis) e-postmeldinger som satt i innboksen min til enhver tid; det var måter å kutte ned på meldingene og derfor kutte stresset på e-post indusert. Jeg er nå mer klar over at å svare på e-post ikke trenger å være et evig arbeid - det er bare et hakk på min daglige oppgaveliste, noe som igjen gjør at jeg føler meg mindre engstelig for det.
Ved å endre e-postvanene mine, gjorde jeg hele prosessen med å motta og sende e-post mye enklere for meg selv - og jeg sparte mange tid på å gjøre det. Nå som ikke elsker det?
