"Bli kvitt alt papiret."
Jeg var en prosjektleder som jobbet i New York City Mayor's Office, og dette var oppgaven jeg fikk til å utføre. I et byråkrati med hundretusenvis av ansatte, tusenvis av papirbaserte prosesser og et begrenset budsjett for ny teknologi, ble jeg bedt om å utvikle en plan for digitalisering omtrent alt.
Dette var et skremmende prosjekt hvis jeg noen gang hadde sett et. Det var faktisk nesten umulig gitt de begrensningene jeg jobbet innenfor. Men jeg kunne ikke kaste hendene opp og si nei. Jeg hadde en jobb å gjøre, og jeg måtte begynne et sted.
Eliminering av prosjektpapirer var ikke en utvalgt suksess. Det var faktisk nærmere en ukvalifisert fiasko. Hvis du går inn på noe kontor i New York City i dag, vil du definitivt finne papir stablet opp på pulter, i innbokser og utboks og resirkuleringsbokser.
Likevel lærte prosjektet meg mer om hvordan man kan begynne på en overveldende oppgave enn noen suksess jeg noen gang har hatt. Slik lærte jeg å ta noe tilsynelatende uoverkommelig og takle det i bitt-store biter.
1. Ta oversikt over det store bildet
New York City har dusinvis av avdelinger, som hver har dusinvis av divisjoner, som hver har sine egne interne prosesser. Det er papir som allerede finnes i arkiver og esker, og papir som fremdeles skal opprettes når kunder og ansatte fyller ut skjemaer og applikasjoner. Det var umulig for meg å vite hvor jeg skulle begynne før jeg tok oversikt over alle papirskapende prosesser der ute. Hvilke produserte mest papir? Hvilke lånte seg til digitalisering, og hvilke hadde kompliserende faktorer, som behovet for å ta imot penger? Hvilket ville gi den største smell for laveste dollar?
Jeg brukte noen få uker på å canvassing hver avdeling for å få en følelse av omfanget av arbeidet. Å gjøre denne første vurderingen kan bidra til å definere omfanget ditt, så vel som hva som hører hjemme og utenfor det. Det kan hjelpe deg med å kommunisere til høyere personer bredden av oppgaven og få tilbakemeldinger om hva de bryr seg mest om. Og det hjelper deg å navigere deg frem til et logisk utgangspunkt.
2. Finn et eksempel på suksess på en mindre skala
Når det gjelder eliminering av prosjektpapir, hadde helseavdelingen nylig påtatt seg et prosjekt for reduksjon av papir som ble bedt om et kontor. De ville ikke ta alle papirene sine med seg hvis de ikke måtte, men de visste ikke hvilke de skulle ta og hvilke de skulle legge igjen. Så de implementerte et flerfase prosjekt: Definer hva som lovlig måtte beholdes, ødelegge det som ikke gjorde det, og skann noe som det ikke var nødvendig med en papirkopi for. De hadde implementert teknologien og personalet for å få det til, og de hadde resultatene å vise for den.
Én størrelse passer ikke alltid for alle, og nye hensyn oppstår når du øker omfanget til et bestemt prosjekt. Men et eksempel på suksess tilbyr ikke bare velprøvde metoder for å oppnå det samme målet du er ute etter å oppnå, det kan også tillate deg å lære av andres feil. Det gir en modell du kan bruke som utgangspunkt. Du må kanskje endre, utvide eller tilpasse den slik at den passer til dine egne mål, men det er lettere å reagere på noe enn å starte fra et helt tomt lerret.
3. Identifiser den lavthengende frukten
Ja, "lavt hengende frukt" er sikkert på en liste over overbenyttet kontorsjargong et sted, så la oss kalle det hva det er: de enkle tingene. Ting som koster minst og tar minst mulig tid å gjøre. Når det gjelder eliminering av prosjektpapir, betydde dette ting som å bli kvitt foreldet papirarbeid, lage enkle skjemaer på nettet og avhende poster lenge forbi utløpsdatoen.
Det er noen få grunner til å starte med de enkle greiene. For det første gir det deg noen hakk på beltet. Denne følelsen av bevegelse fremover, minimal som den kan være, er en viktig psykologisk gevinst. Det gir deg fart, drivstoff for det mer utfordrende arbeidet som ligger foran oss. Og for det andre lar den deg demonstrere fremgang for prosjektets interessenter, og generere tro på din evne til å levere fremtidige faser av arbeidet.
4. Legg ut de største hindringene
Selv når du krysser av for de små suksessene, er det viktig å ta den følelsen av en umulig utfordring og bryte den inn i konkrete hindringer. Uten å navngi dem, er det så mye vanskeligere å utvikle strategier for å overvinne dem. I en verden av papir eliminering, var en hindring kompleksiteten i å fange data lagt inn i en online-skjema, og en annen imøtekommende juridiske krav til elektroniske signaturer.
Å legge ut disse hindringene kan føre til oppdagelsen at en opplevd hindring ikke er en så stor utfordring som du først antok. Alternativt kan det få frem en viktig veisperring du tidligere hadde trodd å være mindre. Når du vet hva hindringene er tidlig, vil du forhindre at du blir blindsided når du allerede er dypt. Det kan også hjelpe deg å samle ressursene du trenger for å takle dem, enten det er politisk støtte, finansiering eller ekspertveiledning.
5. Fase ut arbeidet
Den kinesiske filosofen Lao Tzu sa berømt, “en reise på tusen mil begynner med et enkelt trinn.” Det er også riktig at en reise på tusen mil består av fire mindre reiser på 250 mil eller 10 reiser på 100 mil. Å dele det skremmende prosjektet ditt i håndterbare faser gjør det til mye mindre skremmende. Og det gir deg realistiske midlertidige milepæler å sikte på mellom trinn ett og trinn utført.
Forsøk på å digitalisere papirbaserte prosesser i myndighetene i New York City, det var flere alternativer for å avvikle arbeidet. En tilnærming var å takle et visst antall avdelinger om gangen. En annen var å starte med å bestemme hvilket papir som kunne elimineres, fortsette med å implementere teknologien for å digitalisere den, og avslutte med å trene ansatte og annonsere den nye teknologien til kundene. Den mest logiske måten å fase ut en overveldende mengde arbeid vil variere avhengig av arten av selve arbeidet, men det er alltid verdt å ta tak i før du kommer for dypt inn.
6. Angi forventninger
Uansett hva du gjør, ikke lov å overdrive det du ikke er sikker på at du kan levere. Be om hva du trenger for å få det til. Og hvis du ikke kan få tak i det - enten det er mennesker, penger eller teknologi - så forklar måtene som kan påvirke tidslinjen din. Noen ganger vil en leder be om noe uten nyansert forståelse av arbeidet som kreves for å oppnå det, men når du har trukket sammen vurderingen din og identifisert hindringene, er du i stand til å kommunisere denne nyansen.
Å riste på hodet og løpe i den andre retningen er en vanlig, og noen ganger berettiget, reaksjon på de mest overveldende prosjektene. Men det er garantert at du ikke kommer noe sted. Til og med den mest skremmende oppgaven kan krangle med de rette utsiktene, en solid forståelse av arbeidet som ligger foran oss og et sett med realistiske og oppnåelige milepæler du kan sjekke ut på veien.
