Det er en spesiell form for lidelse som følger med å forlate et møte og føle deg enda mindre sikker på hva poenget med det var enn da du gikk inn (i så fall trenger noen denne veiledningen for å kjøre effektive møter, denne malen for agendaen eller denne artikkelen) beskrive når du virkelig bør planlegge det møtet).
Selv om saken ikke er så ekstrem - kanskje du hadde en stimulerende og engasjerende samtale - er det fortsatt skuffende hvis ingenting ser ut til å komme ut av det. Men det er en enkel løsning: e-posten etter møtet.
”Det overordnede formålet er at det skal holdes ansvarlig for de samme forventningene. Så du har et team på samme side som jobber mot de samme målene, som holder ting effektive og produktive og også holder frustrasjoner nede, sier Heather Yurovsky, en karriere-trener i Muse og grunnleggeren av Shatter & Shine. "Ingen liker å føle at de satt i et møte som hadde god fart, og så skjer ingenting etterpå."
Les videre for alt du trenger å vite om å sende den perfekte e-posten etter møtet - slik at du aldri er ansvarlig for å hindre fremskritt på hva du måtte møte om.
Hvem bør sende e-posten etter møtet?
OK, kanskje dere alle er inne på ideen om en oppfølgings-e-post. Men hvordan vet du om du er den som burde sendt den?
Ofte er det åpenbart. Hvis du arrangerte møtet, opprettet agendaen og kjørte saken, er sjansen stor for at du skulle være den som lukker løkken med en missiv postmøte.
"Vanligvis er det klart på slutten av møtet hvem som er ansvarlig, men noen ganger er det ikke, spesielt hvis det kanskje er et nytt prosjekt som ingen avdelinger teknisk eier ennå, " sier Yurovsky. "Du vil bare sørge for at du ikke går av som du bjeffer på andre mennesker, og at det virkelig kommer fra den rette personen som folk kommer til å lytte til og respektere eierskapet og fristen."
Hvis det er en mer tvetydig situasjon, bør du tenke på om det er fornuftig av deg å gå opp til oppgaven. "På slutten av møtet, hvis det ikke er helt klart hvem som er ansvarlig for det, og du føler deg utstyrt til å sende den e-posten etterpå, så løft hånden din og si 'Hei, glade for å sende ut e-posten etter møtet, med mindre det er noen annet som føles som det er mer passende å komme fra dem, 'sier Yurovsky. “Så du melder deg frivillig. Du kaller ikke noen ut for å legge det på dem, men du gir også andre mennesker muligheten til å si 'Å nei, jeg tror det faktisk må komme fra Joe.' ”
Hvem skal inkluderes?
Når "fra" -feltet er avgjort, er det på tide å tenke på "til" og "cc" -feltene. Forsikre deg om at du sender lappen til alle møtedeltakerne, inkludert alle som var på invitasjonslisten, men kanskje ikke var i stand til å delta. Så tenk på om det er noen du innså at burde vært med på møtet, så vel som andre interessenter som trenger å ta grep eller ha synliggjøring om emnet. Til slutt, hvis du har å gjøre med flere seniorkolleger, kan du vurdere å kopiere assistentene deres.
Når skal den gå ut?
"Det er best å sende rapporten så nær å komme ut av møtet som mulig, " sier Yurovsky. “Hvis møtet er på slutten av dagen og du vil vente til det første neste morgen, er det greit, men jo nærmere du er møtet, desto mer momentum skapes og det begynner ikke å falle til bunns av folks hauger. ”
Med andre ord, overvei den oppsummeringen som en forlengelse av møtet og send den av mens diskusjonen fremdeles er fersk i hodet og alle andres. Hvis du på forhånd vet at du vil være den som takler dette elementet, kan du til og med planlegge fremover ved å sperre av tid på kalenderen din rett etter møtet for å få det til.
Hva skal det inkludere?
"Hensikten med e-posten er å få alle på samme side, " sier Musees karrierertrener Kristina Leonardi. Men hva som egentlig går ut på for å få det til "avhenger av møtets art og hva er intensjonen, hva er målet?" Sier Leonardi.
"Hvis det var et spørsmål eller en utfordring som ble behandlet og møtet løste problemet eller utfordringen, kan det være litt som en takk og selv gratulerer, " forklarer hun. Eller "det kan være å avklare roller og retning i et bestemt prosjekt eller de påfølgende tiltakstrinnene som må tas og hvem som skal ta dem."
Som en generell retningslinje, bør du tenke på å gjøre noe av eller alt av følgende:
- Takk folk for deres tid og krefter
- Oppsummering av viktige punkter dekket eller diskutert under møtet
- Oversikt over handlingsvarer og eiere samt tidsfrister for disse neste trinnene
- Vedlegg eller lenke til relevante ressurser og dokumenter
- Å invitere folk til å stille spørsmål eller møte på nytt
Leonardi oppfordrer deg til å holde den kort og søt. Men selv omfanget av e-posten avhenger av møtet. Hvis du kommer ut av et standard månedlig teammøte eller et relativt raskt og rutinemessig prosjektoppdateringsmøte, kan e-posten din gjenspeile det i sin lengde. Hvis du sender en oppfølgingsanmerkning etter et to timers styremøte eller en dypt dykkestrategiøkt, vil det se litt annerledes ut. Det samme gjelder tonen din.
"Du vil alltid være høflig, selv om det er en rask e-post du sender ut, " sier Yurovsky. "Du vil også skrive ikke bare tonen i organisasjonen, men i selve møtet." Kort sagt, ikke oppsummere et tilfeldig møte med lagkameratene dine i en altfor formell tone og ikke send ut en oversikt til ledere som høres ut som om du snakker med kompisene dine i happy hour.
Som Yurovsky uttrykker det, "å kjenne til publikummet ditt gjør en stor forskjell der."
Er det en mal jeg kan bruke?
Alle høres bra ut så langt? Kult, nå er du sannsynligvis klar til å komme ned på det. Her er en mal du kan bruke helt eller delvis, avhengig av situasjonen.
- - vil fullføre innen
- - vil fullføre innen
- - vil fullføre innen
- - vil fullføre innen
Hva med et eksempel?
Her er hvordan det kan se ut i praksis:
- Vi trenger klarhet og ytterligere opplæring rundt salg av det nye produktet for å lykkes i 3. kvartal, i tillegg til noe nytt sikkerhetsmateriell for intern og ekstern bruk
- Siden delingstaktikker i dette møtet føltes som så nyttig, vil vi teste ut å ha to ukentlige koser for å videreføre triks og tips oftere
- Sett opp og kjør treningsøkt - Jackie er ferdig innen 20. juni
- Lag et ark for internt bruk - Rob er ferdig innen 25. juni
- Oppdater presentasjonsmateriell for ekstern bruk - Jorge vil være ferdig innen 30. juni
- Sett opp gjentagende kramninger - Quinn vil være ferdig innen 1. juli
