For noen år tilbake gikk jeg inn i en lederstilling der jeg for første gang hadde ansvaret for å føre tilsyn med et team på seks. Med min MBA i hånd og grundig analyse av Myers-Briggs-typen, tenkte jeg at det ville være en lek å administrere og motivere menneskene jeg jobbet med.
Men selv om disse verktøyene viste seg å være nyttige, forberedte de meg ikke helt på en av de vanskeligste delene av å være manager: å gi årlige resultatomtaler. Det viser seg at ledere frykter dem like mye som ansatte gjør! Til tross for vår naturlige motvilje, er anmeldelser en uunngåelig (og viktig) del av jobben, og en kritisk del av teamets vekst. Så hvis du tar sikte på å være en superstjerneansvarlig, er det på tide å bli så god på anmeldelser som du muligens kan.
Her er hvordan du kommer i gang.
Det grunnleggende
Du kan bli fristet til å kaste sammen tilbakemeldinger fra ansatte til uken før en anmeldelse, men du vet sannsynligvis allerede at du ikke burde gjøre det. Du bør behandle prosessen som en årelang aktivitet og tenke på den i god tid. Planlegging vil hjelpe deg med å gi mer omfattende tilbakemeldinger, og når gjennomgangssesongen ruller rundt, vil det ikke være noen overraskelser for deg eller dine ansatte - og det er det du bør strebe etter.
Begynn med å identifisere den beste tiden av året for å gjennomføre vurderingene dine. Finn ut om organisasjonen din har en foretrukket plan eller prosess (de fleste store selskaper gjør), og vurder når budsjetteringsprosessen finner sted eller når du har muligheten til å dele ut bonuser. Hvis du har fleksibilitet, vil du unngå høysvolum i arbeidssesonger, fordi forberedelses- og tilbakemeldingsprosessen kan være krevende og intens, og ingen ønsker å gjøre anmeldelser i den travle sesongen.
Deretter bygger du ut den årlige tidslinjen deretter, og kommuniser timingen til dine ansatte. Ingenting om en anmeldelse - fra innholdet til timingen - skulle noen gang komme som en overraskelse.
La oss si for enkelhets skyld at vurderingssesongen vil være på slutten av året, i desember. Slik ser din årlige plan ut:
Januar (begynnelsen av året)
Angi mål og forventninger
I begynnelsen av året, ha et møte med dine ansatte for å dele dine årlige mål og forventninger til teamet. Deretter må du møte dem individuelt for å sette dine egne resultatmål. Dette sikrer ikke bare at alle er klare på forventningene til året, det gir deg begge en klar oversikt for å følge hver gang du diskuterer resultatene de kommende månedene.
Den beste måten å sette mål på er å bruke SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults-based, T ime-bound) rammeverket. (Trenger du en grunning? Bli orientert om det grunnleggende her.) Og husk at selv om mål skal være spesifikke for hver enkelt persons rolle, bør de også være tydelig på linje med organisasjonsmålene, slik at de ansatte kan se hvordan ytelsen deres påvirker hele teamet.
Etter møtene, skriv opp bedriftens mål og hver ansattes mål, og legg dem i en e-post. Dine ansatte vil sette pris på å vite at de jobber med samme eksemplar som du er, og de vil ha et tydelig veikart som kan følges gjennom året.
Mars, juni og september (hver tredje måned eller månedlig)
Hold Touch-Base-møter
Ledere får ofte panikk over å oppsummere og kommentere folks ytelse under anmeldelser, men sannheten er at ingenting du dekker på det årlige møtet skal være ny informasjon. Snarere bør du spore dine ansattes mål og gi dem tilbakemelding gjennom hele året. Enten du foretrekker å sjekke inn månedlige eller kvartalsvise, forhåndsplanlegge disse møtene på begynnelsen av året, slik at de ikke blir presset til bakbrenneren.
Før hvert møte, utarbeide en kort agenda. Du bør gå gjennom de ansattes årlige mål, diskutere forventningene du har skissert og ta opp eventuelle spørsmål eller tilleggsoppgaver du har. Hvis det er kvartalsvise beregninger eller langsiktige prosjektoppdateringer for gjennomgang, er det nå på tide å gjøre det.
Du vil også ønske å bruke tid på å gi hver person uformell tilbakemelding om hans eller hennes prestasjoner, inkludert å tilby ros der det er nødvendig og ta opp eventuelle pågående eller potensielle problemer. (Ja, dette er den tøffe delen.) En ting jeg har funnet nyttig, er å legge inn kommentarer når det gjelder atferd noen skal starte , stoppe eller fortsette : Kanskje vil du at en ansatt skal begynne å sende deg e-post til andre ledere, slutte å ta lange lunsjpauser, eller fortsett å snu i prosjekter før fristen. Gjør dette til en samtale, og be hver ansatt om å dele sine egne tanker og spørsmål.
Etter hvert av disse møtene, lager du notater for det du diskuterte. Stol på meg - når slutten av året ruller rundt, vil du være glad for å ha disse merknadene som hjelper deg med å oppsummere året og huske hva du har diskutert med folk i de første par kvartalene.
Oktober / november (to måneder før gjennomgang)
Be dine ansatte om å forberede seg
Et par måneder før de faktiske gjennomgangene, planlegg datoer for offisielle møter med hvert teammedlem. På dette tidspunktet bør du også be dem begynne å samle en sammenstilling av årsresultatene. Begynn med de offisielle skjemaene bedriften din vil at du skal bruke, eller opprette dine egne, ved å be hver ansatt om å lage et sammendrag av hans eller hennes viktigste jobbansvar, nåværende prosjektarbeid og en oversikt over mål og prestasjoner.
Det kan også være nyttig å la hver ansatt gjennomføre en skriftlig egenevaluering. Dette hjelper ikke bare de ansatte til å føle at de har noe å si i prosessen, men det utfordrer dem til å ta en ærlig titt på sin egen arbeidsatferd, noe som er nyttig når du snakker om resultatene deres. De beste egenevalueringene inkluderer 6-10 åpne spørsmål, for eksempel: Hvilke prestasjoner er du mest stolt av i år? Hvor har du gått bort fra forventningene og målene til teamet eller deg selv? Hva er områdene dine for vekst, og hvordan adresserer du dem? Er det ting lederen din kan gjøre for å støtte din fremgang og suksess ytterligere?
November (Six Weeks Before Review)
Forbered deg som leder
I mellomtiden bør du bruke månedene før vurderinger på å sammenstille dine egne notater og resultater for hver ansatt. Begynn å samle både kvantitative mål for de ansattes resultater, som salgsrapporter, samtaleposter og fristerapporter, så vel som kvalitative tiltak, som kan inkludere tilbakemelding fra klienter og kunder eller din personlige observasjon. Trekk ut notatene du tok i løpet av året i touch-base-møtene dine.
Et vanlig verktøy er 360-graders gjennomgang, som er basert på ansattes egenvurdering og fagfellevurderinger, samt overlegne og underordnede tilbakemeldinger. Du kan finne en veldig enkel versjon på HowsMyWork.com eller en mer omfattende versjon på Inc.com. Ikke nøl med å tilpasse disse malene for å imøtekomme dine egne behov.
Når du gjennomgår resultatene, kan du spørre deg selv følgende: Oppfyller denne personen sine mål, forventninger og selskapets suksessindikatorer? Hvis ikke, hvorfor - og kan du endre dette? Hvis ja - er det belønninger, anerkjennelser eller større prosjekter du kan tildele for å forsterke stjernene dine? Det er her bonuser kommer inn!
Desember (1 måned før gjennomgang)
Forbered dokumentasjonen
Når du har gjort all forskningen din, er det på tide å samle hver ansattes egenvurdering, all ekstern tilbakemelding og all relevant informasjon - bruk denne informasjonen til å utarbeide evalueringsskjemaer, skrevne brev som forklarer tilbakemeldingen din og snakke poeng for ansiktet ditt- ansikt-diskusjon.
Først må du finne ut formatet eller strukturen du vil bruke. Du har litt fleksibilitet her, men velg en struktur som både føles omfattende og vil hjelpe din ansatt å følge med. Du kan for eksempel strukturere gjennomgangen rundt målene du satte sammen, snakke gjennom dem en om gangen, eller rundt de ansattes store prosjekter, gå prosjekt for prosjekt og diskutere relevante mål mens du går.
Uansett hvilket format du bestemmer deg for, vil du identifisere begge områdene for bekreftelse og oppmuntring, så vel som eventuelle bekymringsområder (eller områder der en ansatt kan fortsette å vokse). Velg 2-3 hovedområder å fokusere på for hver kategori, slik at samtalen skal føles substansiell, men likevel fokusert. Utvikle samtalepunkter som støttes av dataene du har samlet, og inkluder deretter for hvert punkt en oppsummering av fremtidsforventningene dine og handlingselementene knyttet til dette målet. (Ansatte - spesielt godt utførende ansatte - hater å komme ut av en anmeldelse følelse av at de ikke fikk noe ut av det, eller at de ikke er sikre på hva de skal gjøre videre. Så selv i områdene der noen har det bra, bør du tenke om neste trinn og fremtidige eller "strekke" mål.)
Med alle disse ressursene i hånden, vil du være klar til å føre en meningsfull samtale med hvert medlem av teamet ditt.
Slutten av desember
Hold møtet for personlig vurdering
Nå er det på tide å sette seg ned med dine ansatte for den offisielle gjennomgangen. Dette er den mest utfordrende delen av prosessen, men den er også den viktigste. Så følg med for neste del av serien vår, hvor du lærer hvordan du gjennomfører en anmeldelse - inkludert innsikt om hvordan du arbeider med forskjellige personlighetstyper og effektivt anmodning om tilbakemelding.
