Jeg vet at det er en million og en forskjellige måter å håndtere de daglige oppgavene dine på med teknologi. Og mens jeg vanligvis har en sunn forståelse for digitale løsninger, har jeg alltid vært noen som klarer oppgavelisten min med god gammel penn og papir. Ikke bare hjelper det meg å være veldig effektiv i løpet av de travle forretningsskoledagene mine, prioritere oppgavene mine og jobbe selv når jeg ikke har celledata, men det er bokstavelig talt ikke noe mer tilfredsstillende enn å krysse av en fullført oppgave av en faktisk til- gjør liste.
Hvis du har hatt problemer med å finne et organisasjonssystem som fungerer for deg, eller du bare vil prøve å kaste den digitale roten og komme tilbake til det grunnleggende, vil jeg anbefale å gi denne metoden et skudd! Slik gjør du det.
1. Skaff deg en ekte, papirkopier
Det første trinnet i å gjøre dette er åpenbart å få verktøyene som fungerer for deg. Det er viktig å bruke en papirkopieplanlegger som matcher din organisasjons- og arbeidsstil. For eksempel bruker jeg Poppin-planleggere fordi de viser en ukeplan på venstre og foret papir til høyre, de passer i vesken min, og de er ganske billige.
Jeg liker å se hele uken på en side, men hvis du liker en annen type visning, kan du sjekke Moleskine, som har massevis av forskjellige formater, eller - hvis du ønsker å bli analog med shoppingene dine også - ta turen til din lokale Barnes & Noble og bla gjennom det enorme utvalget til du finner riktig passform.
2. Liste alle de viktigste forpliktelsene dine for uken
Jeg begynner alltid med å liste opp alle de viktigste forpliktelsene jeg har i min ukeplan, bare for å få en følelse av hva jeg trenger å planlegge. Jeg liker å inkludere både personlige og profesjonelle oppgaver og hendelser for virkelig å få et fullstendig bilde av uken.
For eksempel, hvis jeg må forberede meg på et stort møte på onsdag, men må slutte å jobbe klokka 18 tirsdag for å delta på en bursdagsmiddag, så vil jeg vite at jeg sannsynligvis må jobbe sent på mandag.
3. Skriv ut og prioriter oppgavene dine
Når jeg har begynt å fylle ut kalenderen med de viktigste forpliktelsene mine, deler jeg papirsiden av planleggeren min i fire bokser, med den øvre høyre boksen som representerer viktige / ikke-presserende oppgaver, øverst til venstre representerer viktige / presserende oppgaver, og de to nederste boksene som representerer uviktige / ikke-presserende og uviktige / presserende oppgaver.
Deretter skriver jeg ut alle oppgavene jeg trenger å fullføre for uken, og sørger for å liste dem i den tilhørende boksen. For eksempel går “betale kredittkortregning” alltid i den viktige / presserende boksen, mens “kjøpe vinterfrakk” er i viktig / ikke-presserende.
Dette fungerer som et innebygd prioriteringssystem, fordi det tvinger meg til å identifisere hva jeg trenger å jobbe med og når.
Det er også avgjørende for å ringe opp oppgavene som er uviktige / presserende, som jeg ofte vil prioritere ovenfor viktige, langsiktige ting hvis jeg ikke er forsiktig. For eksempel jobber jeg med tre langsiktige forskningsartikler dette semesteret, som aldri virker like presserende som noe som skulle komme i morgen og lett kan gå seg vill i støyen fra en fullstendig oppgaveliste. Dette prioriteringssystemet tvinger meg til å erkjenne å jobbe med papirene som viktige og begynne å skrive dem på forhånd.
4. Lag en daglig plan (og inkluder nedetid)
All denne ukentlige planleggingen er fin, men hvordan hjelper dette meg å finne ut hva jeg faktisk skal gjøre på en gitt dag? Hver morgen trekker jeg ut et tomt stykke papir (jeg bruker hvitt skriverpapir, men du kunne også skaffet deg en notisbok hvis du ville klassifisere prosessen litt) og gjøre tre ting.
Først skriver jeg ut tidene på dagen fra 08.00 til 23.00 i trinn på 30 minutter og legger inn alle møter, klasser og personlige forpliktelser jeg har. Deretter ser jeg på min ukentlige planlegger og drar ut oppgavene jeg vil fullføre den dagen, og prøver å sørge for å trekke minst ett element fra hver av de fire boksene mine. Til slutt sporer jeg alle oppgavene i kalenderen min, og fyller ut tiden rundt møtene.
Siden oppgaver vanligvis tar lengre tid å gjennomføre i praksis, er min tommelfingerregel å budsjettere 1, 5 ganger den tiden jeg tror jeg vil trenge, bare for å sørge for at jeg får plass til alt i. Jeg sørger også alltid for å bygge ned tid i den tidlige kvelden og en time å gå på treningsstudioet, som begge trenger jeg for å opprettholde sunn fornuft!
5. Kryss av ting
Dette er min favorittdel av prosessen: å krysse av oppgavene når jeg er ferdig med dem. Jeg elsker å bruke fargede penner, bare for å gjøre ting litt morsommere. Jeg holder vanligvis oversikt over den daglige timeplanen, og krysser deretter alle elementene fra den ukentlige oppgavelisten min på slutten av hver dag.
6. Bær over ukomplette gjenstander
På slutten av uken er det viktig å sørge for at uferdige gjenstander blir overført til fremtidige uker, slik at de ikke glir gjennom sprekkene. På søndag kveld setter jeg meg vanligvis ned med en rød penn og krysser ut ufullførte gjenstander om gangen når jeg bestemmer meg for om jeg skal "avbryte" dem eller flytte dem videre til fremtidige uker. Et av skjønnhetene med en papirplanlegger er at du virkelig kan skyve oppgaver du ikke har tid til, fordi du kan skrive dem hvor du vil - jeg flyttet faktisk nettopp "ferieshopping" til den første uken i desember fordi Jeg vet at jeg ikke får tid til det før da.
Jeg vet at denne prosessen kan høres komplisert ut, men å bruke bare 20 minutter per dag på planlegging kan spare deg for timer. Jeg vet at jeg er spesielt utsatt for å kaste bort korte blokker (f.eks. 30 minutter mellom klasser) hvis jeg ikke har tenkt ut hva jeg vil gjøre, men hvis jeg allerede har lagt opp planen, så trenger jeg ikke å tenke to ganger om hva jeg skal gjøre med tiden min.
Håper dette hjelper deg med å bli kvitt litt beslutthetthet, og få gjort flere ting.
