Du sitter i et konferanserom med alle de store sjefene. De møtes for å diskutere det årlige budsjettet, og det er din jobb å legge dem til sak for mer penger for laget ditt.
Problemet?
Mens du er ganske trygg på at alle har en vag ide om avdelingen din, er du ikke så sikker på at alle ser viktigheten av hva du gjør eller måten du gjør det på.
Hvorfor? Det du gjør er ganske spesifikt. Kanskje så mye at dine egne venner ikke helt får det til.
Men selv om det er tilfelle, må du lære hvordan du får folk om bord med arbeidet ditt når du leter etter kutt i selskapets budsjett, møter med noen fra et helt annet felt eller setter opp en ide til en klient.
Slik gjør du det:
1. Bli kjent med publikum
Her ligger et sant "triks for handelen:" Å presentere informasjon handler aldri om programlederen - det handler alltid om publikum.
Så, regel nummer en? Bli kjent med hvem de er: Hva er viktigst for dem? Hva motiverer dem? Hva er bakgrunnen deres? Hvordan foretrekker de å kommunisere? Hvilket “språk” pleier de å bruke?
For eksempel, hvis du er en ingeniør og du må selge konseptet ditt til en gruppe fagfolk, kan du prøve å fokusere på den økonomiske verdien av produktet ditt - hvorfor det vil spare dem for penger, hvor mye det er verdt i forhold til markedet, hvordan du har veid kostnadene ved å lage den.
Ved å forstå hvem personen (eller personene) du snakker med, er du i stand til å bruke deres vanlige kunnskaper eller erfaringer til å bestemme hvordan du best skal forklare ideen din.
Selvfølgelig er dette enkelt når du har tid til å forberede deg til et møte, men hva om du blir kjent med noen for første gang, som på et nettverksarrangement?
Vel, du kan alltid spørre dem - noe som: "OK, før jeg forklarer videre, hvor mye forstår du om?"
Deretter, etter å ha låst publikum, bør du gjøre følgende …
2. Velg ”det ene” de skal forstå
Et kjent forsøk på å formidle veldig sammensatt informasjon var en militær orientering om Afghanistan i 2010. En general ble vist et diagram som forklarte den amerikanske militærstrategien, men som New York Times sier i en artikkel om hendelsen, fant han ut at den så mer ut "Som en skål med spaghetti."
"Når vi forstår det lysbildet, har vi vunnet krigen, " var generalens svar på å dechiffrere denne informasjonen.
Som dette morsomme eksemplet fra det virkelige liv antyder, hvis noe er for komplisert - også, prøver å takle for mye på en gang - er det mest sannsynlig at folk blir forvirret av det, eller verre, glemmer det.
Så hvordan kan vi til og med oddsen for å gi deg en bedre sjanse til å gjøre kompleks informasjon minneverdig, og gi publikum en bedre sjanse til å behandle nevnte informasjon?
Det kommer ned på å stille deg selv disse to spørsmålene:
- Hvis publikum bare vil huske en ting om forklaringen min, hva er da “en ting?”
- Og hvorfor skal publikum bry meg om denne "en ting?"
Dette skaper øyeblikkelig fokus for deg å velge og velge informasjonen du leverer (og hvordan du leverer den), og gjør det mer sannsynlig at publikum får det du prøver å si.
3. Gi eksempler på kontekst og bruk
Du har forsket, du kjenner spillerne og vet hva som får dem til å krysse av. Du har en enorm klarhet i hva den "tingen" du vil at teamet skal huske er. Det vi fremdeles trenger å gjøre er å levere den informasjonen på en måte som er troverdig, men tydelig.
Bare å si at "Jeg hadde denne nye ideen, og det vil spare oss for tid og krefter, og jeg trenger X-budsjett for å få det til", kan få folk oppmerksomhet, men det kommer fortsatt til å være (mange) spørsmål.
Det er her kontekst kan være din beste venn. Måten du rammer inn i informasjonen din betyr noe - språket, begrepene og eksemplene du velger å bruke vil ha stor innvirkning på hva publikum husker og forstår.
Så, male et verbalt bilde. For eksempel, i stedet for å bruke eksemplet over, kan du kanskje si noe sånt som: “Hva er en ting ingen liker å gjøre? Tids- og utgiftsrapportering. Vi har 50 teammedlemmer som gjør det, og det tar i gjennomsnitt en time per uke, per person. Det er 50 timer vi kan bruke på viktigere prosjekter. Vi kan redusere den bortkastede tiden med 75% hvis vi bevilger noe av budsjettet vårt til å ansette noen til å gjøre dette for oss. ”
Ved å dele den informasjonen gjør du problemet håndgripelig og løsningen tiltalende.
4. Se på språket ditt
Når du bruker lange, tekniske ord kan virke imponerende, hjelper det sjelden noen å forstå hva som blir sagt.
Så velg å bruke enkelt, dagligdags språk. Unngå alle forkortelser, sjargonger eller høyt nisje-fraser langs de samme linjene. Når det er umulig å unngå, må du sørge for å definere eventuelle komplekse vilkår.
Å bryte ned komplekse ideer kan være veldig utfordrende, spesielt hvis du jobber med noen som har null kontekst om arbeidet ditt. Men så lenge du fokuserer på den viktigste informasjonen, sensurerer språket ditt for mer dagligdags samtale og gir dem litt kontekst, er du godt på vei til å få dem på samme side som deg - og overbevise dem om å løpe med idé.
