Gratulerer! Du har fått gjennom den vanskelige delen: å ansette en ny direkte rapport for å bli med i dine rekker. Forhåpentligvis begynner de snart, og du kan komme i gang med alle de spennende målene du har satt deg for dem i deres nye rolle.
Men før deres første dag kommer, er det noen ting du som leder bør gjøre for å forberede deg på å ønske en ny ansatt velkommen med åpne armer. Noen er mer logistiske - som å finne ut hvor de sitter og hva de skal jobbe med den første uken - mens andre handler om å sikre at personen føler seg verdsatt, inkludert og komfortabel med å komme inn i et nytt arbeidsmiljø. Faktisk er mange av disse tipsene hentet fra ting vi gjør her på The Muse når nyansatte blir med i teamet vårt.
Her er hva du trenger å gjøre i uken før de kommer.
1. Koble til dem på LinkedIn
Du skal jobbe tett sammen, så hvorfor ikke slippe dem inn i ditt profesjonelle nettverk? Du vil absolutt ikke være nødt til å uønsket be om dem etter måneder med å sitte ved siden av dem hver dag.
I tillegg er dette en flott mulighet til å ønske dem velkommen før de til og med har kommet inn på kontoret. Når du ber om å koble til, kan du ta med en fin lapp på linjen til:
Eller
2. Lag et Onboarding-dokument
Dette er sannsynligvis det viktigste trinnet å ta når du ansetter noen nye. Dette dokumentet vil være personens redningsflåte når de befinner seg i sin rolle. Den skal omfatte:
- Dine mål for personens første 30, 60 og 90 dager
- En oversikt over oppgavene du forventer at de skal eie eller overta
- Eventuelle relevante dokumenter, lenker, kalendere eller pålogginger de trenger
- Eventuelle møter de forventes å delta i de første ukene eller regelmessig
- Navn, kontaktinformasjon og bakgrunn for teammedlemmer og kolleger de vil jobbe med
Til syvende og sist, jo mer du dokumenterer jo bedre - på den måten svarer du proaktivt på alle spørsmålene de måtte ha.
I mange tilfeller kan det til og med være fornuftig å få personens direkte lagkamerater til å bidra med informasjon om prosjekter de skal jobbe sammen eller burde vite om. Dette gir din nye ansettelse lowdown, samtidig som du lar andre direkte rapporter føle deg mer involvert i trening av sin nye lagkamerat.
Heldig for deg, vi har den perfekte ombordmalen du kan jobbe med. Opprettet av vår grunnlegger og president Alex Cavoulacos, og dette er malen vi ofte bruker for å hjelpe våre nyeste teammedlemmer å bli lokalisert.
3. Skriv ned de første spørsmålene
Hodet ditt svømmer sannsynligvis med ideer, spørsmål og muligheter for denne nye ansatte.
I stedet for å la tankene slippe unna, kan du starte et dokument for å notere alt som kommer opp i tankene. Du kan finne at du ikke vil ha behov for eller ønsker å adressere dem når personen faktisk starter, men hvis du har skrevet dem ned vil du føle deg trygg på at du har dekket alt.
4. Skyte dem en e-post
De beste sjefene gjør dette! Hvorfor? Som Muse-skribent og redaktør Stav Ziv påpeker, gikk den nye ansatte sannsynligvis bare gjennom en utmattende strek med å gi beskjed og gå over fra sin siste rolle. Og "som en leder som ønsker at denne personen skal slå bakken, vil du tydeligvis hate at den skinnende nyansatte skal starte på en stressende lapp."
Å sende en e-post før de begynner å formidle hvor glad du er for at de blir med på laget, vil gjøre dem så mye mer begeistret for deres neste eventyr. Det kan dekke noen viktige ting, også. Selvfølgelig vil du ønske dem velkommen til teamet, men du kan også bruke den lappen - hvis HR ikke allerede har gjort det - for å adressere deres offisielle ankomstdato og tid, diskutere selskapets kleskode eller kultur, be om relevante dokumenter som pass eller ID, eller til og med gi en oversikt over deres første dagsplan.
Selvfølgelig bør du alltid avslutte med å fortelle dem at du er glad for å svare på spørsmål de har før de begynner. Som noen som har vært på den andre siden, er jeg sikker på at du vet hvor skremmende det kan være å starte en ny jobb med null kontekst. Så gjør det veldig enkelt for dem å føle seg komfortable med å gå inn døra den første dagen.
om hvordan e-postadressen skal se ut (og bruk den nyttige malen!).
5. Få deres plass i orden
Dette kan kreve litt IT-hjelp, men sørg for at alt teknisk er kvadratet bort. Når du gjør dette nå, sparer du fra å bruke tre timer på dag én på å finne ut hvordan du kan slå på den bærbare datamaskinen.
Har de en datamaskin klar for dem, og blir den ladet og oppdatert? Har de satt opp en e-postkonto? Hva med å sette opp ditt interne chatsystem eller andre viktige programmer de trenger tilgang til?
Er skrivebordet ditt rent og tomt? Er du sikker på at du har flyttet ut alt som tilhører den siste personen som satt der? Er det noe annet utstyr - et tastatur, mus, USB, ekstra skjerm, skjøteledning eller arkivskap - det kan hende du trenger det du kan tilby?
Dette er mest sannsynlig den første ansattes første stopp når de ankommer, så gjør det til et innbydende sted. Det er aldri vondt å kaste noen selskapssvenner, deres favorittbit eller til og med et kort signert av teamet!
6. Send over relevante dokumenter
Disse kan være inkludert i e-posten din til den nye leien, men det kan også være fornuftig å dele dokumenter du vil at de skal gjennomgå på forhånd i en egen e-post. Dette kan være bedriftens ansattehåndbok og fordelspakker eller teamets onboarding-dokument.
Uansett, gi personen kontekst slik at de vet hvorfor du deler disse dokumentene, hva de betyr for sin rolle, når du forventer at de skal se over dem, og hvis de trenger å forberede noe.
(Åh, og selvfølgelig, sørg for at alle disse ressursene er oppdaterte og nøyaktige før den nye leien din graver seg inn i dem.)
7. Finn et kontor "Mentor"
Kanskje firmaet ditt har et kompisprogram. På The Muse får hver nye leie en "Muse Buddy" fra et annet team som de tar kaffe med den første uken for å snakke om selskapskulturen vår og blande seg utenfor kontoret.
Hvis det ikke er noe formelt system på plass, kan du vurdere å sammenkoble din kommende nye ansettelse med en "mentor" utenfor teamet ditt - det kan være noen de kanskje ikke jobber med direkte eller noen i en helt annen avdeling.
Dette hjelper den nye leien umiddelbart til å bli kjent med andre i selskapet, og det gir dem også et annet utsalg for å stille spørsmål de kanskje er redd for å få til en leder de knapt kjenner. Å ha en tredjepartskontakt kan lette noen av bekymringene deres og la dem være mer åpne og nysgjerrige på bedriftens kultur og arbeidsflyt.
Bare vær sikker på at den du velger er tilgjengelig og ivrig etter å være mentor - ingenting er verre enn å koble din nye leie til noen som umiddelbart spøker dem.
8. Blokker av tid på din egen kalender, og sett viktige møter
Akkurat som du trenger å forberede din nye leie for å bli ombord, må du også forberede deg på å gjøre ombord.
Å trene en ny ansatt tar tid - tid du vanligvis bruker på ditt daglige ansvar. Så det er smart å proaktivt sette av spor når du skal jobbe tett med denne personen, slik at du kan måle hvordan du får resten av arbeidet ditt gjort.
Ikke bare bør du planlegge minst ett-til-en-møte hver dag den første uken for å sjekke inn om fremdriften, men også gi deg tid til eventuelle treningsøkter de trenger for å delta på det du vil være med.
Hvis du gjør dette, kan du reservere konferanserom eller andre ressurser du trenger. Hvis du for eksempel går ombord på en ekstern ansatt, vil du forsikre deg om at videochatten din fungerer, og at dere begge har et rom for å snakke privat. Eller, hvis du trenger å sløyfe inn et tredje teammedlem (eller flere), bør du sjekke og se om de er tilgjengelige for å møte den dagen.
9. Planlegg en team lunsj / kaffe / drinker
Å treffe bakken løping er en prioritet, men det er også å bli kjent med din ansatt som person (med et liv utenfor arbeid!) - og la resten av teamet ditt også bli kjent med dem.
Planlegg en utflukt (eller to) for laget ditt for å ta lunsj, kaffe eller drikke sammen, slik at det er på alles kalender i forkant. Du kan holde det intimt med bare ditt direkte team, men hvis det er et mindre selskap kan du vurdere å invitere andre avdelinger du jobber med også til å bli med.
Dette handler ikke om å vise frem det nyeste talentet ditt, men snarere gi den nye ansatte en mulighet til å binde seg med kollegene utenfor kontoret. Og å være den typen sjef som verdsetter kameratskap og moro like mye som hardt arbeid. Hold praten til ikke-arbeidsrelaterte emner (men hold det passende). Hvis du trenger noen samtalestartere, kan du sjekke ut disse fantastiske spørsmålene du blir kjent med.
Da jeg startet, dro hele redaksjonen til en hyggelig lunsj, og vi har gjort det samme for andre nye teammedlemmer siden. Ikke bare var det en godbit å spytte på firmakortet, men det knuste også øyeblikkelig ubehageligheter vi følte overfor hverandre.
Sjekk alle disse tingene fra listen din, så vil den nye medarbeideren starte på et best mulig notat - og det vil du også!
