Sosialt nettverk fortsetter å få større popularitet i disse dager, men likevel er e-postmeldinger det mest endelige alternativet for meldinger, og overgår alle andre elektroniske kommunikasjonsformer, selv i denne moderne verden fylt med tonnevis av apper. Administrering av e-poster kan virke å være en dyr funksjon, spesielt for små og mellomstore bedrifter, og flere administratorer ser etter kostnadseffektive løsninger for det samme.
Mange bedrifter synes det er en vanskelig oppgave å kjøre sine egne e-postservere på grunn av spammers utilsiktede innsats for å sende utgående spam og pounding massiv innkommende spam via e-postserverne. Siden de fleste av selskapene som står overfor slike problemer, er små til mellomstore, er de ofte mangelfunksjonelle tekniske løsninger for å konfigurere og kjøre en e-postserver riktig og håndtere slike trusler. Det er derfor flere bedrifter outsources deres behov til eksterne tjenesteleverandører til en betydelig kostnad.
Men det handler ikke bare om kostnaden alene; outsourcing disse kravene kan ikke synes å være en dyr affære, men det kommer også med skjulte risici.
4 Risiko for Outsourcing Mail-servere
- Virksomheten mister kontrollen over sin egen postsikkerhet. Outsourcing-firmaet administrerer serverbasert autentisering og kryptering, noe som kan kreve ekstra kryptering for sensitiv kommunikasjon, men det er ikke i hendene til bedriftseieren lenger.
- Vilkårene for outsourcing selskapet, til tider, kan tillate det å skanne e-postinnholdet for å bidra til å målrette annonsering, og dermed utgjøre enda høyere konfidensialitet og personverninntrengningsrisiko.
- Deling av e-postserveren med andre bedrifter kan forårsake leveringsproblemer når en person i det andre selskapet sender spammeldinger via e-postserveren. Dette kan øke risikoen hvis outsourcing selskapet ikke er i stand til å oppdage spam og blokkere det.
- Den største hindringen er at et annet selskap kan se alt innholdet i meldingen. Noen ganger kan meldingsinnholdet lagres på outsourcingfirmaets servere på ubestemt tid. Disse ulemper er betydelige.
For små bedrifter som krever konfidensielle og pålitelige e-postsystemer, kan det være en tøff beslutning å avgjøre om de skal outsource eller ikke. Det er mulig for små bedrifter å kjøre en spamfiltrert og sikker e-postserver ved å følge disse retningslinjene.
Velg en god Internett-leverandør eller nettleverandør
Når du velger en Internett-leverandør, må du kontrollere at den har mulighet til å håndtere misbruk og spamproblemer. Hvis du administrerer din egen e-postserver, er det svært viktig at din ISP ikke tillater misbruk og spam for å trives på nettverket. For å sikre at vertsleverandøren eller leverandøren av Internett-leverandører håndterer disse problemene på nettverket, er det mange ressurser for å verifisere omdømmet til domener og IP-adresser.
Avvis innkommende spam så mye som mulig
Det er mange domener databaser og IP-adresser som kan senke innkommende spambeløpet når postboksene uten å blokkere legitime e-postmeldinger. Disse databasene kan brukes fritt hvis volumet av e-post er ikke veldig høyt. Imidlertid er det viktig å bruke disse på riktig måte.
Sett et stopp for utgående spam
Spam utslipp er hovedsakelig på grunn av enten en enhet eller person i selskapet som ønsker å sende spam eller et sikkerhetsproblem som lar andre sende spam ved hjelp av din IP-adresse.
Det er ingen teknisk løsning for det første tilfellet, men alle markedsføringsmedarbeidere burde vite at alle e-postadressene som brukes til å sende i bulk, burde ha spesielt ønsket om å motta e-postmeldinger om produkter med en bekreftet opt-in-prosess.
Det andre tilfellet er mer vanlig. Det meste av spam skyldes sikkerhetsproblemer som tilhører en av disse kategoriene: malware trojanere og virus, åpen relé, kompromitterte kontoer og kompromitterte webservere. Disse problemene bør behandles ordentlig for å hindre spamproblemer.
Logovervåking
Tilbring litt tid eller opprett automatiske mekanismer basert på e-posttall for å overvåke e-postserveren din. Oppdagelse av et problem og gjennomføring av korrigerende tiltak så snart som mulig før omdømmet til domenet eller IP-adressen begynner å bli forverret, kan faktisk redusere hendelsenes innvirkning på vanlig poststrøm.
En intern postserver er absolutt et mer levedyktig alternativ for små bedrifter. Hvis det tas alvorlig hensyn til konfidensialitets- eller personvernproblemer, må man velge sin egen e-postserver. Hvis de ovennevnte punktene tas i betraktning, bør det ikke være overveldende å kjøre din egen e-postserver, men da er det alltid enklere sagt enn gjort.
En optimal løsning kan være å finne en pålitelig e-postleverandør, som sikrer 100% konfidensialitet, pålitelighet, og samtidig sparer du smerten i å administrere din egen e-postserver.
