Å bestemme hvilken EDMS-pakke som er riktig for arbeidet du gjør er nøkkelen til å implementere dokumenthåndteringsprosedyrer på kontoret. La oss ta en titt på de fem største pakkene der ute og veie deres fordeler og ulemper før du kjøper.
Vault Samarbeid
Autodesk Vault Collaboration leveres i to smaker: Vault for AEC og Vault for Manufacturing. Avhengig av hvilken type arbeid du gjør, vil en av disse definitivt gi deg alle EDMS-verktøyene du trenger. Siden Vault er et Autodesk-produkt, kan du være trygg på at de er fullt utviklet og tett integrert med riktig Autodesk-designprogramvare. Hvert program har utvidet funksjonalitet hvis du bruker AutoCAD-vertikaler som din primære designpakke. Det betyr ikke at Vault er begrenset til å jobbe med disse programmene, det er det ikke. Vault integreres med MicroStation og hele Microsoft Office-produktlinjen, men den sanne styrken ligger i hvor godt det knytter seg til de ulike Autodesk-designpakker.
Teamet mitt jobber i Infrastruktur-feltet, og Civil 3D er vår viktigste designprogramvare. Med det for øye, bytter vi hele firmaet av Meridian og over til Vault AEC Collaboration på grunn av de ekstra fordelene det gir oss i å dele data på tvers av filer som ingen annen EDMS-programvare kan tilby. Siden Civil 3D lager all sin designinformasjon (justeringer, overflater, etc.) i en enkelt tegning, må du manuelt opprette en datareferanse slik at brukerne kan dele dataene over filer. Vault AEC har den funksjonaliteten allerede innebygd: Når du lukker en fil inne i sivil 3D, går Vault inn og spør om du vil dele den designinformasjonen med alle andre tegninger i Vault-prosjektet. Ett klikk på en knapp og det som en gang var en forvirrende manuell prosess, ble gjort på en konsekvent og effektiv måte.
Det finnes dusinvis av andre integrasjoner mellom Vault og AutoCAD-produkter, som automatisk kobling til Sheet Set Manager, slik at du kan generere hele tegningssett i ett trinn og få tittelblokkene og dekselarkene oppdateres automatisk når du endrer prosjektegenskaper og legger til eller sletter filer. Vault er en veldig kraftig og tilpassbar EDMS-pakke, og det blir min høyeste anbefaling for alle som bruker Autodesk-produkter med jevne mellomrom.
Meridian Integrasjon
Meridian Integration er en meget kraftig EDMS-pakke som har noen av de mest avanserte integrasjonsfunksjonene som er tilgjengelige på markedet. Meridian jobber med omtrent enhver større programvarepakke du har på systemet ditt, og det har et høyt utviklet grensesnitt med alle de store CAD-systemene der ute. Selv om det ikke fokuserer på noen bestemt AEC-industri, har Meridian veldig gode generiske kontroller for integrering med standard AutoCAD, MicroStation og andre utkastspakker. For å bevege seg utover det, har Meridian igjen åpnet et programmerbart brukergrensesnitt som du kan bruke til å tilpasse programmet for å få tilgang til nesten alle funksjoner innenfor disse CAD-systemene.
At skalerbarheten er en av Meridians styrker; Du kan virkelig tilpasse programmet til din egen arbeidsflytprosess med bare litt programmering. Hvis du ikke har en programmerer på stab, tilbyr de fleste forhandlere tilpasning til rimelige priser. Vi har brukt dette programmet på vår nåværende posisjon i den bedre delen av et tiår, og vi har klart å sette sammen noen realtidsbesparende funksjoner med minimal investering. Prosjektflytting, batchplotting, elektroniske signaturer og et halvt dusin andre tilpasninger har spart oss utallige tusenvis av fakturerbare timer.
Meridians evne til å spore endringer i en fil, lage sikkerhetskopier og revisjoner med ett enkelt klikk, og å se og røde filer uten å måtte åpne selve tegningen, er fantastiske verktøy. Jeg vil advare deg selv om at det er et komplekst system og det er en bestemt læringskurve som er involvert i å få brukerne dine til å trives med det. Meridian er veldig Autodesk Inventor fokusert, men det er så konfigurerbart at det tilpasses det til ulike bransjer, er ikke noe problem i det hele tatt. Når du arbeider med Inventor, gjør det imidlertid en fantastisk jobb med å lage deler kataloger, sporing av komponent revisjoner og bygge visualisering filer. Hvis Inventor er ditt primære designprogram, er Meridian definitivt pakken for deg.
Dyktig
Adept fra Synergis Software er en fullverdig Engineering Document Management Software som har alle standard kjerneprosedyrer du sannsynligvis vil finne i et avansert EDMS-system. Det muliggjør full metadata-konfigurasjon av egendefinerte felt, sjekker inn / ut av dokumenter av brukere, versjonskontroll og revisjonsstier for å holde oversikt over hvem som gjorde hva og når, til alle filene dine.
Adept fokuserer tungt på produksjonsindustrien og integrerer med programmer som Inventor og SolidWorks, noe som betyr at Adept har muligheten til å koble direkte til tegningsobjekter som attributter og blokkere navn for å generere deler og regninger med materialelister automatisk. Adept har også en integrert klient som går inn i en hvilken som helst AutoCAD-programvare for å gi brukerne direkte tilgang til prosjektfilstrukturer uten å måtte forlate AutoCAD. På samme måte har Adept identisk integrasjon i Bentleys MicroStation produktlinje.
Fordi det er så sterkt fokusert på produksjon, er Adepts integrasjon med SolidWorks fra Dassault-systemer en av de sterkeste komponentene. Brukere kan få tilgang til deler og enheter, kjøre statusforespørsler på dem, til og med søke gjennom flere revisjoner og automatisk oppdatere komponenter av deres design gjennom Adept-oppgavelinjen, som løper helt inn i SolidWorks.Gjennom den ruten kan du bla gjennom alle deler eller samlinger og sveve over den med musen for å få verktøytips som viser gjeldende status for hver del. Du kan også høyreklikke på hvilken som helst fil i databasen for å åpne / redigere den uten å måtte forlate den åpne filen. Det er en stor tidsbesparende: Du kan endre brikker av designen din i fly og umiddelbart se de endringene som er reflektert i dine overordnede planer uten å måtte lukke en fil.
Adepts eneste negative er også det største positive: det er virkelig ment for produksjonsindustrien. Hvis det er din verden, kan Adept være den rette EDMS for deg. Hvis du arbeider hovedsakelig i en hvilken som helst annen AEC-bransje, kan du kanskje unngå denne pakken og se etter noe bedre egnet til det du gjør.
AutoEDMS
AutoEDMS fra ACS Software er en Engineering Document Management Software som kan appellere til mindre firmaer. AutoEDMS har standard innsjekking / ut, arbeidsflyt, revisjon og tittelblokkkoblingskontroller som du forventer å se i en hvilken som helst EDMS-pakke, men utover det, holder det ting ganske enkelt. AutoEDMS har ikke avanserte data og deler som kobler til at mange av sine konkurrenter har, og den bærer heller ikke de avanserte og tilpassede verktøyene til de større programmene. Det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. Noen ganger er et enklere grensesnitt alt du trenger, så hvorfor kjøpe et program som gir deg mer enn du noensinne vil bruke?
AutoEDMS er mer et generisk dokumenthåndteringssystem, som gir grunnleggende kontroll over en sentral database for lagring og manipulering av filer i stedet for å fokusere på bransjespesifikke designpakker. Den integrerer med AutoCAD, MicroStation, SolidWorks og andre lignende produkter, men det gir ikke den fullstendige dataforbindelsen som andre EDMS-pakker gjør.
Hvis du ønsker å flytte inn i en EDMS for første gang, kan dette være et godt valg for deg. Det enklere grensesnittet får staben din komfortabel med de grunnleggende konseptene for dokumentbehandling uten å forvirre emnet med dusinvis av avanserte funksjoner som du kanskje aldri trenger. Start med mindre programvare, som denne, og gi deg selv og dine ansatte tid til å bli komfortabel i et EDMS-miljø før du går til en mer robust pakke som spesialiserer seg i din bransje.
Kontroll Central
Innhold Central fra Ademero er mer en rett dokumenthåndteringspakke enn et EDMS-system, men siden det gjør det mulig å lagre og få tilgang til alle filtyper ved hjelp av deres eget program, har jeg besluttet å inkludere det her. Content Central er et utvidet filhåndteringssystem som lar deg beholde alle filer i en definert prosjektmappestruktur og tilordne utvidet informasjon til hver fil i den strukturen. Den har standard inn-og ut-funksjoner og har verktøy for automatisk filnavn og indeksering.
I motsetning til de fleste andre EDMS-pakker har Control Central også funksjonalitet innebygd for skanning av dokumenter og ved hjelp av automatiske gjenkjenningsfunksjoner for å avgjøre hva de er og hvor de går innenfor prosjektet ditt. Det kan være en veldig fin funksjon for å håndtere fakturaer og kontrakter fra konsulenter og kunder. Dette programmet har også et veldig godt system for overvåking av godkjenninger og for deling / samarbeid på filer med andre brukere.
Fra et teknisk synspunkt er denne pakken noe begrenset. Den har ikke den integrasjonen du måtte ønske med designpakken, og den har ikke en enkel plug-in for å få tilgang til databasen fra annen programvare. Mesteparten av filadministrasjonen er ment å gjøres direkte gjennom Control Central-klienten, som bare lanserer filene dine i programmet som opprettet dem når du dobbeltklikker på dem. Denne programvaren virker mer fokusert på en generell kontorstyringsmodell enn en ingeniør, men den har flotte funksjoner som kan bli vedtatt for en liten til mellomstor AEC-bedrift.
