Postfusjon er et verktøy som forenkler opprettelsen av et sett med dokumenter som er liknende, men inneholder unike og variable dataelementer. Dette oppnås ved å koble en database som inneholder disse dataelementene til et dokument, som inneholder flettefelter der de unike dataene vil bli fylt ut.
Mail-fletting sparer deg tid og krefter ved å automatisere prosessen med å skrive inn standardiserte data-deler, for eksempel navn og adresser i et dokument. For eksempel kan du koble et formularbrev til en gruppe kontakter i Outlook; dette brevet kan ha et fusjonsfelt for hver kontaktadresse og en for den tilsvarende kontaktens navn som en del av brevets hilsen.
Bruk av Mail Merge
Mail-fusjonen, for mange mennesker, fremkaller tanker om søppelpost. Selv om markedsførere utvilsomt bruker brevfusjon for å generere store mengder post raskt og enkelt, kan mange andre bruksområder overraske deg og endre måten du lager noen av dokumentene på.
Du kan bruke brevfusjon til å lage en hvilken som helst type trykt dokument, så vel som elektronisk distribuerte dokumenter og fakser. Hvilke dokumenter du kan opprette ved hjelp av en mailfusjon er nesten ubegrensede. Her er noen eksempler:
- kataloger
- varelager
- fakturaer
- etiketter
- konvolutter
- Og selvfølgelig, bokstaver
Når det brukes smart, kan brevfusjon forbedre produktiviteten din sterkt. Det kan også øke effektiviteten til dokumentene du oppretter. For eksempel ved å tilpasse brev med mottakerens navn eller andre elementer som er spesifikke for hver mottaker, presenterer du et polert, personlig bilde som setter scenen for utfallet du ønsker.
Anatomi av en Mail Merge
En postfusjon består av to hoveddeler: dokumentet og datakilden, også referert til som database. Microsoft Word forenkler arbeidet ditt ved å la deg bruke andre Office-applikasjoner som Excel og Outlook som datakilder. Hvis du har den komplette Office-pakken, bruker du en av applikasjonene som datakilde er enkel, praktisk og sterkt anbefalt. Hvis du bruker kontakter du allerede har angitt i Outlook-kontaktene dine, vil du for eksempel spare deg fra å skrive inn den informasjonen til en annen datakilde. Ved å bruke et eksisterende Excel-regneark gir du enda større fleksibilitet med dataene enn datakilden Word vil opprette.
Hvis du bare har Word-programmet, kan du likevel bruke funksjonen for sammenføyning av meldinger. Word har muligheten til å opprette en fullstendig tilpassbar datakilde som du kan bruke i din fusjon.
Sette opp en postfusjon
En postfusjon kan virke komplisert og komplisert - data-tunge dokumenter som er avhengige av store databaser kan sikkert være. Word forenkler imidlertid oppsettet av en mailfusjon for vanlige bruksområder ved å gi veivisere som går deg gjennom prosessen med å koble dokumentet til en database. Vanligvis kan du fullføre prosessen i færre enn 10 ganske enkle trinn, inkludert å finne og rette feil. Det er færre enn å forberede dokumentet manuelt, ville ta, og med mye mindre tid og stress også.
