Slik holder du PST-filen liten ved å arkivere din gamle e-post

Som bunken med e-post som du holder i Outlook, vokser det vanligvis den tiden det tar Outlook å gjøre hva du vil at den skal gjøre. PST-filstørrelsen begrenser. (PST- eller "Personlige mapper" -filen er selvsagt hvor Outlook beholder alle dataene dine, inkludert kalendere, kontakter og e-postmeldinger.)

En liten PST-fil er en rask PST-fil

Uansett, det lønner seg å holde størrelsen på din hoved PST-fil liten og håndterlig. Du kan få Outlook til å gjøre noe av det ved å bruke AutoArchive. Eller du deler meldingene dine mellom flere PST-filer, som kan være smertefri og rask.

Arkiver gammel post i Outlook og hold PST-filen liten

For å lage et arkiv av gamle meldinger i Outlook, skilt fra PST-filen du bruker hver dag:

1. 1. I Outlook 2007:
      1. Å velge File> Data File Management fra menyen i Outlook.
   2. I Outlook 2016:
      1. Klikk Fil.
      2. Gå til info kategori.
      3. Klikk Kontoinnstillinger.
      4. Å velge Kontoinnstillinger … fra menyen som har vist.
      5. Gå til Data fil fane.
2. Klikk Legg til :
   1. I Outlook 2016:
      1. Skriv inn navnet på arkivet under Filnavn:.
      2. Velg ønsket format under Lagre som type:; Velg vanligvis Outlook Data File.
   2. I Outlook 2007:
      1. Velg ønsket format. Med mindre du kanskje trenger tilgang til dataene med Outlook 2002 eller tidligere, er det trygt å markere Office Outlook Personal Mapper File (.pst).
      2. Klikk OK.
      3. Skriv inn ønsket filnavn.
         1. Årlige arkiver fungerer bra, og navngir PST-filen etter at året er fornuftig. Selvfølgelig kan du velge månedlige arkiver hvis du har mye stor epost for å håndtere eller en annen ordning. Bare vær sikker på at de resulterende PST-filstørrelsene er et sted rundt 1-2 GB. Større filer pleier å være mindre effektive.
      4. Klikk OK.
      5. Skriv arkivet PST-filens ønskede navn under Navn:.
         1. Igjen er det fornuftig å navngi arkivet ditt etter innholdet.
3. Beskytt eventuelt tilgang med et passord.
4. Klikk OK.
5. Klikk nå Lukk.

Flytt e-post til arkivet

For å fylle ut det nyopprettede arkivet PST:

• Dra og slipp hele mappene til rotmappen som nylig vises under Postmapper.
  • Dette er nyttig hvis du allerede har en Arkiv mappe som inneholder, sier alt forrige års e-post. Bare slipp det inn i arkivet PST.
• Alternativt, for å arkivere individuelle elementer:
  • Klikk på rotmappen oppkalt etter arkivet PST under Postmapper med høyre museknapp.
  • Å velge Ny mappe … fra menyen.
  • Skriv ønsket mappenavn.
  • Forsikre Post og post s er valgt under Mappe inneholder: hvis du vil arkivere e-postmeldinger. For å arkivere andre elementer, velg riktig kategori.
  • Klikk OK.
  • Dra og slipp individuelle eller grupper av e-post til den nylig opprettede mappen.
• For å flytte all e-post før en viss dato i en mappe (eller nestede mapper):
  • • I Outlook 2016:
      • Klikk Fil.
      • Gå til info kategori.
      • Klikk Opprydningsverktøy.
      • Å velge Arkiv… fra menyen som har dukket opp.
    • I Outlook 2007:
      • Å velge Arkiv> Arkiv … fra menyen i Outlook.
  • Forsikre Arkiver denne mappen og alle undermapper: er valgt.
  • Marker ønsket mappe.
  • Angi datoen for e-postmeldinger før (for eksempel i årets 1 januar) du vil flytte under Arkiver elementer eldre enn: __ .
  • Bruke Søk … knappen for å velge arkivet PST-fil opprettet ovenfor.
  • Klikk OK.
• Alternativt, komprimer din live PST-fil for å hevde nylig frigjort plass med en gang.

Lukk Arkiv PST-filen

Etter at du har arkivert alle elementene, kan du lukke PST-filen i Outlook:

1. Klikk på rotmappen til arkivet PST under Postmapper med høyre museknapp.
2. Å velge Lukk "___" fra menyen.

Få tilgang til e-post fra en lukket arkiv PST-fil

For å hente meldinger fra en arkiv PST-fil du har stengt:

1. 1. I Outlook 2016:
      1. Klikk Fil.
      2. Å velge Åpne og eksporter.
      3. Klikk Åpne Outlook Data File.
   2. I Outlook 2007:
      1. Å velge Fil> Åpne> Outlook Datafil … fra menyen i Outlook.
2. Fremhev ønsket arkiv PST-fil.
3. Klikk Åpen.

PST-filen og dens mapper vises under Postmapper, klar for handling.