Begrepet gruppevare refererer til flere typer datamaskin-støttede samarbeidende arbeidsmiljøer. Med fokus på interoperabilitet og kollektiv arbeid i en multi-user-innstilling, fungerer samarbeidsprogramvare som en portal som brukerne oppretter og oppdaterer versjonskontrollerte dokumenter, administrerer innhold på Internett, deler ressurser som kalendere og innboks og gir gjennom chat- og meldingsfunksjoner .
I noen tilfeller er groupware et frittstående verktøy, som med OnlyOffice-plattformen for dokumentsamarbeid eller Intuit Quick Base-plattformen for datahåndtering. I andre tilfeller fungerer gruppeprogrammet som et innholdsstyringssystem (som med WordPress) eller som et fullverdig intranett (som med SharePoint).
Begrepet gruppevare dekker både svært bred og svært spesifikke programvare implementeringer. Det som er vanlig for enhver definisjon, er imidlertid at flere enn én bruker samarbeider i samme miljø ved hjelp av de samme verktøyene og prosessene.
Fordeler og funksjoner i Groupware
Gruppeprogramvare tillater både på stedet-arbeidere og geografisk spredte teammedlemmer å samarbeide med hverandre via internett eller et intranett. Disse programvarene gir vanligvis mange fordeler:
- Godkjenning og logging-Standard måter å få tilgang til groupware, logger av hvem gjør hva, poster som oppfyller krav til juridisk oppdagelse
- Kommunikasjon-Chat verktøy, threaded diskusjonsgrupper, private postkasser
- Interaktivt arbeid-Polls, real-time filredigering, delt oppgavebehandling
- synlighet-Central lagring av filer og informasjon eiendeler støttes av et robust søkeverktøy
- Koordinert arbeidsflyt-Prosesser som administreres av gruppeprogrammet som håndterer godkjenninger, vurderinger, korrekturlesning, etc., samt støtte til prosjektledelsesprosesser
- Enterprise Knowledge Management-Internal wikis, beskyttede referansedokumenter, gruppebokmerker, delte passordarkiver, versjonskontrollhistorier
- Sosialt engasjement og omdømmehåndtering-Brukergrupper, profilmerker, profiltilpasning av brukere, gamering gjennom brukernivåer og konkurranser om brukerengasjement
Det er ikke bare store firmaansatte som dra nytte av å bruke groupware. For entreprenører og frilansere, gjør disse verktøyene enkle fildeling, samarbeid og kommunikasjon over prosjekter med eksterne klienter, alt fra komforten til hjemmekontoret.
Ulike gruppeprogramløsninger støtter forskjellige funksjoner. De fleste gruppemiljømiljøer tilbyr ikke alle funksjonene som er oppført ovenfor, men mange tilbyr et delsett i forskjellige kombinasjoner. En utfordring ved å velge riktig groupware-løsning for en gitt virksomhet trenger løgn i å balansere funksjonene hver potensiell plattform tilbyr i forhold til organisasjonens behov.
Gruppeprogramvareeksempler
IBMs Lotus Notes (eller Lotus-programvare per IBMs Lotus-nettsted) var en av de tidligste samarbeidsprogramvarene og brukes fortsatt i mange kontorer i dag. Microsoft SharePoint er en annen stor gruppeware løsning som er veletablert i store bedrifter.
Større omfattende groupware-suiter, utover tilbudene fra IBM og Microsoft, inkluderer:
- G-Suite-Googles plattform med e-post, dokumenter og sosialt samarbeid
- Zoho One - en forretningsfokusert suite for små og mellomstore bedrifter
- Salesforce-en plattform for kundeforvaltning
I tillegg gir et blomstrende økosystem for gruppevarer med målrettede bruksområder fleksibilitet til å forfølge best-of-breed-løsninger for bruk med eller i stedet for en dyrere omfattende gruppeprogramvarepakke:
- Basecamp, et populært betalt prosjektstyringsverktøy
- Huddle, som tilbyr en gratis, men begrenset konto og betalt kontoer
- Xero, som tilbyr et komplett nettbasert regnskapssystem i skyen
- WordPress, en gratis plattform for web-basert innhold
