En av grunnene til at selskapene er nølende med å bruke Microsoft Access, er mangel på forståelse for forskjellen mellom et regneark og en database. Dette fører mange til å tro at sporing av kundeinformasjon, innkjøpsordre og prosjektdetaljer i et regneark er tilstrekkelig for deres behov. Sluttresultatet er at det er vanskelig å opprettholde konfigurasjonskontroll, filer går tapt mot korrupsjon, og ansatte overskriver uheldig relevant informasjon. Med litt kunnskap om kraften og mange bruksområder i en database, er det lettere for små bedrifter å se når et regneark er nok til en jobb, og når en database må opprettes.
Det er viktig å ha en grunnleggende forståelse av hva en database er. De fleste har tilgang til databaser før, som de i det offentlige biblioteket, men bare ved å bruke dem, blir det ikke klart hvordan regneark og databaser er forskjellige. Å bruke noen få minutter å lære om databaser vil bidra til å gjøre sammenligningen klarere.
Data organisasjon
Kanskje den mest åpenbare forskjellen mellom et regneark og en database er måten dataene er organisert på. Hvis dataene er relativt flate, er et regneark perfekt. Måten å avgjøre om et flatt bord er best, spør om hvorvidt alle datapunktene skal enkelt plottes på et diagram eller bord? For eksempel, hvis et selskap ønsker å spore månedsfortjeneste i løpet av et år, er et regneark perfekt. Regneark er ment å håndtere mye av samme type data, som kartlegger fremdriften av noen få viktige punkter.
Til sammenligning har databaser en relasjonsdatastruktur. Hvis en bruker skulle trekke data, ville det være mange poeng å vurdere. For eksempel, hvis et selskap ønsker å spore sin månedsfortjeneste og sammenligne dem med konkurrenter i løpet av de siste fem årene, er det et forhold mellom disse datapunktene, men ikke et enkelt fokus. Å lage et enkelt bord for å rapportere resultater vil være vanskelig, om ikke umulig. Databaser er laget for å gjøre det enkelt for brukere å generere rapporter og kjøre spørringer.
Kompleksitet av data
Den enkleste måten å sammenligne om data skal opprettholdes i et regneark eller en database, er å se på hvor komplekse dataene er. Dette bidrar til å avklare hvordan dataene skal organiseres dersom en bruker fremdeles ikke er sikker.
Regnearkdata er enkle. Den kan enkelt legges til et enkelt bord eller diagram og legges til en presentasjon uten å måtte utelukke informasjon. Det er lett å vedlikeholde som det følger bare noen få numeriske numeriske verdier. Hvis bare noen få rader og kolonner er nødvendig, lagres dataene best i et regneark.
Databaser inneholder mange forskjellige typer data som alle har noe forhold til de andre dataene i databasen. For eksempel beholder selskaper en betydelig mengde data på sine kunder, fra navn og adresser til ordre og salg. Hvis en bruker forsøker å kramme tusenvis av rader i et regneark, er odds bra at den skal flyttes til en database.
Gjentagelse av data
Bare fordi dataene må oppdateres, betyr det ikke nødvendigvis at en database er nødvendig. Blir det samme data som gjentas gjentatte ganger? Og er virksomheten interessert i å følge hendelser eller handlinger?
Hvis datapunkter endres, men datatypen er den samme og sporer en enkelt hendelse, er informasjonen trolig flat. Et eksempel er antall salg i løpet av et år. Tidsperioden vil endres og tallene vil variere, og det vil ikke bli gjentatt data.
Hvis noen deler av dataene forblir de samme, for eksempel kundeinformasjon, mens andre endres, for eksempel antall ordrer og aktualitet for betalinger, blir oddsene sporet. Dette er når en database skal brukes. Handlinger har mange forskjellige komponenter til dem, og prøver å spore dem alle krever en database.
Datas primære formål
Regneark er flott for engangshendelser som ikke krever sporing av mange forskjellige aspekter. For prosjekter som trenger ett eller to diagrammer eller tabeller for en presentasjon før de arkiveres, er et regneark den beste måten å gå på. Hvis teamet eller firmaet må kunne beregne resultater og bestemme prosentandeler, er det her regnearkene er mest nyttige.
Databaser er for lengre prosjekter der data sannsynligvis vil bli brukt igjen og igjen. Hvis det er behov for notater og kommentarer, skal dataene flyttes til en database. Regnearkene var ikke laget for å spore detaljer, bare noen få nøkkel tallpunkter.
Antall brukere
Antall brukere kan ende opp med å være avgjørende for å bruke et regneark eller en database. Hvis et prosjekt krever at et stort antall brukere kan oppdatere data og gjøre endringer, bør dette ikke gjøres i et regneark. Det er mye vanskeligere å opprettholde riktig konfigurasjonskontroll med et regneark. Hvis det bare er noen få brukere som skal oppdatere dataene, vanligvis mellom tre og seks, bør et regneark være tilstrekkelig (selv om du må sørge for å etablere regler før du går videre med det).
Hvis alle deltakere på et prosjekt eller hele avdelinger må gjøre endringer, er en database det bedre valget. Selv om et selskap er lite og bare har en eller to personer i avdelingen nå, kan du vurdere hvor mange som kan ende opp i den avdelingen om fem år og spørre om de alle trenger å gjøre endringer. Jo flere brukere som trenger tilgang, desto mer sannsynlig er en database det bedre alternativet.
Du må også ta hensyn til datasikkerhet. Hvis det er mye sensitiv informasjon som må sikres, tilbyr databaser bedre sikkerhet. Før du gjør flyttingen, må du lese om sikkerhetsproblemene som bør vurderes før du oppretter en database.
Hvis du er klar til å gjøre steget, kan du lese om hvordan du konverterer regneark til databaser for å komme i gang på reisen din.
