Hvis du er en butikkjeier eller en leder, vet du allerede nøyaktig hvor viktig det er å ha den riktige databasen. Fra lager og frakt til ansatte og kunder, vet du at selv en treg dag innebærer mye data vedlikehold. Det virkelige spørsmålet er hvilken type database du trenger? Forhåpentligvis har du ikke forsøkt å opprettholde denne informasjonen i Microsoft Excel. Hvis du har det, vil du kanskje vurdere å starte med en grunnleggende database, som Microsoft Access, slik at du enkelt kan overføre dataene til databasen.
Typen og størrelsen på butikken du kjører, gjør en stor forskjell i hvilken type database som gir mest mening. Hvis butikken din settes opp med jevne mellomrom på bondens markeder, har du svært forskjellige behov enn en murstein og mørtelbutikk. Hvis du selger mat, må du spore utløpsdatoer som en del av beholdningen. Hvis butikkbutikken din er online, må du spore avgifter, frakt og gjennomgangsinformasjon. Det er imidlertid en rekke ting som alle butikkene har til felles, for eksempel inventar og kontantstrøm. For å hjelpe deg med å finne den beste databasen for dine spesifikke behov, er det noen få ting du bør vurdere.
Informasjon å spore i databasen
Kjøre en butikk innebærer sporing av mange forskjellige aspekter. Ikke bare må du holde oversikt over beholdningen, du må sørge for at du har nok måter å vise varene på (for eksempel skuffer, kleshengere, står og saker), forsyninger for å vise prisen på varene, regningene, salgsinformasjon og klientinformasjon. Det er mye å spore, og databaser gjør det enklere å administrere butikken din.
Nettbutikker kan være vanskelig å håndtere fordi det er så mye mer du må spore, for eksempel frakt. En database gjør det betydelig lettere å håndtere alle disse forskjellige aspektene uten å hele tiden henvise til kunden eller salgshistorikken. Du kan til og med eksportere informasjon, for eksempel rapporter, og laste dem inn i databasen din, slik at du ikke trenger å kjempe med problemene med manuell oppføring.
Bestemmer om å kjøpe eller bygge
Enten du bør kjøpe eller bygge en database, er det store spørsmålet, og det avhenger helt av størrelsen på bedriften din og hvor du vil ta den. Hvis du bare er i gang, og du har tid på dine hender (men en svært begrenset mengde penger), er å bygge din egen database en fin måte å gjøre det spesifikke for dine unike behov. Dette gjelder spesielt hvis du nettopp har startet en nettbutikk. Hvis du starter databasen like før du åpner nettbutikkbutikken din, vil du få en mye bedre forståelse av beholdningen og begynnelsen. Dette er fantastiske data for å ha lett tilgjengelig skattesesong, og det hjelper deg å holde deg oppdatert på lager, samt klientdata.
Hvis du har en større virksomhet, spesielt noe som en franchise, vil å kjøpe en database jobbe bedre for deg. Det vil hjelpe deg gjennom alle de tingene du ellers kan glemme. Odds er, du vil ikke ha tid til å opprette og administrere databasen, så det er best å ha alle basene dekket. Du kan alltid gjøre dine egne modifikasjoner når du går.
Finne det riktige databaseprogrammet
Hvis du bestemmer deg for å kjøpe et databaseprogram, må du tilbringe mye tid på å forske på de ulike alternativene. Det finnes et bredt spekter av typer butikker, og databasemarkedet skreddersyr til de unike behovene til de ulike typene. Hvis du jobber med råvarer og matvarer, trenger du tydeligvis noe som hjelper deg med å spore forgjengelige ting. Hvis du har en smykker butikk, må du kunne spore forsikring på de verdifulle delene. For butikker som har en online tilstedeværelse og en murstein og murbruk, trenger du definitivt noe som dekker mange forskjellige vinkler for lager, avgifter, skatter og administrative aspekter av virksomheten. Hvis du selger ut av en bestemt vare, må du vite tidlig, slik at du umiddelbart kan markere den utsolgt for online-delen av butikken.
Før du begynner, tenk på alt du trenger å spore, så sørg for at databasene du vurderer, har disse elementene som et minimum. Det er mange databaser på markedet, så du bør kunne få alt du trenger for en svært rimelig pris.
Opprette din egen database
Hvis du planlegger å lage din egen database, må du avgjøre hvilket program du vil bruke. Microsoft Access har en tendens til å være go-to-programmet fordi det er kraftig og relativt billig. Du kan importere og eksportere data fra din andre Microsoft-programvare (som er utrolig nyttig hvis du har sporet informasjon i Excel). Du kan også laste inn e-post, salgsbrev og annen dokumentasjon (både fra Word og Outlook) til databasen og lag dem til maler. Tilgang har den ekstra fordelen av å ha et betydelig antall gratis maler og filer slik at du ikke trenger å starte helt fra begynnelsen. Du kan hente en gratis mal, og gjør de nødvendige endringene slik at databasen inneholder alt du trenger.
Betydningen av vedlikehold
Uansett hvordan du skaffer databasen din, må du opprettholde den for at databasen skal fortsette å være nyttig for deg. Hvis du ikke holder tritt med ting som lager, adresser, endringer i fakturering eller salgstall, slutter databasen bare å være en annen løsning uten noe formål. Tenk på dataene dine på samme måte som du tenker på bokføringen din. Hvis du ikke følger med alle transaksjonene og endringene, kommer det til å gjøre deg i trøbbel.Du trenger ikke å ha en IT-person til å administrere den i begynnelsen, selv om det kan være svært nyttig. Men jo større butikken din blir, jo mer tid du trenger å bruke til å vedlikeholde og administrere dataene dine.
