Visste du at du kan legge til et beskyttelseslag til viktige Microsoft Office-dokumenter eller -filer? Å gjøre det kan være en viktig beskyttelse, spesielt når du deler den filen med bestemte lesere eller redaktører du samarbeider med.
Når du krypterer digitalt innhold, endrer du språket til gobbledygook som da skal dekodes for å kunne leses.
Du kan gjøre dette for Microsoft Office-dokumenter ved å angi et passord. Dette betyr at bare de mottakere som vet at passordet skal kunne lese dokumentet. Du kan også tilpasse passordinnstillingene slik at enkelte brukere kan redigere dokumentet.
Hvordan sette et dokumentpassord
-
For eldre versjoner av Office-programmer, velg Office-knapp Ikon> Forberede > Krypter dokument. For nyere versjoner, velg Fil > info > Beskytt dokument > Krypter med Passord.
-
Skriv inn passordet du vil tildele og klikk OK.
-
Skriv inn passordet for bekreftelse og klikk på OK.
-
Dokumentet ditt skal nå beskyttes, men det er alltid, men det er alltid en god ide å dobbeltsjekke. Lukk dokumentet og åpne det på nytt. Du bør bli bedt om å skrive inn et passord før du arbeider med dette dokumentet. Hvis du ikke ser dette, må du kanskje prøve disse trinnene igjen.
Ytterligere tips og overveielser
- Vær oppmerksom på at enkelte Microsoft Office-programmer kan følge en litt annen tilnærming. For eksempel, i noen versjoner av Microsoft PowerPoint, bør du klikke påMicrosoft Office knapp>Lagre som > Verktøy (finn dette nær bunnen av Lagre som dialogboksen)> Generelle alternativer > Fildeling > Endre passord. Derfra kan du skrive inn ditt foretrukne passord. Siden denne tilnærmingen er mye mindre grei, foreslår jeg alltid å prøve metoden ovenfor først for et gitt Microsoft Office-program, men hvis du ikke finner passordverktøyene du trenger i det programmet, kan denne tilnærmingen hjelpe.
- For å fjerne passordkryptering, følg den samme sekvensen du gjorde for å angi passordet ditt, bortsett fra at du vil slette passordet ved å klikke i den boksen og backspacing.
- For å angi et passord for de som kan redigere et dokument (som betyr for alle andre, vil det være skrivebeskyttet), velg Kontor knapp eller Fil > Lagre som > Verktøy > Generelle alternativer > Passord for å endre: skriv inn et nytt passord > skriv inn passordet på nytt > OK > Lagre.
- Vær alltid forsiktig når du angir et dokumentpassord. Microsoft kan ikke hente eller låse opp passordet hvis du glemmer hva det er. Så, hvis du er noen som glemmer dine online passord, bør du sannsynligvis begrense hvor ofte du bruker denne funksjonen. Vurder å skrive dokumentpassord ned på et trygt sted.
- Hvis du er interessert i mer detaljert informasjon om Microsofts krypteringsnivåer, kan du finne denne setningen nyttig, som finnes på Microsofts hjelpeside for emnet: "Du kan skrive inntil 255 tegn. Som standard bruker denne funksjonen AES 128-bits avansert kryptering. Kryptering er en standard metode som brukes til å gjøre filen tryggere."
Når det er sagt, vær så snill å vite at dette bare er et lag av beskyttelse. Etter min mening bør Microsoft Office-dokumenter aldri bli ansett som helt beskyttet, selv med et passord.
Tredjeparter har sprakket Microsofts dokumentkryptering i mange år, noen ganger med sikte på å tilby en tjeneste for å hjelpe brukerne til å gjenopprette passordet, selv om Microsoft ikke vil tillate dem. Denne bekvemmeligheten kommer med en bestemt ulempe: betyr at folk som ikke nødvendigvis prøver å hjelpe deg, også kan sprekke disse passordkrypteringene.
Imidlertid kan det fortsatt være en god ide å søke passordbeskyttelse, fordi innsatsen og bekostning av å spre dokumentene kryptering sikkert kan avskrekke slike ulykkelige hacks og tyverier. Det er en balanse mellom å ta forholdsregler der du kan og forstå denne typen dokumentpassordbeskyttelse begrensninger.
