Kriterier målrette visse data i Microsoft Access-database spørringer. Ved å legge til kriterier for et spørsmål, kan brukeren fokusere på informasjon som inneholder nøkkeltekst, datoer, region eller jokertegn for å dekke et bredt spekter av data. Kriterier gir en definisjon for dataene som trekkes under en forespørsel. Når en forespørsel utføres, blir alle data som ikke inneholder de definerte kriteriene, ekskludert fra resultatene. Dette gjør det enklere å kjøre rapporter om kunder i bestemte regioner, stater, postnummer eller land.
Typer av kriterier
Kriterietyper gjør det lettere å bestemme hvilken type forespørsel som skal kjøres. De inkluderer:
- numerisk-Queries basert på et tall, for eksempel en dato, dollarbeløp eller en retningsnummer
- Tekst-Queries basert på tekst, for eksempel land, etternavn eller informasjon fra et kommentarfelt.
- Null-Queries som ser etter oppføringer som har et bestemt felt som er tomt, noe som er nyttig for å sikre at all relevant informasjon er gitt i en database, for eksempel for lagerbeholdning eller opprettholde kundeinformasjon.
- Wildcard-Dette kan være noen av de forrige typene spørsmål. Et wildcard trekker et bredere spekter av data og brukes best når en bruker er usikker på den bestemte datoen eller trenger å trekke en rekke data om alle kunder som bestilte en bestemt type tjeneste.
- BetingetBrukes til å trekke data basert på flere typer kriterier. Forutsetningskriteriene er avanserte, og brukere bør bli vant til grunnleggende kriterier før de prøver å bruke betingede kriterier.
Slik legger du til kriterier i tilgang
Før du begynner å legge til kriterier, må du sørge for at du forstår hvordan du lager spørsmål og hvordan du endrer et spørsmål. Når du forstår de grunnleggende, går følgende gjennom å legge til kriterier for et nytt spørsmål.
- Lag en ny spørring.
- Klikk på kriterier for raden i designruten hvor du vil legge til kriteriene. For nå, legg bare til kriteriene for ett felt.
- Klikk Tast inn når du er ferdig med å legge til kriteriene.
- Utfør spørringen.
Undersøk resultatene og kontroller at søket returnerte data som forventet. For enkle spørringer kan det til og med redusere dataene som er basert på kriterier, ikke eliminere mange unødvendige data. Å bli kjent med å legge til ulike typer kriterier, gjør det lettere å forstå hvordan kriteriene påvirker resultatene.
Kriterier Eksempler
Numeriske og tekst kriterier er trolig den vanligste, så de to eksemplene fokuserer på dato og sted kriterier.
For å søke etter alle kjøp gjort 1. januar 2015, skriv inn følgende informasjon i Query Designer View:
- Felt - skriv inn dato
- Bord - skriv inn kjøp
- kriterier - skriv inn 1/1/15
For å søke etter kjøp i Hawaii, skriv inn følgende informasjon i Query Designer View.
- Felt - skriv inn land / region
- Bord - skriv inn klienter
- kriterier - skriv inn Hawaii
Slik bruker du jokertegn
Wildcards gir brukerne muligheten til å søke mer enn en enkelt dato eller et sted. I Microsoft Access er stjernen (*) jokertegnet. For å søke etter alle kjøp gjort i 2014, skriv inn følgende.
- Felt - skriv inn dato
- Bord - skriv inn kjøp
- kriterier - skriv inn som "* 14"
For å søke etter klienter i stater som begynner med "W", skriv inn følgende.
- Felt - skriv inn land / region
- Bord - skriv inn klienter
- kriterier - skriv inn som "w *"
Søker etter null og nullverdier
Søker etter alle oppføringer for et bestemt felt som er tomt, er relativt enkelt og gjelder både numeriske og tekstforespørsler.
For å søke etter alle kunder som ikke har adresseinformasjon, skriv inn følgende.
- Felt - skriv inn adresse
- Bord - skriv inn klienter
- kriterier - Tast inn ""
Det kan ta litt tid å bli vant til alle mulighetene, men med litt eksperimentering er det enkelt å se hvordan kriterier kan målrette mot bestemte data. Generering av rapporter og løpende analyser er betydelig enklere med tillegg av de riktige kriteriene.
Betraktninger for å legge til kriterier for å få tilgang til spørringer
For de beste resultatene må brukerne tenke på hva som må inkluderes i dataene. For eksempel:
- Hvilke typer resultater trengs? Spørringer kan kjøres på numeriske verdier, datoer, tekst og nullverdier.
- Hva er den enkleste måten å få mest detaljerte data på? Brukere som bare er interessert i leveranser gjort i løpet av et år, og som deres beste kunder var på samme tid, trenger bare en spørring som trekker data og inkluderer kundenavn og dollarbeløp for ordrene. Brukere som ønsker å trekke data på nye kontrakter basert på de nyeste markedsføringskampanjene, trenger noe mer komplisert. spørringen må vurdere flere forskjellige felt.
- Hva er minst mulig data? Dette bestemmer hvor mye som skal inkluderes i spørringen, noe som begrenser de nødvendige kriteriene.
- Er det et eksisterende spørsmål som kan endres? Når du først starter med Access, er svaret nei, men det er best å begynne med å se over eksisterende søk ettersom databasen blir mer robust.
- Er det sannsynlig at denne spørringen må trekkes igjen? Dette hjelper med å avgjøre om spørringen skal lagres og lagres for alle brukere som kanskje trenger det.Selv om et selskap kun drar data for 2015, kan jokertegn brukes i den lagrede versjonen, slik at spørringen kan resirkuleres.
