Den kraftige tekstbehandling Microsoft Word finnes i de fleste kontorer, men det er ikke ment å være et sidelayoutprogram som Microsoft Publisher. Det kan imidlertid brukes til å lage noen enkle publikasjoner som normalt vil bli generert ved hjelp av sidelayoutprogrammer. For noen brukere kan Word være det eneste verktøyet for desktop publishing de trenger, eller det kan tjene som en erstatning for budsjettinnstilte.
Fordi Word er utformet hovedsakelig for tekstfokuserte dokumenter, kan det brukes til kontormaskiner som hovedsakelig består av tekst, for eksempel faksark, enkle flygeblad og ansattes håndbøker. Grafikk kan legges til teksten for enkle flygeblad. Mange bedrifter krever at deres daglige former som brevpapir, faksark og interne og eksterne skjemaer finnes i Word .doc-formatet. En ansatt setter dem opp og kjører dem på en kontorskriver etter behov.
Det kan være fint før du vil sette opp noe så komplisert som et nyhetsbrev, som har kolonner, tekstbokser, grenser og farger. For å gå utover det grunnleggende formatet 8,5 med 11 tommers ren tekstformat, er det nødvendig å sette opp Word, slik at du kan arbeide med tekstbokser.
Klargjøre et Word-dokument for tekstbokser
- Åpne et nytt dokument som er like stort som papiret du planlegger å skrive ut nyhetsbrevet på. Dette kan være letter- eller juridisk størrelse eller 17 x 11 tommer hvis skriveren kan skrive ut det store arket.
- Velg Utsikt fanen og sjekk rutenett merk av i boksen. Gitteret er ikke-trykk og bare for posisjonering. Juster margenene om nødvendig.
- Også på Utsikt fanen, merk av i boksen ved siden av Hersker å vise linjaler langs toppen og størrelsen på dokumentet.
- Å velge Utskriftslayout utsikt fra Utsikt fane.
Lag en tekstboks
- Gå til Sett inn kategorien og klikk Tekstboks.
- Å velge Tegn tekstboks, som gjør pekeren til et krysshår. Dra med pekeren for å tegne tekstboksen på dokumentet.
- Slett grensen fra tekstboksen hvis du ikke vil at den skal skrives ut. Velg grensen og klikk på Tegneverktøy Format fane. Å velge Shape Outline > Ingen oversikt.
- Legg til en bakgrunnsfarve i tekstboksen hvis du vil ha en. Velg grensen til tekstboksen, velg Tegneverktøy Format fan og velg Formfylling. Velg en farge.
Gjenta prosessen for så mange tekstbokser som du trenger på siden. Hvis tekstfeltene har samme størrelse, kan du bare kopiere og lime inn flere bokser.
Skriv inn tekst i tekstboksen
- Velg tekstboksen og skriv inn informasjonen som skrives ut der.
- Formater teksten på samme måte som en Word-tekst. Velg skrift, farge, størrelse og eventuelle attributter.
Klikk utenfor tekstboksen for å plassere et bilde som du normalt ville. Endre bildets tekstbryterinnstilling til Square, og endre størrelsen og plasser den på nytt.
Tips for å pynte et Word-dokument
- gradienter. For å legge til en gradient i en tekstboks (i stedet for en solid fargetone), velg den ytre grensen til boksen og velg deretter Tegneverktøy Format fanen> Formfylling. Velg en farge, velg Formfylling igjen og velg gradient. Velg en lysretning i Lysvariasjoner seksjon.
- DROP SHADOWS. Gå tilHjem > Teksteffekter og typografi > skygge > Skyggealternativer og velg alternativene som gir deg skyggeeffekten du vil ha.
- LINKED TEXT BOXES. Link tekstbokser, slik at teksten flyter fra den ene til den andre når du endrer størrelsen på dem. Velg den første tekstboksen og gå tilTegneverktøy Format fane. VelgOpprett Link knappen, og klikk deretter på den andre tekstboksen.
Ulemper med Word for Desktop Publishing
- Microsoft Word er ikke stedet for å lage logoer eller annen grafikk. Kompatibiliteten med andre programmer er ikke bra, og utskriftskvaliteten er dårlig sammenlignet med bruk av programvare utviklet for dette formålet.
- Bruke Microsoft Word til å formatere et dokument tar lengre tid enn å bruke et sidelayoutprogram fordi du jobber rundt begrensningene i tekstbehandlingsprogramvaren.
