Slik konfigurerer du Excel Front End til SQL Server

Den typiske brukeren er behagelig å jobbe i Microsoft Excel. Hvorfor ikke gi brukerne et verktøy de allerede kjenner, og legg til en forbindelse til ditt SQL Server-miljø. Fordelen med denne tilnærmingen er at Excel-regnearket alltid er oppdatert med dagens data fra backenddatabasen. Det er typisk for brukerne å sette data inn i Excel, men vanligvis er det et øyeblikksbilde av dataene på et tidspunkt. Denne artikkelen vil vise deg hvor enkelt det er å konfigurere et Excel-regneark med en tilkobling til SQL som du kan gi til brukerne.

I dette eksemplet skal vi bruke prøveversjonsdatabasen Adventure Works som Microsoft leverer med SQL Server 2008.

Vanskelighet: Gjennomsnitt
Tid kreves: 10 minutter

Dette er hvordan

Du trenger et par stykker informasjon for å konfigurere Excel til SQL Server-tilkoblingen.

SQL Server Name: I vårt eksempel er SQL Server MTP SQLEXPRESS.
Database Name: Vårt eksempel, vi bruker AdventureWorks databasen.
Tabell eller visning: Vi går etter visningen Sales.vIndividualCustomer.
Åpne Excel og opprett en ny arbeidsbok.
Klikk på Data fane. Finn Hent ekstern data alternativet og klikk på Fra andre kilder og velg Fra SQL Server. Dette åpner veiviseren for dataforbindelse.
Fyll inn servernavnet. I dette eksemplet er servernavnet MTP SQLEXPRESS. Angi innloggingshenvisninger for å bruke Windows-godkjenning. Det andre alternativet ville bli brukt hvis databaseadministratoren ga et brukernavn og passord for brukeren. Klikk på Neste. Dette fører til datatilkoblingsveiviseren.
Velg databasen (AdventureWorks i vårt eksempel) fra Velg databasen som inneholder dataene du vil ha drop down boksen. Forsikre Koble til en bestemt tabell er sjekket. Finn visningen (Sales.vIndividualCustomer i vårt eksempel) fra listen og velg den. Klikk Bli ferdig som bringer opp Importer data dialogboks.
Merk av i tabellen og velg hvor du vil sette dataene (eksisterende regneark eller nytt regneark). Klikk OK som lager en Excel-liste og importerer hele tabellen til regnearket ditt.
Lagre regnearket ditt og send til brukeren. Det fine med denne teknikken er at brukeren din har tilgang til gjeldende data når de trenger det. Mens dataene er lagret i regnearket, er det en forbindelse til SQL-databasen. Når som helst du vil oppdatere regnearket, høyreklikker du et eller annet sted i tabellen og klikker på Bord og så Forfriske.

Tips

Det er veldig viktig at du sørger for at brukeren er riktig oppsett i SQL Server. Dette er tingen som forårsaker problemer i de fleste tilfeller ved hjelp av denne teknikken.
Kontroller antall poster som er i tabellen eller visningen du kobler til. Hvis tabellen har en million poster, kan du kanskje filtrere dette ned. Det siste du vil gjøre er å henge SQL Server.
I dialogboksen Tilkoblingsegenskaper er det et alternativ som heter Oppdater data når du åpner filen. Vurder å sjekke dette alternativet. Når dette alternativet er merket, vil brukeren alltid ha et nytt sett med data når du åpner Excel-regnearket.
Vurder å bruke pivottabeller for å oppsummere dataene.