Utfør en Microsoft Word Mail Merge fra Within Excel

Bruke MicrosoftsMail Merge funksjon, kan du sende det samme dokumentet med små endringer til et stort antall mottakere. Begrepet flette kommer fra det faktum at ett dokument (for eksempel et brev) slås sammen med et datakilde dokument, for eksempel et regneark.

Data for denne opplæringen kan kompileres med de fleste versjoner av Microsoft Excel, inkludert 2007, 2010, 2013, 2016 og Office 365.

Microsoft Words Mail Merge-funksjonen er kompatibel med Word 2010, 2013, 2016 og Office 365.

Word Mail Merge Funksjonen fungerer sømløst med data fra Excel. Mens Word også lar deg lage en datakilde, er mulighetene for å bruke disse dataene begrenset. Hvis du allerede har dataene dine i et regneark, er det ikke fornuftig å skrive inn all informasjonen i Words datakilde.

Klargjøre dataene for Mail Merge

Teoretisk kan du bruke et hvilket som helst Excel-regneark i en Word-postfusjon uten noen spesiell forberedelse. Du bør imidlertid ta litt tid til å forberede regnearket for å optimalisere prosessen for sammenslåing av brev.

Organiser regnearkdataene

Excel-dataene dine bør organiseres pent inn i rader og kolonner. Tenk på hver rad som en enkelt post og hver kolonne som et felt du skal sette inn i dokumentet. Hvis du trenger en oppdatering, sjekk ut en Excel-opplæringsveiledning.

Opprett en topplinje

Opprett en overskriftsrad for arket du har tenkt å bruke til sammenslåingen av posten. ENoverskrift rad er en rad som inneholder etiketter som identifiserer dataene i cellene under den. Excel kan være finjakt noen ganger om å skille mellom data og etiketter, så gjør det klart ved å bruke fet tekst, cellegrenser og cellefarging som er unike for toppruten - dette sikrer at Excel skiller det fra resten av dataene dine.

Senere når du slår sammen dataene med hoveddokumentet, vises etikettene som navnene på sammenslåingsfeltene, så det er ingen forvirring om hvilke data du legger inn i dokumentet.

Det er en god praksis å merke kolonnene i Excel-regnearket ditt, da det bidrar til å forhindre brukerfeil i fremtiden.

Sett alle data på et enkelt ark

Dataene du skal bruke til postfusjonen, må være på ett ark; Hvis det er spredt over flere ark, må du kombinere arkene eller utføre flere fusjoner. Sørg også for at arkene er tydelig navngitt, da du må velge arket du har tenkt å bruke uten å se det.

Tilknytte en datakilde i en Mail Merge

For å forbinde ditt forberedte Excel-regneark med ditt Word-dokument:

1. Klikk på utsendelser tab av bånd.

2. Velg Start Mail Merge knappen for å få tilgang til fall ned.

   Da vi skal skrive dataene våre til et brev for dette eksempelet, velger vi Brev alternativ fra fall ned.

3. Velg Velg mottakere knappen for å få tilgang til fall ned.

   Vi ønsker å importere våre data fra et lagret Excel-regneark, så velg Bruk en eksisterende liste … alternativ.

4. Fra dialogboksen, finn og velg din Excel-fil.

   Klikk OK å fortsette.

5. Fra Velg tabell dialogboks, velg arket med bordet ditt, og klikk på OK knapp.

   Hvis Excel har kolonneoverskrifter, sørg for at Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter alternativet er merket.

6. KlikkOK.

Nå som datakilden er knyttet til hoveddokumentet, kan du begynne å skrive inn tekst eller redigere Word-dokumentet. Du kan imidlertid ikke gjøre endringer i datakilden din i Excel. Hvis du må gjøre endringer i dataene, må du lukke dokumentet i Word før du kan åpne datakilden i Excel.

Sette sammen flettefelt i dokumentet

1. Klikk påSett inn sammenslåingsfelt knappen på verktøylinjen Mail Merge for å åpneSett inn sammenslåingsfelt fall ned.

2. Merk navnet på feltet du vil sette inn fra listen, og klikkSett inn.

Vise e-postfusjonsdokumenter

Når du legger sammen flettefelter i et dokument, overfører ikke Word formateringen av data fra datakilden. Hvis du vil bruke formatering som kursiv, fet skrift eller understreke, må du gjøre det i Word.

Hvis du ser på dokumentet med felt, velger du dobbeltpilene på begge sider av feltet der du vil bruke formateringen. Hvis du ser de sammenslåtte dataene i dokumentet, markerer du teksten du vil endre.

Eventuelle formatteringsendringer gjennomføres gjennom alle de sammenslåtte dokumentene, ikke bare den enkelte.

Forhåndsvisning av de sammenslåtte dokumentene

For å forhåndsvise de sammenslåtte dokumentene, klikk påSe sammenflettede data knappen på verktøylinjen Mail Merge. Denne knappen fungerer som en byttebryter, så hvis du vil gå tilbake til å se bare feltene og ikke dataene de inneholder, klikker du på den igjen.

Naviger gjennom de fusjonerte dokumentene ved å bruke navigasjonsknapper på Mail Merge bånd. De er, fra venstre til høyre:Første opptak, Forrige post, Gå til opptak, Neste post, og Siste rekord.

Før du fusjonerer dokumentene, forhåndsvisning dem alle, eller så mange som mulig for å bekrefte at alt fusjonerte riktig. Vær særlig oppmerksom på tegnsetting og avstand rundt de sammenslåtte dataene.

Fullfør Mail Merge Document

Når du er klar til å slå sammen dokumentene, har du to valg.

• Slå sammen til skriveren: Den første er å fusjonere dem til skriveren.Hvis du velger dette alternativet, sendes dokumentene til skriveren uten endringer. Du kan slå sammen til skriveren ved å klikke påSlå sammen til skriveren båndknapp.
• Slå sammen i et nytt dokument: Hvis du trenger å tilpasse noen eller alle dokumentene (selv om du vil være klok til å legge til et notatfelt i datakilden for personlige notater) eller foreta andre endringer før du skriver ut, kan du slå dem sammen til et nytt dokument. Når du slår sammen til et nytt dokument, forblir hoveddokumentet og datakilden intakt, men du har en andre fil som inneholder de sammenslåtte dokumentene. For å gjøre dette, klikk påSlå sammen til nytt dokument verktøylinjeknapp.

Uansett hvilken metode du velger, presenteres du med en dialogboks der du kan fortelle Word å slå sammen alle poster, gjeldende post eller en rekke poster. Klikk på alternativknappen ved siden av ditt valg, og klikk deretterOK.

Hvis du vil slå sammen en rekkevidde, legger du inn startnummeret og det endelige nummeret for postene du vil inkludere i fusjonen før du klikkerOK.

Hvis du valgte å skrive ut dokumentene, etter at dialogboksen kommer opp, presenteres du med Skrive ut dialogboks. Du kan samhandle med det samme som du ville for noe annet dokument.