Hver person eller gruppe som er involvert i et eksternt arbeidsarrangement, bør vite nøyaktig hva som forventes av dem og hvordan de skal holdes ansvarlige. Fjernarbeidspolitikk bør omfatte ansvaret for selskapet, arbeidstaker, arbeidsgiver og HR-avdeling.
En effektiv politikk bør tydelig angi følgende:
- Arbeidskompensasjon -Arbeidsgodtgjørelse gjelder, forutsatt at arbeidstaker gjør jobben sin og ikke gjør hjemme reparasjoner i løpet av tiden de skal jobbe. Arbeidsgodtgjørelse er også bare aktuelt i arbeidsområdet. Det dekker ikke fjernbetjeningens hele hjem.
- Alle standard arbeidsregler gjelder - Overtid, ledig tid osv. Etter at reglene gjør det lettere for ansatte og veiledere på stedet å vite når eksternt arbeidstaker er tilgjengelig. Det er ingen mening å jobbe overtid som ikke er forhåndsgodkjent. Du ville ikke gjøre det på stedet, så hvorfor gjør det når du jobber eksternt?
- Hvem gir utstyrs- og forsikringsdekning - Den fjerntliggende arbeidspolitikken skal tydelig angi hvem som leverer utstyret. Selskapet kan gi spesifikt utstyr som kreves for mobile ansatte for å fullføre sine arbeidsfunksjoner. Selskapet er ansvarlig for å sikre at det er forsikring på plass på disse produktene. Elementer som fjernere arbeidstakere kjøper på egen hånd, skal dekkes av egen boligforsikring.
- Tilbakebetales Arbeidskostnader - Definer hvilke utgifter som blir refundert, for eksempel andre telefonlinje eller månedlige ISP-kostnader. Spesifikke skjemaer må kreves for å motta refusjon og vil bli gjennomført hver uke eller månedlig.
- Ikke-refunderbare utgifter - Dette inkluderer kostnader for endringer gjort i hjemmet for å gi et angitt arbeidsområde. Et selskap bør ikke betale for denne typen utgift.
- Fjernarbeidsprogrammet er strengt frivillig - En ansatt kan ikke bli tvunget til et eksternt arbeidsarrangement. Dette er viktig for ansatte å være klare på; De burde aldri føle seg presset til å jobbe eksternt, med mindre en jobbbeskrivelse tydelig sier at stillingen innebærer eksternt arbeid - som for eksempel salg utenfor.
- Timer med arbeid Du bør ikke jobbe mer eller færre timer enn om du var på stedet. Som eksternt arbeidstaker, hvis du slacker av og ikke jobber i samme timer som du ville på stedet, ville det bare beseire hensikten med den eksterne arbeidsarrangementet og føre til at du mister privilegiet av å jobbe eksternt. Du kan til og med miste jobben din fordi du ikke har gjort jobben din på en akseptabel måte.
- Oppsigelse av fjernoverenskomsten - Forklar hvordan avtalen kan avsluttes, hva som må gjøres - skriftlig eller muntlig varsel og årsaker til at en avtale kan bli avsluttet.
- Statlige / provinsielle skattepåvirkninger - Hvis du jobber i en annen stat / provins fra arbeidsgiver, hva er konsekvensene? - Rådfør deg alltid med en skattemessig for mer avklaring. Hvis du har skatter holdt tilbake fra betalingen din av staten / provinsen spesifikke grunner, må du lære konsekvensene av å jobbe i en annen stat / provins hvor arbeidsgiveren din befinner seg. En skattemessig kan hjelpe.
- Hjemmekontor skattemessige problemer - Fjernarbeideren er ansvarlig for eventuelle hjemmekontorskatter og for å betale de riktige skatter. Rådfør deg med en skattemessig for mer informasjon.
- Fjernbetjeningsbestemmelse - Angi hvem som er kvalifisert for eksternt arbeid, kan eliminere mye frustrasjon for folk som kan ønske å telecommute, men på grunn av arten av deres stilling eller plikter kan det ikke. Å lage en liste over jobbfunksjoner som er egnet til eksternt arbeid og egenskaper som gjør vellykkede eksterne arbeidstakere, eliminerer spørsmål om å velge favoritter.
- Fordeler og kompensasjon - Alle andre fordeler og kompensasjoner forblir de samme. Eksternt arbeid kan ikke brukes som grunn til å endre disse. Du kan ikke betale noen mindre for å gjøre jobben sin fordi de ikke lenger jobber på stedet.
- Informasjonssikkerhet - Definer hvordan eksterne arbeidstakere vil være ansvarlige for å holde dokumenter og annet arbeidsmessig materiale sikkert på hjemmekontorens sted. Angi at en filskap med lås er nødvendig, er en metode.
Smarte bedrifter vil få deres fjernarbeidspolitikk vurdert av deres juridiske rådgivere før de gjøres tilgjengelige for alle ansatte. Bedrifter som bruker et ad hoc eksternt arbeidsprogram og ikke oppretter en policy, kan la seg åpne for tvister angående noen av de ovennevnte problemene. Det er verdt tiden og bekostning å skape en politikk med involvering fra juridisk personell for å sikre at det ikke er noen spørsmålstegn eller gråområder innenfor retningslinjene.
Eksternt arbeid Politikk bør legges opp der alle ansatte kan få tilgang til det, på et selskaps intranett og på fysiske oppslagstavler. Det bør ikke være noen begrensninger på hvem som har tilgang til informasjonen.
