Så du har flyttet fra et regneark til en database. Du har satt opp bordene dine og omhyggelig overført alle dine dyrebare data. Du tar en velfortjent pause, lene seg tilbake og se på bordene du har opprettet. Vent et sekund - de ser merkelig kjent ut av regnearkene du nettopp har disowned. Oppdaget du bare hjulet? Hva er forskjellen mellom et regneark og en database uansett?
En av de største fordelene med databaser som Microsoft Access er deres evne til å opprettholde relasjoner mellom forskjellige datatabeller. Kraften i en database gjør det mulig å korrelere data på mange måter og sikre konsistensen (eller referanseintegritet ) av disse dataene fra tabell til tabell. I denne artikkelen tar vi en titt på prosessen med å opprette et enkelt forhold ved hjelp av en Microsoft Access-database.
Tenk deg en liten database vi har opprettet for Acme Widget Company. Vi ønsker å spore både våre ansatte og våre kundeordrer. Vi kan bruke et bord som inneholder ett bord for ansatte med følgende felt:
- Ansattes ID (primærnøkkel)
- Fornavn
- Etternavn
- Extension
- Lønn
- sjef
Vi kan da ha et andre bord som inneholder ordrene tatt av våre ansatte. Ordrebordet kan inneholde følgende felt:
- Ordre-ID (primærnøkkel)
- Kunde ID
- Ansatt ID
- Artikkel-ID
- Mengde
Legg merke til at hver ordre er knyttet til en bestemt ansatt. Denne informasjonen overlapper den perfekte situasjonen for bruk av et databaseforhold. Sammen oppretter vi et Foreign Key-forhold som instruerer databasen om at kolonnen EmployeeID i Order-tabellen tilsvarer kolonnen EmployeeID i Employee-tabellen.
Når forholdet er etablert, har vi sluppet løs et kraftig sett med funksjoner i Microsoft Access. Databasen vil sørge for at kun verdier som tilsvarer en gyldig medarbeider (som oppført i tabellene Ansatte) kan settes inn i ordre-tabellen. I tillegg har vi muligheten til å instruere databasen om å fjerne alle ordrer knyttet til en ansatt når ansatt er slettet fra tabellene Ansatte.
Slik går det med å skape forholdet i Access 2013:
- Fra fanen Databaseverktøy på båndet, klikk på Forhold.
- Fremhev den første tabellen du vil gjøre en del av forholdet (Ansatte), og klikk Legg til.
- Gjenta trinn 2 for den andre tabellen (Ordrer).
- Klikk på lukkeknappen. Du bør nå se de to tabellene i relasjonsvinduet.
- Klikk på Edit Relationships-knappen i båndet.
- Klikk på Opprett ny-knappen.
- I Opprett nytt vindu velger du Ansatte som venstre tabellnavn og -ordre som riktig tabellnavn.
- Velg EmployeeID som både venstre kolonne navn og høyre kolonne navn.
- Klikk OK for å lukke Opprett nytt vindu.
- Bruk avkrysningsruten i vinduet Rediger forhold for å velge om du vil håndheve Referent Integrity. I de fleste tilfeller vil du ønske å velge dette alternativet. Dette er den virkelige kraften i et forhold - det sikrer at nye poster i Ordre-tabellen bare inneholder ID-er for gyldige ansatte fra Medarbeider-tabellen.
- Du vil også legge merke til to andre alternativer her. Alternativet "Cascade Update Related Fields" sikrer at hvis et EmployeeID endres i tabellene Medarbeider som endres, blir det propagert til alle relaterte poster i Order-tabellen. På samme måte fjerner "Cascade Delete Related Records" -alternativet alle relaterte Ordreoppføringer når en Medarbeider-post er fjernet. Bruken av disse alternativene vil avhenge av de spesifikke kravene til databasen. I dette eksemplet vil vi ikke bruke en av dem.
- Klikk på Join Type for å se de tre alternativene som er tilgjengelige for deg. Hvis du er kjent med SQL, kan du legge merke til at det første alternativet tilsvarer en indre sammenføyning, den andre til en venstre ytre sammenføyning og den endelige til en høyre ytre sammenføyning. Vi bruker en indre sammenlegger til vårt eksempel.
-
- Bare inkluder rader der de sammenføyde feltene fra begge tabellene er like.
-
- Inkluder ALLE poster fra 'Ansatte' og bare de poster fra 'Ordrer' hvor de sammenføyde feltene er like.
- Inkluder ALLE poster fra 'Ordrer' og bare de poster fra 'Ansatte' der de sammenføyde feltene er like.
- Klikk OK for å lukke vinduet Bli med egenskaper.
- Klikk på Opprett for å lukke vinduet Rediger forhold.
- Du bør nå se et diagram som viser forholdet mellom de to tabellene.
