Excel har ikke datahåndteringsfunksjonene til relasjonsdatabaseprogrammer som SQL Server og Microsoft Access. Hva det kan gjøre, er imidlertid å tjene som en enkel database som fyller krav til datastyring.
I Excel er data organisert i tabeller ved hjelp av radene og kolonnene i et regneark. De nyere versjonene av programmet har en tabellfunksjon, noe som gjør det enkelt å skrive inn, redigere og manipulere data.
Databasevilkår: Tabell, poster og felt
En database er en samling av relatert informasjon lagret i en eller flere datafiler på en organisert måte. Normalt er informasjonen eller dataene organisert i tabeller. Informasjonen i et bord er organisert på en slik måte at den enkelt kan oppdateres, sorteres, korrigeres og filtreres.
En enkel database, for eksempel Excel, inneholder all informasjon om ett emne i et enkelt bord. Relasjonsdatabaser består derimot av en rekke tabeller med hver tabell som inneholder informasjon om forskjellige, men relaterte emner.
Records
I databaseterminologi, ata opp inneholder all informasjon eller data om ett bestemt objekt som er innført i databasen. I Excel er poster vanligvis organisert i regnearkrader med hver celle i raden som inneholder ett element av informasjon eller verdi.
Enger
Hver enkelt opplysning i en databasepost, for eksempel et telefonnummer eller et gatenummer, refereres til som afelt. I Excel fungerer de enkelte cellene i et regneark som felt, siden hver celle kan inneholde et enkelt stykke informasjon om et objekt.
Feltnavn
Det er viktig at data innføres på en organisert måte i en database slik at den kan sorteres eller filtreres for å finne spesifikk informasjon. For å sikre at data legges inn i samme rekkefølge for hver plate, legges overskrifter til hver kolonne i en tabell. Kolonneoverskrifter refereres til som feltnavn.
Eksempel Database
I bildet ovenfor blir all informasjon samlet for en student lagret i en individuell rad eller post i tabellen. Hver student, uansett hvor mye eller hvor lite informasjon er samlet, har en egen rad i bordet.
Hver celle i en rad er et felt som inneholder ett stykke av den informasjonen. Feltnavnene i toppraden sørger for at dataene blir organisert ved å holde alle dataene på et bestemt emne, for eksempel navn eller alder, i samme kolonne for alle studenter.
Excels datastyringsverktøy
I tillegg har Microsoft tatt med en rekke dataverktøy for å gjøre det lettere å jobbe med de store mengdene data som er lagret i Excel-tabeller, og for å holde det i god stand.
Bruke et skjema for poster
Et av de verktøyene som gjør det enkelt å jobbe med individuelle poster, er dataarken. Et skjema kan brukes til å finne, redigere, skrive inn eller slette poster, i tabeller som inneholder opptil 32 felt eller kolonner.
Standardskjemaet inneholder en liste med feltnavn i den rekkefølgen de er arrangert i tabellen, for å sikre at registreringene blir skrevet riktig. Ved siden av hvert feltnavn er en tekstboks for å skrive inn eller redigere de enkelte datafeltene.
Selv om det er mulig å lage egendefinerte skjemaer, er det enklere å lage og bruke standardskjemaet, og ofte er det alt som trengs.
Fjern Duplicate Data Records
Et vanlig problem med alle databaser er datafeil. I tillegg til enkle stavefeil eller manglende datafelt, kan dupliserte dataregistre være en stor bekymring da en datatabell vokser i størrelse.
En annen av Excels dataredskaper kan brukes til å fjerne disse dupliserte postene - enten eksakte eller delvise duplikater.
Sortering av data i Excel
Sortering betyr å omorganisere data etter en bestemt egenskap, for eksempel å sortere et bord alfabetisk etter etternavn eller kronologisk fra eldste til yngste.
Excels sorteringsalternativer inkluderer sortering etter ett eller flere felt, tilpasset sortering, for eksempel etter dato eller klokkeslett, og sortering etter rader som gjør det mulig å omordne feltene i et bord.
