Prosessen for å endre en Microsoft Access-spørring ligner på prosessen for å opprette en i utgangspunktet. Spørsmål kan endres ved hjelp av enten Designvisning eller SQLvisning, men du kan ikke bruke Søkeveiviseren til å endre et eksisterende spørsmål.
Begynn med å høyreklikke målrettet spørring i objektpanelet til venstre på skjermen i databasen. I popup-menyen velger du Designvisning. Spørringen åpnes i databladvisning. Når du høyreklikker på spørreskjemaets navn i fanearden over databladet Vis utgang, kan du endre visningsmodus. Som standard er du i databladet, som ikke kan strukturelt redigeres (selv om du kan sette inn og fjerne data fra denne visningen). Fra enten SQL- eller Design-visninger kan du imidlertid redigere forespørselsstrukturen og lagre eller lagre-som det modifiserte objektet etter behov.
Designvisning
Designvisning åpner en horisontalt delt skjerm. Den øverste halvdelen viser rektangler som representerer hvert bord eller spørre om å matche spørringen du endrer. Nøkkelfelt - typisk en unik identifikator - har en liten gylden nøkkel ved siden av dem. Hver av rektanglene knytter seg til andre rektangler ved hjelp av linjer som forbinder felt i ett bord til felt i en annen.
Disse linjene representerer relasjoner. I designvisning kan du høyreklikke på linjen ved å høyreklikke på linjen. Du kan velge mellom ett av tre alternativer:
- Rader der de sammenføyde feltene i begge tabellene er like
- Rader der venstre-tabellen returnerer alle resultater, og høyre tabell viser matchende resultater
- Rader der det høyeste tabellen returnerer alle resultater og venstre bord viser matchende resultater
Disse tre sammenkoblede typene (indre, venstre, høyre) er en delmengde av hele spekteret av samlinger som en database kan utføre. For å gjøre mer komplisert spørring, må du flytte til SQL View.
Når du kobler de valgte tabellene dine med forholdslinjer, ser du nederste halvdel av skjermen, viser et rutenett som viser alle feltene som spørringen vil returnere. De Vise fram boks viser eller undertrykker feltet når spørringen kjøres - du kan filtrere en forespørsel basert på felt som ikke vises. Du kan også manuelt legge til eller endre sorteringsrekkefølgen for å bestille resultatene i stigende eller nedadgående måte, selv om Microsoft Access vil behandle flere sorter i venstre til høyre rekkefølge langs feltene. Du kan omorganisere kolonnene ved å dra dem til venstre eller høyre over rutenettet for å tvinge et bestemt sorterings mønster.
Design View kriterier boksen lar deg legge inn begrensende kriterier, slik at når spørringen kjøres, vises det bare en delmengde av dataene som samsvarer med filteret ditt. For eksempel, i en spørring om åpne produktordrer, kan du legge til kriteriet
= 'MI'
til en stats kolonne for å bare vise ordre fra Michigan. For å legge til nivåer av kriterier, bruk eller bokser i kolonnen eller legg til kriterier i andre kolonner.
SQL View
I SQL-visning erstatter Microsoft Access databladet med syntetisk strukturert spørrespråk som Access analyserer for å finne ut hvilke data som skal trekkes fra en kilde, og med hvilke forretningsregler.
SQL-setninger følger vanligvis en blokkform:
SELECT Table1. Fieldname1, Table2. Fieldname2 FROM Table1 RIGHT JOIN Tabell2 ON Table1. Key1 = Table2. Key2 WHERE Table1. Fieldname1> = "FilterValue"
Ulike databaseleverandører støtter litt forskjellige versjoner av SQL. Basestandarden, kalt ANSI-kompatibel syntaks, bør kunne arbeide i alle databasemiljøer. Hver leverandør forsterker imidlertid SQL-standarden med egne tweaks. Microsoft bruker for eksempel Jet Database Engine innen Access. Microsoft støtter også SQL Server. Andre leverandører bruker ulike tilnærminger, så SQL er generelt ikke så interoperabel som standardstøtten.
Hvis du ikke er kjent med syntaksen til Jet Database Engine implementering av SQL, kan tweaking av SQL View bryte dine søk. Hold deg til designvisning, i stedet. Men for svært raske tweaks er det noen ganger lettere å justere den underliggende SQL enn å endre skjematisk designvisning. Hvis andre analytikere i firmaet ditt vil vite hvordan du fikk et resultat, sender du dem en kutt-og-lim inn i SQL-setningen din, reduserer forvirring om spørreskjema.
Lagre arbeidet ditt
I Microsoft Access 2016 kan du lagre og overskrive gjeldende spørring ved å høyreklikke på kategorien og velge Lagre. Hvis du vil lagre den reviderte spørringen som et annet navn, slik at den aktuelle spørringen fortsetter, klikker du på kategorien Fil, velg Lagre som og så Lagre objekt som.
