En delt postboks lar kunder, leverandører og andre sende e-post til en sentral adresse hvor alle i et lag kan se og svare på disse meldingene.
Hva er en Office Shared Mailbox?
En av de mest effektive måtene for å dele e-postmeldinger med en gruppe mennesker er å sette opp en Office 365 delt postboks. Med en delt postkasse har alle personer som er tildelt postkassen full tilgang til meldingene. De kan lese innkommende e-poster, svare på meldinger, videresende meldinger og se hvordan andre har svart på innkommende post.
Når et medarbeider reagerer på en e-postmelding fra den delte postboksen, sendes e-posten fra den delte postboksadressen, ikke fra den enkeltes e-postadresse. Mottakeren av e-posten ser bare adressen til den delte postboksen. Dette beholder dine individuelle e-postadresser konfidensielt, og det gir bedriften et profesjonelt utseende.
Din organisasjon kan opprette så mange delte postkasser som du trenger. Delte postkasser har ikke brukernavn eller passord. Den delte postboksen krever ikke en Office 365-lisens, men hver bruker som er tildelt postboksen, må ha et Office 365-abonnement.
Hvorfor bruke en Office Shared Mailbox?
Kundeservice, menneskelige ressurser eller markedsføringsavdelinger som ønsker at innkommende e-postmeldinger skal besvares av neste ledige medlem, er gode eksempler på effektiv bruk av en delt postkasse. Hver person som er tildelt den delte postboksen, kan se og svare på hver melding i den postkassen.
Arbeide med en Office 365 delt postboks handler ikke bare om e-post. Det handler om å hjelpe folk i organisasjonen til å arbeide sammen mer effektivt. Sammen med den delte postboksen har lagene tilgang til en delt kontaktliste og en delt kalender. Med en delt kontaktliste har alle i gruppen tilgang til viktige e-postadresser. Med den delte kalenderen kan medlemmene i gruppen legge inn sine avtaler på en sentral plassering som alle i gruppen kan se.
Konfigurer en delt postboks
Office 365 delte postkasser kan bare konfigureres av administratoren av Office-abonnementet ditt.
Følg disse instruksjonene for å konfigurere en delt postboks:
- Logg deg på Office 365 Administrasjonssenter ved hjelp av administratorkontoen din.
- Å velge Grupper> Delte postkasser.
- Å velge Legg til en postkasse.
- På siden Legg til en postboks skriver du inn et navn for den delte postboksen i Navn-feltet. Et postboksalias blir automatisk opprettet i feltet Email, men du kan endre det til noe annet. Når du har navngitt den delte postboksen, velger du Legg til for å opprette postkassen.
- Under Neste trinn velger du Legg til medlemmer til denne postkassen.
- På delen Delte postboksmedlemmer velger du Legg til medlemmer.
- Legg merke av ved siden av de personene som vil ha tilgang til den delte postboksen. Hvis du ikke ser navnet på personen i listen, skriver du navnet i søkeboksen. Når du er ferdig, velg Lagre.
Lagre Sendt e-post til den delte postboksen
Når noen sender en e-postmelding fra den delte postboksen, lagres en kopi av meldingen i mappen Sendte elementer, ikke til den delte postboksen. Hvis du vil at disse e-postene skal lagres i den delte postboksen, må du redigere innstillingene for delt postboks.
Slik lagrer du sendte e-postmeldinger til den delte postboksen:
- Å velge Grupper> Delte postkasser.
- Velg den delte postboksen.
- Å velge Redigere ved siden av Innstillinger for sendte elementer.
- På siden Sendte elementer flyttes glidebryteren til På-posisjonen for Kopier elementer sendt som denne postkassen og Kopier elementer sendt på vegne av denne postkassen. Når du er ferdig, velg Lagre.
Bruk den delte postboksen i Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook 2010
Når organisasjonens administrator har konfigurert den delte postboksen, må brukerne ikke gjøre noe for å vise den delte postboksen i den stasjonære versjonen av Outlook. Den delte postboksen vises automatisk i mappepanelet.
For å sende en e-post fra den delte postboksen:
- Åpne Outlook.
- Å velge ny epost for å opprette en ny melding.
- Å velge Fra og velg den delte postkassen.
- Skriv inn meldingen og velg Sende.
Få tilgang til den delte postkassen i Outlook på Internett
Hvis du vil arbeide med den delte postboksen i en nettleser, må du legge til den manuelt.
Slik legger du til den delte postboksen i den elektroniske versjonen av Outlook:
- Logg inn på Office 365-kontoen din og velg Outlook app.
- I navigasjonsruten høyreklikker du på postkassenavnet ditt og velger Legg til delt mappe.
- I Legg til delt mappe dialogboksen, skriv inn e-postadressen til den delte postboksen og velg deretter Legg til.
Delte postkasser og Outlook Mobile App
Delte postbokser vises ikke i mobilappen for Outlook. Dette betyr at hvis du vil ha tilgang til en delt postboks fra smarttelefonen din, må du åpne en nettleser og bruke Outlook på nettet.
Du vil legge merke til en liten forskjell i hvordan du arbeider med din individuelle e-postkonto i Outlook og med den delte postboksen. Med den delte postboksen vil du og dine lagmedlemmer jobbe bedre sammen for å svare på e-post fra kunder, leverandører, leverandører og andre.
