Trello er et Kanban-stil prosjektstyringsverktøy som er en visuell måte å se alle oppgavene du eller teamet ditt må oppnå, noe som gjør det lettere å se hva alle på laget gjør på et gitt tidspunkt. Det er også gratis, noe som betyr at det er tilgjengelig for små og store grupper, så vel som til enkeltpersoner som driver bedrifter eller som vil spore personlige oppgaver. Blant prosjektstyringsverktøy er Trello en av de enkleste å bruke og implementere, men det kan være litt skremmende. Heldigvis har vi noen tips for å hjelpe deg og ditt lag får mest mulig ut av Trello, uansett hva du bruker den til å spore.
Hva er Kanban?
Kanban-stilen på prosjektledelsen er inspirert av en japansk produksjonsprosess som Toyota implementerte i slutten av 1940-tallet. Målet var å øke effektiviteten i fabrikkene ved å spore inventar i sanntid, ved hjelp av kort som passerte mellom arbeidere på gulvet. Når et bestemt materiale løp ut, ville arbeidstakere legge merke til det på kortet, noe som ville gi vei til leverandøren som deretter skulle sende det forespurte materialet til lageret. Disse kortene ble ofte kalt Kanban, som betyr skilt eller billboard på japansk.
Så hvordan oversettes dette til prosjektledelse? Programvare som Trello tar dette konseptet om å passere rundt kort og legger det i et visuelt grensesnitt, hvor oppgaver legges ut på et brett og samsvarer med lagets arbeidskapasitet. På det mest grunnleggende vil et styre ha tre seksjoner, som vist på bildet over: å gjøre, gjøre (eller i prosessen) og ferdig. Men lag kan bruke dette verktøyet på noen måte som fungerer for dem. Noen lag kan foretrekke et ekte styre, mens andre vil ha en virtuell løsning som Trello.
Hvordan bruke Trello
Trello benytter styrene, som inneholder lister, som består av kort. Styremøter kan representere prosjekter (webdesign, renovering av bad), lister kan brukes til oppgaver (grafikk, flislegging) og kort kan inneholde underoppgaver eller alternativer (ansett en designer, flisestørrelser og farger).
Når du har bestemt deg for å organisere lister, kan du begynne å legge til kort, som igjen kan ha sjekklister og etiketter. Sjekklister er en måte å slå opp oppgaver i underoppgaver. For eksempel, hvis du bruker Trello til å planlegge en ferie, kan du ha et kort for en restaurant du vil prøve, med en sjekkliste som inkluderer å bestille, undersøke de beste rettene å få og sjekke om det er barnevennlig . Etiketter kan brukes til å representere et korts status (godkjent, sendt osv.) Eller kategori (vitenskap, teknologi, kunst, etc.) eller hvilken som helst tag du vil ha. Deretter kan du gjennomføre et søk som vil ta opp alle vitenskapsrelaterte kort eller alle godkjente kort, for eksempel. Du trenger ikke å legge til en tittel på en etikett, skjønt; Du kan også bruke dem til fargekoding (opptil 10 farger er tilgjengelige, et fargeblindalternativ er tilgjengelig).
Når du begynner å jobbe med og fullføre oppgaver, kan du enkelt dra og slippe kort fra en liste til en annen, og til slutt arkivere kort og lister når grensesnittet blir uhåndterlig.
Du kan tilordne kort til lagmedlemmer, samt legge til kommentarer, filvedlegg, fargekodede etiketter og forfallsdato. Teammedlemmer kan @ nevne andre i kommentarer for å starte en samtale. Du kan laste opp filer fra datamaskinen din, samt fra cloud storage-tjenester, inkludert Google Disk, Dropbox, Box og OneDrive.
Inkludert er også en grei e-postintegrasjon. Hvert brett har en unik e-postadresse som du kan bruke til å lage kort (oppgaver). Du kan også sende vedlegg til den e-postadressen. Og best ennå, når du får et e-postvarsel, kan du svare direkte på det, heller enn å starte Trello.
Varsler, inkludert nevner og kommentarer, er tilgjengelige fra mobilapper, en nettleser og via e-post. Trello har apps for iPhone, iPad, Android-telefoner, tabletter og klokker, og Kindle Fire-tabletter.
Trello tilbyr mer enn 30 tilleggsfunksjoner og integrasjoner, som det kaller power-ups. Eksempler på power-ups inkluderer en kalendervisning, en kortrepetator for gjentatte oppgaver, samt integrasjon med Evernote, Google Hangouts, Salesforce og mer. Gratis kontoer inkluderer én oppstart per bord.
Alle Trello kjernefunksjoner er gratis, selv om det er en betalt versjon kalt Trello Gold ($ 5 per måned eller $ 45 per år), noe som gir noen fordeler, inkludert tre power-ups per bord (i stedet for en). Det inkluderer også attraktive brettspill og klistremerker, egendefinerte emojis og større vedleggsopplastinger (250 MB i stedet for 10 MB). Trello tilbyr en gratis måned med Gull medlemskap for hver person du kommer til å bli med i Trello, opp til 12 måneder.
Som vi sa, ved første øyekast er å sette opp Trello litt skremmende fordi det ikke er mange restriksjoner på hvordan du kan bruke den. På den ene siden kan du lage brett som bare viser hva du er ferdig, hva jobber du med, og hva som er neste. På den annen side kan du gå dypere, skape to-do lister delt inn i kategorier eller avdelinger.
Du kan bruke Trello til å spore alt fra personlige oppgaver til profesjonelle prosjekter til arrangementsplanlegging, men her er noen eksempler på ektefylte eksempler for å komme i gang.
Bruke Trello til å administrere en hjemrebygging
La oss si at du planlegger å renovere et eller flere rom i ditt hjem. Hvis du noen gang har overlevd en renovering, vet du at det er mange bevegelige deler, og mange overraskelser, uansett hvor nøye du forbereder.Å organisere alle de beslutningene du må gjøre i Trello, kan bidra til å holde prosjektet på sporet. La oss si at du planlegger en renovering av kjøkkenet. I dette tilfellet kan du opprette et brett som heter Kitchen Renovation, og deretter legge til lister dedikert til hvert element du erstatter.
Kjøkkenrenoveringen kan inneholde lister for:
- Potensielle entreprenører
- Hvert apparat du erstatter
- kabinett
- Countertops og backsplash
- gulv
- Rørlegger
- Elektrisk
Kortene for hver liste vil inneholde dimensjonene, budsjettet og må ha funksjoner, samt eventuelle modeller du vurderer. Kort for rørleggerarbeid kan omfatte rørutskiftning, ny vannlinje, samt estimert pris og relaterte bekymringer, for eksempel vannstengning. Du kan enkelt legge ved bilder av materialene og apparatene du vurderer, og lenke til produktoppføringer slik at du kan prismake. Når du har tatt en beslutning, kan du bruke etiketter for å navngi eller fargekode produktet eller materialet.
Til slutt, for hvert kort, kan du opprette sjekklister. For eksempel kan et kjøleskapskort ha en sjekkliste som inneholder avhending av det gamle kjøleskapet og installering av en vannlinje for ismaskinen.
Hvis du renoverer flere rom, må du bare opprette et bord for hver og en liste over alt du trenger å vurdere; Legg fortløpende lister og kort og flytt elementene rundt etter behov.
Inviter andre familiemedlemmer til styrene dine, og tilordne dem kort til å distribuere det nødvendige arbeidet, for eksempel produkt- og prisforskning, planlegging og annen logistikk. Trello har et oppussingskort for offentlige hus som du kan kopiere til din egen konto.
Planlegger en ferie med Trello
Å reise med flere familiemedlemmer eller venner kan raskt bli komplisert. Bruk Trello til å velge en destinasjon, planlegge aktiviteter og planlegge transport. I dette tilfellet kan du ha ett brett som inneholder mulige steder å besøke, og en annen for turen når du har bestemt deg hvor du skal dra.
Trip Board kan inneholde lister for:
- Flyalternativer
- Bakketransport
- Hoteller, Airbnb-oppføringer, hytteutleie og campingplasser
- Turistattraksjoner
- Restauranter og matbutikker
Under det potensielle destinasjonsbrettet vil du opprette en liste for hvert sted, med kort for reisetid, budsjett, fordeler / ulemper og andre hensyn. Lister i reisebrettet vil inkludere kort for flyselskaper, leiebiler, bemerkelsesverdig mat i området, og attraksjoner som museer, shopping og nabolag å utforske. Hvis du bestemmer deg for å gå på et cruise, kan du opprette lister for ting å gjøre ombord og for de planlagte stoppene, samt transporten som er nødvendig for å komme til skipet. Bruk etiketter til å indikere valgte elementer, eller for å markere konkurrenter etter at du har redusert valgene dine nede. Legg til sjekklister til kort for bestilling og planleggingsturer eller cruise arrangementer. Trello har også en offentlig feriebrett som du kan bruke som utgangspunkt.
Spore personlige mål og prosjekter
Enten du er ute etter å rydde ut rotet i ditt hjem eller garasje, ta en hobby, eller trene mer, kan du enkelt spore den i Trello. Opprett styrene for Nyttårs resolusjoner, eller for flertrinns prosjekter, som f.eks. Renhold eller hjemme kontororganisasjon.
For en oppløsningstavle, opprett en liste for hver oppløsning, og deretter kort for hvordan du kan implementere dem, for eksempel å bli med på et treningsstudio, gå for daglige turer eller kjøpe hjemmeøvelsesutstyr. Bruk lister på et personlig prosjekt for å bryte ned de store oppgavene, med kort for underoppgaver. For eksempel kan et vårrengjøringskort inkludere lister for rom og andre områder av hjemmet. Lister vil ha kort for tilknyttede oppgaver, for eksempel rengjøringsmateriell som trengs, en oversikt over varer du vil selge, donere eller kaste ut, og oppgaver du vil outsource, for eksempel vindurengjøring eller trefjerning.
Administrere en Frilans eller konsulentvirksomhet
Til slutt, hvis du driver din egen bedrift, kan Trello være din toppnakkassistent. Styrene kan representere prosjekter, med lister for hvert trinn eller milepæl, og kort for relaterte oppgaver. Frilansskribenter kan bruke Trello til å håndtere historiebaner og publiserte verk.
La oss si at du har et prosjektbrett for et webdesign. Lister kan inneholde viktige oppgaver, for eksempel å ansette en designer og andre viktige roller, så vel som milepæler, for eksempel å velge et fargeskjema, administrere oppsett og få godkjenninger underveis. Kort vil inneholde foreslåtte fargeskjemaer og layouter, og trinnene som trengs for å forberede seg på møter. En frilansskribent kan ha styr på ideer, publikasjoner og markedsføring. Lister kan representere stadier, for eksempel i prosessen, sendt inn og publisert, eller du kan bruke etiketter til å gjøre det.
Trello er et enkelt, men kraftig verktøy, og det er verdt å tilbringe litt tid med å tinker med det. Hvis du ikke er sikker på hvor du skal begynne, kan du bla gjennom Trello brukergruppe, som inkluderer offentlige plater som du kan kopiere til kontoen din.
