Du har samlet inn all nødvendig informasjon, pakket den inn i en nøye utformet og lettlest e-post, lagt til en hyggelig hilsen, et fristende emne, og noen støttende vedlegg og sendt det til en gruppe mennesker.
Ingen svar er nødvendig, selvfølgelig, men ditt spørrende sinn vil fortsatt vite - har de alle mottatt e-posten du så flittig komponerte?
Sende Les mottakskrav med din e-post
Hvis du bruker en av e-postprogrammene som Microsoft Office Outlook eller Mozilla Thunderbird som støtter lese kvitteringer, kan du legge ved en lesekvitteringsforespørsel til e-posten din. Du velger alternativet før du sender meldingen. Hver mottaker som mottar meldingen, presenteres med en mulighet til å bekrefte kvitteringen til e-posten.
Lesekvitteringsforespørselen garanterer ikke at du får svar. Ikke alle e-posttjenester støtter bruk av lese kvitteringer, og alternativet kan deaktiveres som mottakers slutt på de som gjør det. Noen mottakere vil kanskje ikke anerkjenne at de har mottatt e-posten din fordi de ikke er klare til å håndtere hva de inneholder.
Vanligvis leser kvitteringer fungerer best innen et selskap der alle bruker samme e-posttjeneste.
Be om anerkjennelse
Hvis du har prøvd å lese kvitteringer i fortiden med underwhelming resultater, eller hvis du bruker en e-posttjeneste som ikke støtter dem, gjør det ikke vondt for å be om en bekreftelse. Legg til en linje i e-posten din, for eksempel: "Vår tidsfrist er stram. Vennligst bekreft kvitteringen for denne e-posten" eller "Vennligst send et kort svar så jeg vet at alle mottok denne informasjonen." Du er like sannsynlig å motta en bekreftelse som ved bruk av lese kvitteringer.
I den andre enden: La Senders Vet at du mottok e-posten deres
Anta at du er på mottakersiden av en e-post. Hvis den inneholder en forespørsel om lesekvittering, og tjenesten din er kompatibel, eller hvis avsenderen ba om å svare på e-posten, fortsett og bekreft kvitteringen for e-posten.
Når det gjelder resten av e-postmeldingen du mottar, er det ikke nødvendig å bekrefte kvitteringen for hver e-post, men hvis en er viktig eller forretningsrelatert, er et enkelt svar omtalt. Noen ganger er e-postmeldinger tapt eller faller byttedyr for å overeager spamfiltre. Send et kort notat, eventuelt i form av en uformell takk, for å bekrefte mottak av e-posten, selv om det ikke er nødvendig med noe svar.
Selv om du planlegger å svare senere, er en e-post som bekrefter kvittering og lar avsenderen vite når du kommer tilbake til det, velkommen av de fleste avsendere.
