Å sende en e-post er den enkleste og minst inngripende metoden for å komme med forespørsler i team. Men det er nettopp fordi e-post er så uanstrengt at det kan være et fullstendig bortkastet tid. Å avskaffe en vag e-post som ikke tydelig forteller mottakerne hva de skal gjøre, eller hvorfor spørsmålet ditt er viktig, vil bare skape mer arbeid for alle.
De mest effektive e-postadressene behandler emnelinjen som en ringer-ID og bruker ord som kommer til poenget umiddelbart.
Her er noen dos og don'ts for word valg som vil få budskapet ditt tydelig og forhindre deg fra å irritere (eller forvirre) dine kolleger:
1. Når det er oppgaver å fullføre
Ikke skriv: osv.
Skriv: The, This, or These
Lærerne dine på grammatisk skole hadde rett - vær spesifikk! Selv om e-posten din følger en nylig samtale eller et møte, vil det sannsynligvis bli arkivert som noe å gjøre senere. Når mottakeren din er klar til å lese den, vil det å se “Oppfølging av ansatte osv.” Ikke være til hjelp. I stedet, vær tydelig på hva du trenger, og skriv: "Vennligst løse disse spørsmålene fra personalmøtet" eller "Rapporten som er diskutert på personalmøtet." Tenk på emnet ditt som å skrive en oppgaveliste, så det er enkelt for den boksen å få sjekket.
2. Når du deler en annen e-post
Ikke skriv: “FWD:”
Skriv: Hjelp
Denne får meg til å tenke på 90-tallet, da det var vanlig å se e-postmeldinger som gikk noe slikt: “Fwd: fwd: fwd: fw: Send dette til 10 personer, og dette blir din heldige dag!” Med mindre du virkelig sender kjedebrev på jobb (seriøst, ikke), du deler sannsynligvis bare noe som noen andre skrev at du vil at kollegaen din skal lese eller gjøre noe med. I så fall, gjør henne en tjeneste og skriv "Kan du hjelpe meg å dechiffrere dette?" Eller "Ser ut som klienten trenger hjelp." Visst, du har kanskje planlagt å skrive den meldingen i e-postadressen, men emnet er et mye bedre sted hvis du vil at det skal bli lagt merke til raskt.
3. Når du prøver å være personlig
Ikke skriv: Hei
Skriv: du
Å sende et "hei" i en emnelinje på e-post er det samme som å sende tekst "Vi trenger å snakke" med en venn eller noen du er sammen med. Ikke gjør det! Du vil gjøre mottakeren mistenksom overfor hva som vil komme videre, og du kan ende opp med å vente en stund på svar fordi den kanskje aldri åpnes. Siden du faktisk trenger å chatte om noe personlig eller privat, kan du prøve “Når har du tid til en 15-minutters prat?” Denne tilnærmingen tar kanten av og setter kraften i mottakerens hender til å velge et tidspunkt som fungerer for ham. .
4. Når du trenger det nå
Ikke skriv: presserende
Skriv: i dag
Når tiden er kort og presset er høyt, er "presserende" et ord som bare kan gi panikk. Og panikk er det siste en person som er ansvarlig for en oppgave bør gjøre. Hvis du har nok tid til å gjenkjenne behovet og sende en e-post, har du også tid til å gi beskjed på forhånd om at "Dette må være din første prioritet i dag." Hvis det virkelig haster, kan du ringe eller besøke personlig i stedet.
5. Og en bonusfrase til
Sist, men ikke minst, er en setning som vi alle sier for å avslutte e-postene våre, men som sjelden kan brukes til å adressere våre medarbeidere direkte: "Takk." og teammedlemmene dine. Den sier at du anerkjenner deres innsats og verdsetter deres roller. Og det slår sikkert et tillitsfall.
